电子政务背景下的公文管理探索

□吴昀霖

公文系统是电子政务管理的有效组成之一，电子政务发展背景下公文管理系统，需要促进政府内部和部门之间的公文拟稿和核发等，从而优化电子政务的管理系统操作流程。政府部门之间的信息共享和公文互动，有利提高政府办公效率，将以往手工处理取缔成电子化处理，例如地税的税务征管系统和公积金网上业务系统，通过电子文档案的流动完成数据整理和管理，推动政府部门的体制创新与改革。

一、电子政务背景下实现公文管理系统的意义

随着电子政务的发展，公文管理系统在日常政务工作的地位和效用逐步受到重视，电子公文管理系统、电子邮件管理系统和电子合同管理系统等都属于公文管理系统，其目的是为了实现电子文档的管理，为行政工作体系提供具有较强价值的电子文档服务机制，用完整的文档体系，实现文档内容，并对文档形成来源信息进行综合性处理。目前，电子文档管理成为行政业务工作的新潮流，90%以上的行政业务工作都是以电子文档形式进行数据处理，电子文档管理在实际应用中需要契合行政部门要求，由于不同单位的工作内容和模式不同，需要按照部门需求开发个性化的公文管理系统，有效挖掘和利用电子文档中的信息价值。由于电子公文文档具有较强的信息价值属性，电子文档中的过程信息可能来源于文档外部和独立于电子文档内容，若是信息与文档内容失去联系，则信息也就失去了行政依据价值，所以电子文档过程信息要通过“捕获”才能留在电子文档中。

因此系统功能设置，要将电子文档的过程信息留在电子文档中，保证信息与电子文档内容密切相关，避免电子文档信息缺失，且信息内容丰富符合业务处理和信息检索要求，具有行政管理依据的数据能长久保留在文档信息中，电子文档的内容与电子文档的管理、作用和价值具有较强的关联性，电子政务背景下公文管理能有效保存好电子文档的过程信息和内部信息，通过文档之间的过程信息关联性实现文档分类管理，并将文档过程信息整理成归档管理元数据，保证电子文档和相应纸质文档的价值。电子政务日益深化背景下无纸化办公兴起，采用计算机技术和网络技术、信息技术等实现公文的电子化管理，有利于提高电子公文管理的效率，在实际政务工作中电子公文管理的地位也越来越高，是实现电子政务处理的有效平台。

二、电子政务背景下实现公文管理系统功能

电子政务建设中现代信息技术和网络技术、计算机技术等，实现了公文制发和传输、办档和归档的电子化处理，电子政务也正在实现政务职能网络化、信息网络化和日常活动网络化，并完成网上办公系统和网上专业市场交易的发展，逐步将政府和各部门的职责和组织机构、办事程序和规章制度实现网上发布，并网上实现日常办公，将网络作为政务公开和办公的新渠道，利用网上专业交易实现企业工作和电子商务的快速发展，为网络办公创建优良的环境。电子公文本身具有数字化和信息化的特征，是由计算机生成和处理等文档，能在网络上实现数据传输，电子公文管理系统能有效提高公文的处理效率。电子文档调用，是要便于政府内部进行文档的调用和信息获取，公文管理与以往的档案管理相似，需要提供相应的信息服务，为单位和部门工作提供文档信息服务，保证文档的管理价值，在政府办公资源网上文档信息进行多项传输，且达到信息交互和共享的目的，便于各部门之间信息交流和共享。虽然，目前电子公文档案存在较大问题，但其实际应用价值更高，电子政务产生的大量文件都需要实现公文管理，才能有条理、有规划地实现电子公文的处理，利用好公文的信息价值，简化公文管理流程，保证电子政务文件的信息化处理。所以公文管理系统要具备以下功能。

(一)分类立项。自定义分类，类别属性对应分管领导，分管领导与责任人、具办人同时提醒。任务可无关联分解，参与人协作调整，立项发起简洁，流程办理清晰。

(二)并发督办。督查室可同时与交办对像沟通工作，并行与督办工作相关人进行线上协作，多入口、多协作的工作开展方式，加快工作的推进。办公室领导实时可见全过程。智能化的提醒,超期办理系统提前预警。

