浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战

摘 要：随着信息技术的发展、档案管理也趋于电子化、信息化，油气勘探开发档案管理还有很大的发展和提升空间，其中，将油气勘探开发档案应用到无纸化办公就会大大的提高档案工作效率、减少资源、人力、物力的投入，通过计算机应用来实现档案数据的归档、存储、利用和统计。但面对无纸化办公这项新兴技术，档案管理工作者也面临着机遇与挑战，结合我厂的实际工作情况，阐述应用无纸化办公的初期条件及面临的课题。

关键词：无纸化办公；档案管理；新挑战

1 油气勘探开发档案管理现状

目前，我厂管理的油气勘探开发档案的有几十万件，每年以几千件的数量新增，其中包括油水井的静态数据（完井数据、射孔数据、前磁曲线、测井解释成果图等）、动态数据（生产测井解释成果图、施工总结等）及油水井的综合资料等等。油气勘探开发档案的特点是数量大、种类多，利用类别比较集中，利用的主要是油水井的静态数据，如前磁曲线、测井解释成果图，声幅声波测井解释成果图等，像动态资料中的施工成果、生产测试解释成果图的利用率却很低，主要原因是这两类档案的专业系统比较完善，利用者通过网络就可以在线使用，不需要到档案室利用实体档案，目前就存在有接收，但无利用的情况。

2 应用无纸化办公的优势

应用无纸化办公的优势。无纸化办公主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。与传统的归档方式相比较，无纸化办公信息传递快、归档及时，节省了大量资料印发、转送、上交等工作，节省了时间、人力、物力，同时运用电脑进行操作后，文件档案的归档更加方便、快捷，从而提高工作效率。

3 应用无纸化办公的初期条件

1）在无纸化办公应用的初级阶段、只有部分类别档案可以实行无纸化办公，如动态资料中施工成果、生产测试解释成果图，测井解释成果图和前磁曲线就不适合应用无纸化办公。原因在于档案的用途不同，利用方式也不同，测井解释成果图和前磁曲线经常被利用者应用到一线生产上，需要纸质图纸进行现场比对，而测试资料、施工成果由于有完善的数据库、利用者不需要到档案室利用纸质档案，可以直接进入数据库进行查询，这也为无纸化办公的应用奠定基础。

2）初期，无纸化办公并不是单纯的存档电子档案、放弃纸质档案，而是要制定并实行双套管理机制。纸质文件和电子文件的特点可以总结为：纸质文件适合永久保存，不适合将来的重复检索和利用，而电子文件则正好相反。根据它们的特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。由于电子文件的虚拟性，缺少原件管理中的验证环节，因此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

4 无纸化办公面临的课题

4.1 与其他系统的集成必将成为瓶颈

无纸化办公的目的是实现信息共享，在原有的档案管理系统中集成其他的专业系统，让数据可以通过网络传输、归档。目前，油气勘探开发档案的原始数据保存在各个专业系统中，如生產测井解释成果的专业系统是“油气藏监测信息网络应用平台”，施工成果的专业系统是“采油与地面工程运行管理系统”等，这些专业系统是相互独立的，各个系统之间无法建立数据联系，归档人员也无法将专业数据库数据以电子文件的形式归档移交，将档案管理系统与专业数据库建立数据联系，是档案管理人员面临的一大难题。各个系统是有多个单位开发的，特别是数据库不统一造成集成难度增加，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。

4.2 防范计算机病毒的威胁

计算机病毒往往会对一些档案信息进行破坏，甚至对整个无纸化办公系统进行破坏。因此，应特别重视各种计算机病毒带来的危害。在计算机专业人员的帮助下，及时更新病毒库并及时安装相应系统补丁，对网络中可能存在的各种不安全因素进行整理并做出相应对策。对保密有要求的档案则要采取档案管理等级划分及控制，对网络中的各级保密档案按照国家的规范化要求进行操作。

4.3 电子文件档案利用的新挑战

电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计； 档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。

5 结语

无纸化办公系统实现了档案管理的工作流和信息流的统一，搭建了一个先进、规范的信息化平台。此系统可以将档案管理人员从大量繁琐重复的低端工作中释放出来，将主要精力用于解决核心事务当中，从整体上提高工作效率，降低办公成本，使管理体系更加科学，对档案的管理更加透明。它能够整合一个单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源和文化资源，形成一个科学的体系结构，对档案管理工作的可持续发展提供了一个较好的平台。

参考文献

[1]蒋永香.无纸化办公与档案管理[J].湘潭师范学院学报：社会科学版，2006，28（4）：96-97.

[2]张小琴.无纸化办公给档案管理带来的利与弊[J].城建档案，2014（4）.

作者简介

王彩莲（1985-），女，汉，黑龙江省双鸭山市，大学本科，馆员，研究方向：档案管理。