地方高水平大学建设对实验室建设负荷的数据研究

李梁君, 朱 榕, 陈浪城

(广东工业大学 实验室与设备管理处, 广东 广州 510006)

2015年10月国务院印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设的总体方案》,明确提出本世纪中叶,我国一流大学和一流学科数量和实力要进入世界前列,基本建成高等教育强国[1]。高水平大学成为继“211工程”“985工程”等重大工程项目建设后的另一新重点建设内容[2]。2017年9月,教育部、财政部、国家发展改革委公布了137所“双一流”建设高校的入围名单,其中广东省有中山大学、华南理工大学、暨南大学、广州中医药大学、华南师范大学五所高校入选[3]。2016年11月,广东省政府公布安排2亿元财政专项资金用于“双一流”大学建设[4],并于2017年6月继续投入6亿元[5]。2015年4月,广东省委、省政府印发了《关于建设高水平大学的意见》,正式拉开广东省建设地方高水平大学的序幕。文件中提出力争用5-10年时间,建成若干所具备较高水平和影响力的大学,培育一批在全国乃至全世界占有一席之地的特色重点学科。根据意见书,2015年至2019年,广东省政府安排50亿元专项资金用于支持高水平大学建设[6],同时批准中山大学等7所高校入选广东省高水平大学重点建设高校,广东工业大学位列其中[7]。

高水平大学建设离不开一流人才、一流学科和一流专业的支撑,而一流人才的培养以及一流学科和一流专业的建设又离不开一流实验室的支撑[8]。巨量投入的建设资金既带来实验室升级改造的宝贵机会,同时也带来实验室运作和管理上的负荷剧增。那么剧增的负荷到底有多少,到什么程度呢？本文将以广东工业大学为例,从实验室建设过程中三个层面的数据进行具体阐述。

1 实验室建设的发展状况

考虑到广东省高水平大学建设起步于2015年的关系,收集基础数据的范围选定为高水平大学建设启动前3年和启动后3年,即2012—2017年,以对比高水平大学建设前后的变化。实验室与设备管理处(简称“设备处”)是学校实验室建设和管理的主管职能部门,凡投入到实验室建设的资金都会通过该部门进行资产转化。因此可以设备处的采购业务量为视角来分析高水平大学建设前后实验室建设的负荷状况。设备处下属的装备科是具体执行实验室建设采购的关键科室,关于采购业务方面的数据均以装备科作为参考基准。表1和图1是2012—2017年装备科经办的采购、合同及设备处经办的新增固定资产情况。

表1 2012—2017年装备科采购与资产概况表

图1 2012—2017年装备科采购与资产概况图

从图1中可以清楚地看出,近6年来除了2017年以外,无论是新增资产量、合同总量，还是采购总量,都呈现出明显的逐年递增。而且自2015年进入高水平大学建设周期后,增长速度尤其惊人。以金额计算,2015和2016年资产增量同比上涨分别为44.08%和83.43%,合同总量分别增长174.84%和243.51%,采购总量分别增长83.84%和190.48%。也就是说,2015年和2016年的各项采购任务指标都在高速增长,最高同比增速近2.5倍(243.51%)。各项指标到了2017年,也就是高水平大学建设的中后期才开始回落,但是从图中也可以看出,尽管增速有所回落,但体量仍比2015年要高出许多。同时,每年的数据体量从小到大依次为资产增量、合同量、采购量,原因可以解释为时效延迟。因为从设备采购到固定资产沉淀往往需要一个较长的周期,时间跨年也是正常之事,所以就会出现上半年的采购量,到下半年签署合同,再到第二年才会沉淀为固定资产,所以采购量、合同量、固定资产增量就会呈现出不相称的现象。图中的3条横虚线是6年的增速平均线,可以看出尽管以平均值计算,合同的签署量都以每年70.43%的高速度在增长,由此可见由高水平大学建设所带动的学校资金流入量何其巨大。而与这巨大增量不相称的是,装备科的人员指标虽有5人,但缺员情况时有发生,所以随着业务量的猛增,实验室建设采购的工作强度可见一斑。与此同时,工作压力也并不只限于采购环节,对于巨量资金的投入,采购后续环节如固定资产暴增，报账、管理、维修等部门的工作压力也会跟随联动。

2 实验室单人承担的业务量变化

以装备科采购员为例,采用相同的数据要素来分析近6年装备科工作人员的工作负荷情况。表2和图2所示为单人业务量的年度数据变化情况。

表2 2012—2017年单人合同总量与采购总量概况表

图2 2012—2017年单人合同总量与采购总量概况图

由图中可以看出,装备科单一采购员所承担的工作量随着整体负荷的增加而水涨船高。合同量及采购量的增长规律和图1基本吻合,重点看两条虚线标注的业务量平均涨幅线,以经办签定的合同总量金额来计算,6年内单一采购员经办签署合同538份,约2.19亿元,合同金额年平均涨幅近2.5倍(249.61%)。而以采购总量金额计算的话,6年共经办的采购金额约2.62亿元,年平均涨幅也高达1.2倍(123.43%),工作量的大幅提高足以说明在高水平大学建设的大环境下,无论是集体还是个体,都承受着巨大的压力,单从年平均涨幅来看,个人所承担的工作负荷年平均涨幅要远大于科室整体的年平均涨幅(合同量的70.43%和采购量39.21%),由于每个工作人员所分摊的工作量不可能完全平均化,因而个别工作人员的工作量可能还会更大一些。

在研究采购数据的时候还发现,高水平大学除了提升每一个工作人员的工作量以外,对于工作人员的工作量占比也产生影响。下面抽取装备科其中一位职员近6年的个人业务量的比例情况来说明。