(三)汇报多样化、跟踪实时化。工作汇报定时提醒、超期自动提醒,主动汇报、定期汇报、任务完结汇报,支持多媒体的汇报方式，汇报自动推送到分管理领导、督查室。用户可异地、实时、移动查看，汇报、结案、续办、跟踪移动化，“互联网+”的方式开展督查督办。

(四)信息关联协同办公。相关督办工作的历史立项信息、汇报信息自动关联,相关汇报评价自动引出、配合处室相关工作自动带出等特点，无需人工搜索查阅。

(五)可溯源、办理灵活。自由关联，即报即结，督查室移动化、异地化跟踪，上级领导可向下级单位多层追溯，全面览视督查督办工作多级办理情况。

(六)直观公开、全局管理。各类别任务执行进度查看，定时自动更新，自动统计，督办任务可穿透跟踪，直接反映进度，强化评价考核，加强审计监督。

三、电子政务背景下的公文管理系统设计与实现

电子政务背景下，电子公文记录了整个政务机关管理活动的过程，作为政府部门做出的决策和管理职责履行的记录和凭证，公文管理要促进各部门之间的协作和信息交换，保证电子公文信息内容的真实性和可靠性，组建起优良的文件组织实现数据保护，并按照信息公开和保密要求，建立可靠性支持信息管理网络，通过立法保证电子公文归档质量达标。公文管理系统需要用政府政策和策略保障部门内和部门间协调，解决信息政策问题，鉴定公文信息实现隐私权和数据共享，为不同岗位人员设置不同的权限，将元数据标准应用到电子公文通用方法中，开发完整的资源发现和信息恢复系统，做好基础设施为公文管理系统提供保证。

(一)要将电子公文管理纳入到电子政务范畴中。打破以往的既定公共环境，从电子政府和今天的电子公文关系入手，注重对电子公文管理系统的建设，构建起电子政务的综合性战略框架，修改和完善现有的法律和行政管理规划，协调电子公文管理和电子政务需求步调，各个机构电子政务建设负责人负责协调和解决国家电子政务的信息管理问题，从安全、隐私和公文信息采集、整理和发布等构建一体化网络机制。为解决安全问题，我国在电子政务的公文管理系统建设中，应该借鉴美国的立法体系，共同为管理系统建设建立完善的法律机制，按照美国《文书削减法》(Paperwork Reduction Act)，结合我国实际情况详细地规划我国的电子公文管理系统的框架、模型和工具、最佳方案等，并依据电子公文的采集、整理和储存管理方案，用法律保护电子公文管理。

(二)要加强电子政务管理系统的人员培训。由于电子公文要负责政府对外文档和内部信息处理，需要管理人员具有较强的专业素质，针对电子政务管理系统的文件管理功能，提高管理人员的信息素养和对电子文档归档的重要性认识，削弱对系统开发的依赖，针对系统需求引导整个业务系统构建，从而保证业务系统满足组织的业务需求。行政管理人员要求有较强的文档管理业务能力和掌握相应的计算机知识，树立电子公文管理系统开发的主体意识和能力，以便于顺利开发电子政务管理系统，应对好信息社会对行政管理人员能力的要求，加强对管理人员文档基础知识和计算机应用技能培训。

(三)需完善电子政务管理系统的文件管理规范。将文档关键数据的捕获节点和文档关键数据和IT控制要求等纳入到电子文档管理中，实现电子文档的规范化管理，出台完善的电子文档管理功能设计规范，保证文档管理和文档管理价值关联功能符合业务处理系统，实现电子文件完成独立储存。业务管理人员、文件管理人员与IT工作者是实现公文管理的基本人员，公文管理中，需要按照实际情况完善和简化政府信息化、自动化和智能化办公流程，利用对捕获节点、文档关键数据和IT控制要求的规范化处理，保证文件管理功能实现，并切实提高电子业务管理系统的设计水平。用规范的要求引进人员，为公文管理工作提供技术依据和网络系统支持，完善公文管理各个模块的内容，解决电子流程部门内部的问题，实现拟稿、核稿、审核、签发、归档、查询等功能的一体化，建立完整的公文管理平台。

四、结语

综上所述，基于我国电子政务的发展，电子公文管理急需要遵从电子公文存储原则与方法，还需要完善电子政务立法，将电子公文管理纳入到实际法律保护中，实现电子公文文档的协同管理，并进一步做好电子公文归档管理工作，切实提高电子政务的公文管理效率和简化公文管理流程，促进政府行政工作的体制创新。