事业单位中人事档案实施规范化管理的重要性

张沫 吉林省白山市浑江区城乡居民社会养老保险管理中心

事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，体系内人员信息的真实性和有效性越来越受到大众的关注，将公开化、群众化、民主化贯彻于选人、用人工作的始终，成为适应社会发展的重要步骤。在事业单位的发展实践中，必须做好人事档案的规范化管理，不断提升人事档案的管理成效与质量，突出人事档案管理的重要性，多措并举全面提升人事档案管理的整体质量。

一、事业单位中人事档案管理中存在的问题

人事档案是事业单位日常管理中的重要内容，发挥着关键性的作用。在人事档案管理实践中，应该充分突出它的重要地位，多措并举全面创新人事档案管理方法。当前，在事业单位人事档案管理过程中，尚存在着较为突出的问题，这在很大程度上制约着人事档案管理的质量，同时也影响着事业单位的长效可持续发展。第一，缺乏对人事档案管理的认识，档案管理制度陈旧或缺乏效力。在事业单位人事档案管理实践中，部分领导干部并没有充分认知到档案管理的重要性，而是将人事档案管理等同于普通的行政管理，这在很大程度上影响和制约着档案管理的质量。同时，在人事档案管理过程中，领导干部也没有结合实践来建构完善系统的管理制度，致使人事档案管理相对比较随意。若领导干部缺乏重视，那么基层员工同样也会忽略这项工作的重要价值和意义，无论是在档案的整理搜集，亦或是档案的利用等过程中，都难以提升重视。比如在人事档案的归档整理的阶段，基层人员缺乏应有的重视，使得他们不注重信息的真实性与统一性，表现出较大的随意性，致使档案失真问题屡屡出现。第二，人事档案的管理人员素养参差不齐，缺乏专业型管理人才。在现阶段人事档案管理实践中，明显缺乏业务能力强、专业素养高的专职人才，部分事业单位甚至将档案管理部门作为“养老部门”，将一些“老弱病残”等派遣到管理岗位上，他们可能缺乏专业的档案管理知识，同时也缺乏严谨负责的工作态度，这都在很大程度上影响着人事档案管理的整体质量。同时，在人事档案管理实践中，管理人员缺乏保密意识，管理手段也没有与时俱进，档案管理信息化进程推进缓慢。

二、事业单位人事档案实施规范化管理的路径

在社会经济全面快速发展的过程中，事业单位扮演着非常重要的服务以及管理等角色。作为事业单位各项管理中的基础内容，人事档案管理是非常重要的。积极实现人事档案管理的规范化，能够最大程度发挥人事档案管理的价值，同时也能够全面促进事业单位的健康可持续发展。基于此，在人事档案管理实践中，应该运用科学的实施路径，切实优化人事档案管理的整体成效。

(一)优化档案管理意识，完善档案管理制度

档案管理是一项系统且复杂的工作，在档案管理过程中，若缺乏科学的档案管理意识，缺乏系统的档案管理制度，势必影响着档案管理的整体成效。基于此，在档案管理实践中，必须注重意识的优化，同时结合管理实践来完善各项制度，不断细化档案管理的规章制度。无论是领导干部，还是基层人员，都应该将档案管理摆在重要位置，以高度负责的态度来认真对待档案管理工作。与此同时，事业单位在人事档案管理过程中，还应该将规章制度“上墙”，无论是档案管理人员，还是档案使用人员，都应该严格按照规章制度办事，依托规章制度来完善档案整理，依托使用制度来提升使用安全，以清晰明确的档案管理制度来整体优化档案管理的成效，科学提升档案管理的整体质量。事业单位在档案管理制度的构建过程中，应该同步落实权责意识，将规范化管理与工作职责、绩效考核等同步挂钩，促使档案管理部门以及档案使用部门都能够遵循规范合理的要求和原则。

(二)提升管理人员素养，打造专业管理团队

在事业单位人事档案管理实践中，人是非常重要的元素，若管理人员自身素养不高，或者管理人员缺乏管理知识，自然难以提升人事档案管理的整体规范性。因此，在人事档案管理实践中，应该着重提升管理人员的素养，积极打造专业的管理团队。一方面，在事业单位人事档案管理实践中，应该全面提升管理人员的素养，结合管理实践来配置专业的管理人员，同时加强管理人员的岗位培训以及技能教育等。另一方面，事业单位在人事档案管理过程中，还应该构建专业化的管理团队，在优化他们的业务素养的同时，还应该着重培养他们的政治素养、管理素养等。政治素养的优化，能够促使管理人员夯实保密意识，管理素养的优化能够促使管理人员实现人事档案的开发式管理。

(三)完善数字化建设，充分利用信息技术手段

在事业单位人事档案管理实践中，整体优化档案管理规范性，不断凸显人事档案的重要价值，应该积极推进档案数字化建设，切实优化档案管理的信息化进程。一方面，事业单位应该积极将纸质档案转变为数字化档案，这便于档案管理的快捷统一，同时也利于档案的共享与利用。另一方面，事业单位还应该构建安全等级高的内部信息化管理系统，通过相关权限的设定来实现人事档案的调阅以及利用等。

三、结论

人事档案管理是事业单位各项管理中的重要内容，事业单位在进行人事档案管理实践中，应该积极实现规范化管理，不断提升档案管理的质量与成效，切实优化档案管理人员的专业素养，积极建构信息化系统，不断提升人事档案管理的整体水平。