探究机关单位档案管理信息化

刘璐璐

摘 要：随着我国经济的快速发展，现代化信息技术不断发展，档案管理现代化已经成为一种必然趋势，机关单位档案管理信息化建设是一项长期的工作，涉及很多内容，必须将各种软硬件设施配置齐全，实现档案管理现代化，所以机关单位应结合实际情况，加快档案管理信息化建设，方便资料的查询，将档案材料的作用发挥出来，提高档案的利用率。本文对机关单位档案信息化建设的意义进行分析，并提出可行的优化策略。

关键词：机关单位；档案管理；信息化建设；探讨

1 档案信息化建设的意义

我国的档案信息化建设中，机关单位档案管理信息化十分重要，在提升机关事业单位管理上发挥重要的作用，可以将各种资料与数据收集起来，逐渐建立完善的咨询体系，使得机关单位日常管理更加规范化。机关单位档案加快信息化建设后，可以提升对收录档案信息的利用率，方便档案的建立与资料的查找，有效的节约查找的时间。机关单位档案管理信息化水平不断提高，有效保存大量的信息，节约档案的装具。机关单位减少人力、物力和财力的投入，使得档案管理工作更加高效，实现经济效益与社会效益的提升。

2 机关单位档案管理的现状

2.1 对档案管理工作认识不足

由于很多机关单位领导没有充分认识档案管理工作的重要性，没有意识到档案管理工作对单位发展的影响，甚至一些领导撤销档案管理机构。单位档案工作人员不注重档案管理工作，缺乏工作动力，管理意识和保密意识淡薄，导致档案管理工作混乱，使得档案丢失，严重影响单位的正常发展。由于单位档案管理人员在工作中缺乏文件归档保存意识，不注重档案的保存，导致档案工作人员收集文件不齐全，使得收集档案资源无法有效的利用。

2.2 档案专业人才匮乏

由于档案管理工作是一项专业、复杂的工作，只有专业的人才才可以胜任，档案工作人员决定档案管理的质量和效率。由于机关单位都是定编定岗的，档案管理人员都身兼数职，工作十分繁忙，无法做到面面俱到。很少有档案管理人员是专业科班出身，在进行档案管理前，对档案基本不了解，只能听前任档案人员进行介绍。另外由于档案人员流动太过频繁，档案工作交接不及时，档案业务知识和业务不能有效传承。就算配备专职档案人员，也因为档案人员态度问题，影响档案工作效率。

2.3 档案经费投入少，软硬件设备落后

机关单位档案管理涉及很多部门，所以健全基础设施、充足的资金投入十分重要，很多单位没有现代化管理软硬件设施，甚至连基本的档案库都没有，有的档案库面积小，还堆放其它杂物。档案基础设施不全，库房建设不规范，对温湿度不能有效的控制，档案出现霉变、损坏，严重的威胁档案的安全。

2.4 缺乏规范有效的档案管理和利用制度

做任何事情、任何工作都应遵循道德规范或规章制度，但是一些机关单位档案管理不健全，缺乏相应的制约机制，还有的单位规章制度比较全面，但是缺乏执行力，没有将各项规章制度有效的落实。

2.5 基础环节工作薄弱

档案管理工作分为档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计，各环节都影响档案管理能否顺利进行，对档案管理基础工作不到位，档案价值鉴定不到位，使得很多没有保存价值的材料进入档案室，加大库房压力，加大工作人员的工作量，到了保管期限销毁材料，使得保管矛盾越来越突出，档案管理基础环节工作薄弱影响档案管理工作。

3 档案管理中档案信息化建设的措施

3.1 创新观念，促进档案管理的信息化发展

在档案管理信息化建设中，会存在各式各样的问题，想要更好的解决这些问题，需要不断创新。档案管理系统具备自动备份的功能，现阶段档案管理部门没有建立自动备份系统，数据安全性得不到保障。对此应对政府部门提出要求，不断对其职能进行创新。

3.2 提高档案管理人员的专业水平和能力

在档案管理过程中，工作人员处于主导地位，管理人员的综合素质对档案管理工作的质量有重要的影响。工作人员应改变过去的管理理念，积极掌握新型的管理技术，在管理过程中应因地制宜创新档案管理的方式。应加强对档案管理人员的培训，借鉴先进的档案管理经验，认真总结工作的存在的问题，有效提高档案管理的水平，使得档案管理工作更加科学化。

3.3 搭建网络信息数字平台

档案管理过程中，应建立全面的数字化平台，为档案信息化建设创造更好的网络氛围。在平台信息化建设过程中，应建立完善的档案资源管理数据库，更好的进行收集、归档、整理。在对档案进行信息系统建设过程中，建立档案信息查询的相关链接，有效的保证档案信息管理与其他信息更好的区分，并进行无缝连接。

3.4 深化档案意识，提高重视程度

应改变传统的思维方式，适应社会的发展趋势，利用先进的思想观念和技术，建立与时俱进管理制度，促进档案工作可持续发展。档案室应向数字化档案室方向发展，应在档案管理中创新。档案管理为社会各界提供综合性、战略性的高质量的档案信息服务，对档案信息资源进行深层次的加工，为人民群众提供高质量的档案信息服务。档案人员应积极做好档案工作的宣传，提供有关档案工作资料参与决策需要，争取更多的支持。

3.5 安全保障体系建设

随着档案信息化的不断推进，档案信息安全问题十分突出，所以档案信息安全保障体系建设十分重要。应加强硬件设备的配置，将档案信息化管理纳入单位信息化管理体系中，从而改善设备的条件。安全保障包括档案信息存储安全和档案信息利用安全，在信息存储安全方面应增强档案信息安全和网络安全意识，加强计算机网络管理系统的监控，装备防毒软件，对于各数据库进行备份，保证档案信息安全。

4 结语

隨着网络与信息技术的快速发展，信息化管理已经成为当今主流，档案信息化建设有利于提高档案服务效能、拓宽档案服务领域、创新档案工作模式，档案信息化管理具体工作中需要工作人员的主动性，档案管理人员应有良好的职业道德，提高档案工作信息化管理的质量，促进机关单位的经济、政治、文化的建设。

参考文献

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