数字档案室建设实施方案

唐春雨 李伟

摘 要：我们所要建立的数字档案室既不是模仿纸质档案为主体的实体档案室，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，为单位日常运转、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

关键词：数字档案室；建设；档案

1 数字档案室特征

1）室藏资源数字化。数据是数字档案室的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案室实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案室除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中。

2）档案信息结构标准化。应该说信息结构标准化既是室藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能否方便快捷利用的前提和基础。尤其是建设数字档案室将要引进比较复杂的元数据的概念和很多新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据压缩技术、数据迁移技术等等。这就要求档案信息结构的标准化。

3）档案信息传递网络化。网络化是信息社会的重要特征。要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。同样，由于数字档案室是在网上运行的，因此，寬带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。目前，支持数字档案室的网络技术主要有：局域网技术，Internet技术和Intranet技术。考虑到档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和Intranet技术较为稳妥。

4）生成空间虚拟化。由于数字档案室是一个群体概念，是由一个部门的各部门、各基层单位乃至一个行业系统的众多档案或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境和范围。通过网络的连接，传统档案室被分成两类：一类是信息资源档案室，一类是终端档案室，前者为数字档案室提供信息，后者则为用户提供服务，而终端档案室则可认为是一种虚拟的工作环境。

5）档案信息利用社会化。众所周知，传统介质档案的利用，在同一时间内只能供一个用户使用，其他用户如果想获得这种档案信息，只能等待，因而很难实现档案信息服务社会化。建立了数字档案室以后，这个问题就可以迎刃而解，用户可以在任何时间从网络上查询这些信息，实现真正意义上的档案信息服务社会化。

6）档案管理自动化。这是数字档案室建设不可忽视的基本内容之一。诸如档案自动编目、检索、档案自动标引、各类档案的借阅管理、统计、报表、档案业务建设活动等。

2 建设数字档案室的必要性

当今世界信息技术的发展日新月异。经济全球化、社会信息化、企业信息化的浪潮，不仅加快了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活和思维方式。信息产业升级为发达国家的支柱产业，信息化成为当代国际竞争的战略制高点。作为重要信息资源之一的档案，面临着全球信息化趋势的巨大冲击：以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境逐渐形成，电子文件的大量产生和应用，使得档案信息快速地向数字化方向发展。面对这种挑战，如果缺乏相对完善的数字档案管理方案及基础设施，不仅档案工作与社会的发展脱节，而且各领域的信息化进程必然会受到影响和制约。

全球信息化带给人们的不仅是新的希望和憧憬，更多的是机遇和挑战，企业的档案工作如何把握机遇，迎接挑战？如何使档案工作与企业的发展目标和管理水平相适应，并充分发挥其作用？这就要创新，正如中办王刚同志在全国档案工作会议上所说：“要解放思想抓创新，要注重观念创新、工作创新、机制创新”。因此，这就要求我们主动、积极地变革与形势和企业发展不相适应的档案管理理念、管理系统、管理模式。

3 建设数字档案室的条件

1）资源保障。数字档案室海量存贮和快速传输的功能，要求档案室要有足够多的可传输的数字信息。现行档案室的室藏档案多以纸制、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息少而又少，这势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断，这正所谓巧妇难为无米之炊。加快档案室原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是满足社会各界的广泛利用需求，使数字档案室正常运转，保持旺盛生命力必不可少的一环。

2）技术保障。数字档案室的建设对人员结构和知识结构提出了要求。一方面，面对各种计算机、网络等技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。另一方面，随着专业技术水平的提高和信息化进程的加快，各种应用管理软件需要不断升级、更新，相应的软件开发人员也是不可缺少的。再有，各级档案管理人员的知识结构也要做出调整，除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能，才能处理好数字化的信息，做好数字化资源的服务。

4 数字档案室的建设内容

数字档案室的建设涉及到方方面面的内容，主要包括以下几个方面：

1）数字档案信息资源的建设。数字档案信息资源是数字档案室建设的核心内容。一方面，要做好多种媒体形式的原始馆藏档案（如纸质档案、照片档案、声像档案等）的数字化处理和电子文件的接收工作，通过对数字档案的整理加工重组，建立多种形式的数字档案信息资源库；另一方面，要加强对网络档案信息资源的搜集、组织和开发利用。要最终通过各个数字档案馆的联合共建、协同开发，避免重复，建成一个超大规模的高质量的分布式数字档案信息资源库群。

2）硬件基础设施的建设。硬件基础设施是数字档案馆建设的基本前提条件。数字档案室的建设要以本单位的办公网络为依托，不需再进行专有通信网的建设投资，因而数字档案室基础设施的建设，主要是配置相应的网络设备、服务器、存储设备、安全设备、供电设备、档案数字化设备以及库房现代化管理支持设备等。

3）软件设施的建设。软件是数字档案室持续发展和不断完善的基础。在数字档案室建设中，软件设施的建设是其核心。主要包括：数字档案室综合管理应用软件的部署及充分应用、单位0A系统、业务系统、库房温湿度监控系统以及安防监控系统与数字档案室综合管理系统的集成。此外，从数据安全性考虑，还需部署相关的核心数据库系统，实现重要数据的物理隔离。

4）标准与法规的建设。标准与法规是数字档案室建设的重要保障机制。必须在充分调研的基础上，结合建设内容，逐步推出相关的标准与法规，主要包括数字档案资源的描述、标识、存储、查询、交换、管理和利用等的标准与规范，并最终形成数字档案室建设所需的标准与法规体系。

5）人才培养。人才是数字档案室建设持续发展的关键。要通过数字档案室建设的具体实践，逐步培养一批在系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准法规建设与保护、相关技术的使用与研究以及数字档案室运营与管理等方面具有持续发展能力的专业人才队伍。