基于信息化背景探讨勘察设计单位档案管理工作

邹秀琼

摘 要：随着社会经济不断发展与创新，信息化逐渐成为现阶段主要发展形式。办公管理工作已经开始广泛应用信息化，尤其是在处理档案管理数字化工作时，不仅大大节约了档案管理工作成本，而且使档案工作变得更加信息化、专业化，更贴近管理人性化，此应用对以后查阅档案时更加方便、快捷。但是，在日常工作中，却仍然出现很多问题。所以，基于信息化背景下的勘探设计单位档案管理工作还有待提高，需要进一步对其进行分析，进而解决目前面临的档案管理问题。

关键词：信息化；档案管理；勘察设计

目前，我国勘察设计工作已经取得巨大进步。随之，勘察设计方面的档案管理工作也变得越来越受重视。勘察设计单位的档案管理内容有：文书档案管理工作、人事档案管理工作和科技档案管理工作。其中科技档案管理工作的内容有：业务档案、基建档案、科研档案、实物档案等。可以说，科技档案管理工作在勘察设计单位中占据重要地位，是保证勘察工作顺利开展的重要基础保障，同时也是促进勘察单位稳定发展的主要依据。

1 档案管理工作实现信息化的主要原因

1.1 旧模式已脱离当代信息轨道

众所周知，档案管理资料保存时间较长，其中保管期限可分为：短期、长久和永久，如未能将传统管理模式完全取缔，那么将会严重影响档案管理工作效率。传统的档案管理模式已满足不了我国现阶段社会发展需求，进而也不能够满足各政府单位的信息需求。所以，勘察设计单位要高度重视档案管理工作，完善档案管理工作体制，加大管理力度，有效结合信息化技术，进而达到档案管理信息化模式。[1]

1.2 档案管理信息化在管理工作中的作用

近几年我国勘察设计单位发展较为迅速，致使很多传统档案管理模式给现阶段管理工作都造成极大影响，不仅增加档案管理工作难度，同时也不利于档案人员对档案进行整理、分类、统计及查找信息档案。因此，单位要深化改进档案管理信息化制度，实现提高单位工作效率目的，有利于今后工作者查阅档案信息，为勘察设计单位日后发展做出良好的铺垫。

2 实现档案管理信息化过程中出现的问题

工程项目和生产业务等产生的资料是建立勘察设计单位档案管理工作重要基础依据，这就要求档案管理工作必须同时具备长周期、阶级性能力。其中，在档案管理工作中常见问题有：1）档案信息不够齐全。一般情况下，项目周期都较长，尤其是建筑工程，在此过程中各阶段建筑任务都会有所不同，一旦资料不齐全，将会给后续工作带来一定麻烦。2）平台上未能及时上传项目的相关资料。如果在此过程中，未能及时上传资料，将会降低档案管理工作效率。3）历史资料丢失现象。长期保存档案资料既是对档案信息的一种管理形式，同时也便于后期各部门查阅。目前，单位很多工作部门对本部门的信息档案都未及时进行收集和系统分类整理，而且，部分档案人员缺乏对档案管理重视。针对此问题，单位要提高自身及档案管理工作人员的信息化意识，转变其旧思想理念，加快落实档案管理工作信息化方法，进而促进单位实现信息化管理目标。

3 信息化背景下提高并实现勘察设计单位档案管理工作的具体措施

3.1 提高档案管理工作人员的专业能力及素养

档案管理工作人员的专业能力及专业素养对单位档案管理工作效率、质量及工作开展都会带来很大影响，档案管理工作的主体是管理人员。所以，要求其档案人员必须要有较强的专业能力，进而保证各类型档案管理质量。特别是科技档案，科技档案对档案人员专业能力要求会更高些。所以，单位在聘用档案管理工作者时，一定要进行严格选拔筛选，从优选择管理意识、专业能力、专业素养都较强的应聘者[2]。

在此过程中，还需定期对档案管理工作人员进行专业知识、技术培训，使其能够熟练掌握计算机信息知识及操作方法。加大普及管理信息技术应用的力度，培养出更多档案管理数字化专业人才，给档案信息化管理发展做出良好铺垫，加快信息化发展进程。

3.2 加快落实信息化管理办法的进程

单位要根据时代管理需求，完善本单位档案管理模式，落实信息化管理方法时需要做好以下几项内容：1）保障档案管理制度的流畅性。只有在档案管理制度流畅情况下，才能保证管理工作顺利开展，并充分发挥信息化模式作用。2）普及现代化档案管理设备的应用。档案管理设备质量高低会直接影响档案管理工作实施质量，是开展管理工作重要基础保障。其中档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设。网络环境建设分为三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，将三网进行物理隔离，使其形成三个相互独立的网络。硬件环境建设档案信息化管理主要表现在电子文件管理系统和数字化档案建设以及运行方面。系统软件建设主要包括系统软件和应用软件两大类，其建设能够充分发挥计算机应用价值，同时也能够满足档案使用者需求，便于档案人员管理。

3.3 建立完善的档案管理信息化系统

档案管理系统是我国信息系统重要有机组成部分，是完善社会信息系统的基础保障。档案管理不仅对局部单位发展有着重要意义，同时也促进了整个社会建设发展。通过实现建立信息化系统可以大大提高档案管理工作效率，增强管理工作人员实践能力，进而实现信息资源档案实时共享的目标[3]。

4 信息化管理工作中可能出现的问题

信息化管理提高了档案管理工作效率、档案管理工作质量。与此同时，在信息化飞速发展过程中也很容易出现以下问题：1）档案管理信息交叉混乱。档案管理是一项比较乏味的工作，所以，档案人员必须要有极大耐心，保证不出现信息交叉混乱现象，对信息资料能够及时进行分类整理。2）管理设备兼容性。为保证各软件之间出现冲突，所以，在使用时必须提高其软件兼容性。3）安全性。常见的安全隱患是盗用。针对此现象，勘察设计单位必须要提高网络安全意识，进而给档案管理工作质量以及维护档案资料重要性提供保障4.缺乏对档案管理工作重视。此问题的出现会大大降低管理人员工作积极性，使其完全忽视了档案管理重要性。针对此现象，勘察设计单位要提高档案管理安全意识，做好信息资源防范措施，保证本单位档案管理信息的安全性。

5 结束语

档案管理部门是勘察设计单位重要的有机组成部分，其性质是无形资产，是单位内部管理核心力量的主要表现形式。档案管理信息化推动了档案管理工作的发展，使其缩短与档案专业化、数字化间的距离。因此，勘察设计单位要增强档案人员管理信息化能力及专业素养，完善本单位档案信息化系统。进而全面提高勘察设计单位整体工作效率，为今后档案管理发展做出贡献。

参考文献

[1]李林峰.基于信息化背景探讨勘察设计单位档案管理工作[J].城建档案，2016（05）：55-56.

[2]吕馨.信息化背景下勘察设计单位的档案管理工作[J].办公室业务，2016（10）：156.

[3]梁江华.浅谈信息化背景下勘察设计单位如何做好档案的管理工作[J].价值工程，2013，32（13）：154-155.