信息化背景下文书档案管理模式的创新

何彩燕

摘 要：我国已经全面迈入了信息化、数字化的时代，在信息数据化的背景下，传统的文书档案管理模式显得日益落后、低效及繁琐。与之相比，信息化背景下的文书档案管理无论在提高工作效率和节约人工成本等方面都具有无以伦比的优越性。本文针对当前文书档案管理工作存在的问题进行了适当的阐述，并提出了相应的改进措施。

关键词：信息化；文书档案；管理模式；创新

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事物活动中产生的，由通用文书转化而来的那部分档案的传统称谓，是档案资源体系的重要组成部分[1]。它几乎包含了一个单位或部门所有与工作有关的文件资料，是连接其他部门及单位的桥梁和纽带。

随着经济与科技的飞速发展以及计算机互联网技术的广泛应用，各行各业普遍实现了现代化办公和智能化服务。现代化办公方式与服务方式的改变不仅给人们的生活带来了诸多便利，也带动了文书档案管理方式向前发展，可以合理地预见，在不久的将来，文书档案的管理模式必然由传统的手工管理模式向全面的信息化和智能化管理模式方向转变。

1 文书档案管理信息化的优势

1）提供信息智能化服务。借助信息化技术，实现现代化办公，提高办公水平和效率，这是科技发展的必然趋势。文书档案管理采用信息化管理模式后，各单位和部门能够实现无纸化办公，这不仅能为文书档案的管理者和调阅者提供快捷、高效的智能操作平台，还可以大大降低办公过程中物料的耗费和人工成本的开支，减少文书档案记录者手工抄录的错误；对于数字类的档案，可以借助计算机互联网相关技术，形成信息数据库，进行大数据的处理与分析，为单位制定策略、目标以及发展蓝图提供数字支持。

2）提高文书档案的运转效率。通过对文书档案进行数据化处理，可以实现不同部门、不同单位同时进行文书档案的调阅与使用，实现文书档案资源共享，即使经过多次重复的使用，也不会出现传统纸质版档案在移交和使用过程中产生的破损，大大降低了对文书档案的管理和存储成本，为文书档案的完整性提供了有力的保障；同时文书档案管理的信息化也可以提高文书档案管理的工作效率，减轻文书档案管理人员在对文书校对时的工作量。

3）促进档案事业体系的发展和进步。包括政府直属机关、企事业单位在内的各行各业，其文书档案管理工作本质上都是我国档案管理体系的一部分，其文书档案管理工作现代化和信息化程度的提升，能有效改变传统文书档案管理中存在的弊端以及短板，促进我国档案管理整体水平的提高。

2 传统文书档案管理模式存在的问题

文书档案管理工作和信息化管理理念相结合，辅之以先进的软硬件设施[2]，将成为现代智能办公的一种新潮流。虽然有些企事业单位在文书档案管理中引进了较为先进的软硬件设备设施，但是由于管理理念或员工素质等因素的制约，这些单位仍然采用较为传统的办公管理方式，文书档案的信息化还只是停留在纸面上，远远跟不上时代信息化发展的步伐，总的来说，传统的文书档案管理工作存在着如下几方面的不足之处：

1）信息化理念意识不强。文书档案在档案管理中是非常重要的一环，很多单位对文书档案管理没有真正重视起来，还是沿用传统的老一套办法。有些文书档案工作人员对于信息化管理这种新事物潜意识比较排斥，不愿去改变；有些工作人员因为年纪较大，对新事物的接受能力心有余而力不足，如果再加上领导也缺乏对信息化、互联网等相关知识的了解，无形中也会阻滞文书档案管理信息化的应用。

2）手工录入准确率较低。传统的文书档案管理工作中，由人工以纸质形式的书写来完成档案的管理工作，很容易出现漏写、漏抄或者字迹模糊，将会影响档案记录的完整性；如果漏写、漏抄或者字迹模糊的信息是属于重要信息的话，将会影响整个文书档案的准确度，文书档案的参考价值也会受到不利影响。传统的文书档案在录入、编辑、整理等环节中全程依赖于人工手动完成；在文书档案管理中，需要进行分门别类地存放，需要耗费更多的人力物力和存储空间，这种费时费力、占用空间大的传统管理模式也不利于单位的长期发展。

