以信息化推动档案事业战略转型发展

牛晓燕

（陕西省土地工程建设集团有限责任公司，陕西 西安 710075）

一、引言

随着我国社会的不断进步，开始优化各方面管理的规范制度。档案管理无论与单位、企业、职工还是大众生活都有重要的联系，要想档案事业不断向前发展，就得依靠科学的管理方法，利用信息化推动我国档案事业的健康有序发展，档案的信息化可以实现档案资源信息共享，可以更规范有序地来管理档案。在当今的社会趋势下，只有创新才能促进档案信息化的建设，更好地推动档案事业的转型发展，更好地服务党和国家各项事业的发展。

二、推进档案信息化建设的重要意义

我国档案事业的重要内容是推动档案信息化的发展，也是为了适应社会新阶段时期的档案工作发展趋势。在当前新时代中国特色社会主义的形势下，科学的管理档案扩展了档案部门的服务功能，加强完善档案信息化管理体系，是更好服务经济社会的发展和现代化体系建设的重要条件。

现在，信息化在各个方面深刻地影响着人们的生活方式和生活环境，现在中国跟随时代的潮流，已经逐渐走上了互联网时代，档案信息化也得到了普遍的大众认可，同时也促进了社会和谐化进程。档案管理的信息化跟以前管理人员手工整理档案相比，效率高、节约时间、工作量小，并且还实现了电子档案在线接收、在线共享、在线查询等，对档案事业的建设发展有了安全的保障，也提升了国家社会公共服务能力，推动了当今社会的信息化发展和社会进步。

三、档案信息化建设的表现

人们开始意识到互联网信息化正在成为经济和社会生活的一种推动力量，档案管理的信息化、网络化正在给管理人员带来显而易见的收益和效果。档案信息化的建设对我国现代档案事业发展和社会进步的发展有着明显的推动作用，也是实现我国信息工程的重要步骤，为社会各方面利用档案信息资源提供了便利通道，就目前来看，档案信息化发展在我国有着重要的作用。

（一）档案管理方面

改善档案管理员手工收集、组织、管理、提供访问、工作量大、效率低下、浪费时间和精力等问题。档案信息化可以更好地使档案管理体现在档案信息的数字化存储、电子档案的在线接收和档案信息服务网络中。

（二）搜索方面

以前统一的搜索方法是，文件管理器从仓库查找纸张目录中记录的信息。文件管理的信息化可以使文件的搜索和查询通过互联网实现即时查询，管理器还可以从模糊查询、组合查询和分类查询中选择最佳查询方法，并检索其他信息以供数据库中参考。

四、管理创新的信息化

在互联网信息迅速发展的今天，人们开始意识到曾经的人工工作方法已经不是过去那样唯一有效的工作方法，面对社会环境变化带来的巨大压力和挑战，人们逐渐认识到只有改革创新才能有更好的发展。现在的信息技术发展和应用，对档案管理有着极其全面和深远的影响，并且档案管理是理论与实践紧密结合的工作。

（一）思想变革和提高认识

保证档案信息化建设持续发展的关键是需要提高相关工作人员的专业素质和信息技能，转变工作人员以前的工作思想态度，提高档案意识。档案工作者对信息化工作的认识需要从零开始，从浅到深，从初级应用的阶段逐步发展到能够提出更多、更深档案工作业务需求的研究与发展阶段。

（二）行政方法的革新

在以前的传统的档案管理模式上进行改变，从以前的分散管理模式到集中管理模式，提高档案信息化的有效发展，在一定程度上提高档案管理的效率和服务质量，从档案管理的各个层面创新，在思路上、信息上、手段上和方法上做一定的创新，进一步提升行政管理水平。

（三）利用科技创新优化文件信息开发环境

把创新作为发展档案事业的主要动力，增强档案事业的创新力和创新水平。主要还是要完善基础研究和关键技术的建设。在大数据存储管理、电子档案长期保存、数据清理、信息安全、隐私保护和数据分析等方面重点完善，深入研究新一代信息技术于档案工作的协调发展。

大力引荐培养互联网信息人才，解决技术问题，加快产品研发，实施合作创新和应用创新战略，朝着实现各部门一体化、大规模合作、全过程高效发展的方向目标努力，实现资源共享，保障数字化档案资源的传输、存储采集、利用、开放等管理制度标准化执行，解决阻碍档案信息存储、整合的困难，完善信息安全保证、应急管理、应急备份恢复演练和风险评估等方面的技术问题，为了保证信息基础设施的安全保护，制定相关的制度和措施。保证数字资源能够长期保存使用和能够随时检索信息数据，促进提高信息管理的安全性和可靠性，一定要严格执行国家保密制度和公开档案制度，保证科技创新优化文件信息开发环境的纯净度。

（四）建立数据库

档案信息管理是一项具有长期性、复杂性的特殊任务，针对各种各样的文档资料进行分类。有些资料是对外开放的，而有些资料需要严格保密，利用计算机网络信息化技术，建立一个庞大而又丰富的数据库，对所有的资料和资源进行数据整合和分类，最终的目的其实是为了方便工作，提高工作效率，实现资源共享，完善和健全档案管理信息化系统数据库是档案信息化管理最重要的环节，建立数据库阶段是贯穿信息化档案管理始终的一个重要环节，不能出现任何偏差，否则会导致后面的数据使用和搜索数据紊乱，一旦出错会导致数据的可靠性降低，相关工作人员一定要在建立数据库环节更加注意，不能出现偏差和失误，确保数据的可靠性和安全性，提升信息化档案管理系统的准确性。

五、结语

社会发展的任何阶段都需要档案管理，以前是用纸质化管理，偶尔会出现信息保存不全面或者信息搜集不到的现象，有时可能还会造成档案丢失、缺失或者不完整等，导致档案管理的秩序混乱，需要大量的人员以及文字信息记录整理，不仅费时费力，而且还无法保证信息的安全性和完整性。然而，随着信息技术不断成熟和普及，在社会发展的各个领域已经由现代信息化管理档案系统代替传统的人工管理档案系统，而且得到了一致好评，不仅节约了工作时间，提升了工作效率，而且节省了大量的人力物力，最重要的是确保了管理数据的安全性、可靠性和完整性，解决了以前缺失档案丢失档案和数据泄露等问题，实现了档案信息数据在线上传、在线随时检索使用数据信息、远程信息输送等技术，信息化档案管理推动了人类社会的进步，推动了现代化社会的进程上。