图3是装备科该职员近6年的个人业务量占总量的比例图。从图中可以看出,该职员所承担的科室工作份额在逐年增加,从2012年的0.91%一直增加到2017年的27.49%。自2016年以后增长趋势有所放缓,说明科室内的分工趋于平均。对于业务量份额的变化,课题组认为是由于科室整体业务量暴增而采取的工作模式和分工调整所造成。根据现实情况,装备科有5名工作人员,目前除了1名是专任合同档案管理员外,其余4名职员均为采购员,而且这4名采购员之间的分工由以前的独立项目负责制,逐步向流水线式作业模式转型,并取得一定成效。正是由于工作分工的调整,才出现2015年至2017年人均工作量占比趋于均衡的局面,平衡了工作压力和提高整体工作效率。

图3 2012—2017年个人业务量比例图

3 局部环节的业务量状况

上面讨论了整体的业务量情况和个体工作人员的业务量情况,此外,课题还对单个业务环节的工作量情况进行了研究。为了使单项业务环节的研究数据具有代表性,课题小组选取了相对比较独立，而且历史数据统计较为完整的减免税环节作为研究的对象。申请减免税就是享受国家对科研院校的税收优惠政策,以减免关税和增值税的方式,进口国外的先进仪器设备。一般来说,中国海关对教学科研用的进口货物的税率标准为：征收17%的增值税和5%的WTO最惠国关税,共计22%。申请减免税是采购过程中针对进口货物的一个重要环节。表3和图4是2012—2017年设备处进口减免税业务情况。

表3 2012—2017年设备处进口减免税业务情况表

经统计,6年来设备处代表学校向广州海关成功提交减免税申请共计481份(另外有4份不予免税的未计算在内),货值合计约3.81亿元人民币。年平均办理80.2份,货值约6 357万人民币,如果按海关征税率22%计算,每年平均可为学校节省税金1 398万元人民币,6年就节省了税金约8 391万元。注意到年平均线,提交份数年平均涨幅约1.4倍(137.24%),货值年平均涨幅约4倍(384.75%),可见即使计算6年平均值,减免税这单一业务每年的业务增量同样非常大。

图4 2012—2017年设备处进口减免税工作概况

图5是近6年办理减免税业务量的按年分布比例图,从每一年的工作比例情况来看,2012—2015年的减免税业务量无论是提交的单数还是货值,都相对比较稳定。重点关注2016和2017年的数据,明显看出这两年占了工作量的绝大部分。如果从提交的单数来看,单2017年的占比就将近五成(48.86%),也就是说2017年的提交单数相当于前面5年的总和。如果以货值来计算的话,2017年的货值占比更是达到惊人的六成(61.08%),可见高水平大学建设所带来的资金使用压力前所未有。

图5 2012—2017年办理海关减免税业务按年分布比例图

4 创建抗压型实验室管理流程的策略

从世界一流大学的办学经验来看,没有大量的投入是绝对办不成高水平大学的,但重投入轻管理也不利于高水平大学的建设和成长。世界银行高等教育专家萨米(J. Salmi)博士指出：规范的管理是世界一流大学最为显著的关键特征之一[9]。所以,当面对数以亿计的建设资金投入时,原有老旧的工作模式已明显不再适应高水平大学发展的需要。在不断加码的工作压力前,要彻底解决建设过程出现的“疲于奔命、顾此失彼”的窘况,就必须打造一套完善的、富有弹性的抗压型实验室建设管理体系。

4.1 全流程数据的贯通与闭合

实验室建设一般遵循论证、立项、采购、验收、资产化、运营管理等几大环节。实验室硬件建设是整个实验运转体系的第一个环节,也是非常重要的一个环节,因此完善实验室硬件建设的程序并使其具有可操作性,最大化发挥制度和程序的保障作用,对提高实验室的建设质量至关重要。而论证立项的重要参考依据是已有实验室硬件设施的情况,即建设流程的末端环节。所以将实验室建设过程以平台化的形式进行整合,打破信息孤岛,使环节前后衔接贯通、首尾信息闭合才能有效避免重复建设、盲目建设等情况,从而提高实验室投资建设的效率。

4.2 节点环节的监控与管理

参考流水式生产作业模式,把控各人员在各环节的工作状况,及时作出反应对策,既要训练工作人员的专业技能,专人专事,同时也要做好后备人员的培训。对于因政策变动或设置不合理的管理流程,要及时进行调整。可引入ISO标准化的实验室管理方案[10-11]或基于SIR协同理念的实验室管理模式来实现节点环节的精准监控与管理[12]。

4.3 线上与线下的互动与融合

贯彻落实李克强总理“让数据多跑路,让群众少跑腿”的指导思想,构建一站式的网上办事大厅,大量共享基础数据,让行政服务向无纸化和集约化发展,实现文档线上审核,线下提交,“只跑一次”的目标。充分利用互联网的优势,开发集成多功能的实验室管理App或微信公众号[13-14],增加线上与线下的互动与融合,提高工作的便利性和契合度。

5 结语

大数据研究充分证明,高水平大学建设为学校发展带来了巨量建设资金的同时,也增加了沉重的工作负荷,无论是整体还是个体,具体业务都呈现出剧增的业务增量。这既是发展机遇又是改革挑战,可以迫使各行政部门加强内部工作流程的优化,调整升级,又可以借此机会促使各业环节加强衔接,提高效率。而决策机构也可以从大数据更客观地做出研判,评价整体、个体、环节之间的运作情况,做出迅速而有效的响应措施。同时,巨量的建设资金投入所带来的管理问题,必然是建设后期所要面对的重点难题,如实验室管理、设备管理、人员管理等,是一个需要多方协同解决的系统工程。