3）人工查阅档案效率低下。文书档案人工管理的效率低下，导致文书档案的运转效率也会受限。对于档案查阅者来说，可能需要长时间的排队等待，整个工作效率都会大大降低，对那些急需调阅档案的相关人员来说更是如此。与此同时，大量的文书档案以纸质方式呈现，也不利于单位对历史活动的分析和总结。

4）文书档案不易长期保存。传统文书档案保存要求较高，容易受到环境和空间的制约。比如在潮湿环境中纸张容易发生霉变，或出现蛀虫、蟑螂等侵蚀；在频繁地移动及借阅中，纸张容易发生磨损和掉落，造成部分档案丢失或缺失，不利于文书档案的持久保存。

3 文书档案管理工作的创新

1）文书档案管理工作思维的创新。文书档案管理工作的思维模式决定了工作节奏以及工作的方式和方法。如果工作思维模式不能够转变，在管理理念上抱残守缺，即使在文书档案的管理中引进了较为先进的设备设施，也不能充分发挥文书档案管理信息化的最大作用[2]，因此针对文书档案管理工作的管理者以及工作人员进行信息化思维模式的培训是十分必要的。对工作人员进行观念上的更新，学习电子信息化的理论基础知识，这是工作模式、管理观念和办公环境三方面相结合的转变，也是实现信息化管理模式的关键环节。

2）信息化管理人才的引进。将各种现代化的软硬件引进办公档案管理工作后，将会对员工信息化办公条件下的操作技能提出更高的要求。如果没有与之匹配的工作人员，不仅造成相关资源的大量浪费，而且也会严重滞后单位文书档案信息化进程。为此，各单位在以社会化招聘方式积极引进具有较高信息化自动技术和互联网技术的档案管理专门人才的同时，也可以在本单位内部加大文书档案信息化管理的培训力度，以提高单位文书档案的整体管理水平和信息化应用能力，确保档案信息化管理工作的顺利进行。在文书档案信息化管理模式不断进行优化和创新的同时，还需要对档案管理工作相关的管理者和工作人员进行定期的教育培训，使他们的工作技能和水平能够与时俱进。

3）文書档案管理工作中软硬件设备的更新。文书档案存储在设备的机箱内，如果设备老化、损坏，会影响文书档案的正常使用情况，甚至会导致丢失的情况发生。因此进行档案管理工作时，要有计划地对设备进行及时的维护、保养以及软件和系统的更新升级，对那些需要淘汰的设备，要及时的进行新设备的更替，保证工作有序、流畅的开展，特别是重要的文书档案，要进行双重甚至多重的存储备份。

4）文书档案安全的保护措施。许多文书档案都是机密性文档，特别那些涉及到商业机密、科学技术等专业性很强的档案，这就要求单位对于文书档案的安全性有切实的保障。近年来，网络信息环境的安全成为国家的重点关注事项，相关安全措施的提出、相关制度的建立以及安全系统的升级和安全防盗软件的研发，针对档案信息调取和传输过程增加的保护措施等，都有效保障了网络信息环境的安全，从而切实提高了档案管理的安全系数。

综上所述，文书档案的管理水平和状况与单位的发展息息相关，也是向政府、机关以及其他企事业单位提供本单位历史数据以备借鉴和参考的主要依据。在信息化时代背景下，应该充分发挥文书档案信息化管理模式的优越性，使文书档案的管理向高效能、高层次的方向发展，以便更好地为企业未来发展规划的制定提供科学的依据，提高管理决策的准确性，为保障企业的可持续发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]王梅红.如何做好新时期文书档案工作[J].兰台世界，2013（s5）：134-134.

[2]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务，2014（3）：154-155.