技工学校学生学籍档案管理信息化初探

吴启瑞

摘 要：技工学校学籍档案可以将学生在校学习成绩、奖惩情况、思想品行考核和社会实践活动情况全面反映出来，具有重要的保存与利用价值。尤其是近年来技工学校学生相关资料与信息越来越多，对学籍档案管理提出了更加严格的要求，而传统学籍档案管理理念与方式已经非常落实，难以满足实际工作要求，提升学籍档案管理信息化水平具有重要意义。本文首先简述学籍档案信息化管理的必要性，然后分析了学籍档案信息化管理中的实际问题，最后提出了提升学籍档案信息化管理水平的措施。

关键词：技工学校；学籍档案管理；信息化

技工学校主要为社会培养各类职业技能型人才，而学籍档案中如实记载了招生录取、教学科研、学籍管理和毕业就业等信息，并通过文字、图像和声像等保存下来，能够为学生就业和用人单位选拔、任用和考核提供可靠依据。学籍档案是技工学校学生毕业后的重要凭证之一，其作用是无法取代的，这要求我们充分掌握学籍档案特点与形成规律，科学合理采取管理措施，加快信息化建设步伐，真正发挥出学籍档案应有的作用。

1 学籍档案信息化管理的必要性

1.1 减少浪费，提升学籍档案管理效率

在技工学校学籍档案管理中采取信息化手段，如电子信息技术、计算机技术、数据库技术和多媒体技术，能够提升管理效率，为学校相关工作的开展创造良好条件。在学籍档案管理中合理运用各种现代技术，不仅可以让管理工作效率得到提升，也能實现学籍档案的快速查询与利用，保证了学籍档案的完整性与真实性。同时也能节约大量管理费用，利用计算机存储档案减少了占地空间，有利于最大限度发挥出学籍档案的作用。

1.2 解决传统学籍档案管理局限性问题

学籍档案是技工学校学生升学、就业和教学成果展示的关键载体之一，通过提升学籍档案管理信息化水平，有利于真正发挥出学籍档案应有的作用，达到信息资源共享的目的，促进技工学校发展再上新台阶[1]。通过将信息技术应用到技工学校学生学籍档案管理中，建立专门的学籍档案管理网络，将各个阶段与部门管理的学籍档案进行整合，为今后的查询与利用提供便利，解决传统学籍档案管理局限性问题。在实现学籍档案管理信息化以后，不管是技工学校管理人员还是全体教职工，都能够实现档案资料的在线查询，让教学质量的评估有了可靠依据。

1.3 保证了学籍档案的完整性

以往技工学校在学籍档案建档、移交等方面，会投入大量人力开展纸质材料收集与汇总工作，通过各部门审核、签字与盖章后由学籍管理部门统一保管与利用。这样就显得费时费力，需要很长的时间才能完成全部工作，且由于是人工进行处理，容易在学籍档案整理与移交中出现差错，为学籍档案真实性与完整性带来了不利影响。但是实现学籍档案管理信息化以后，能够利用计算机网络技术快速收集、整理学籍档案，并能够实现永久保存与利用的目的，让技工学校学生信息变得更加完整。

2 学籍档案信息化管理中的实际问题

2.1 重视程度不足，管理分散

学籍档案作用发挥有着潜在性滞后性等特征，学籍档案管理投入与建成成效无法一起显现，这样技工学校对学籍档案的重要性就认识不到位，很多人都忽视了加强学籍档案管理工作。时间一久学籍档案办公设备就显得非常老旧，也没有及时进行更新，在人员配置、场馆面积和经费投入上也难以满足实际需求。此外，技工学校领导也没有意识到信息化建设的重要性，对学籍档案工作缺乏足够的支持与重视，思想观念落后，这些都影响着学籍档案信息化管理水平的提升。

2.2 档案信息化管理制度不完善

由于技工学校未建立起完善的档案管理制度，导致学籍档案信息化管理工作难以顺利开展。很多技工学校未结合实际情况，没有将《档案法》中相关规定落到实处，导致档案管理制度不健全，也缺乏相应的信息化操作标准。技工学校制定档案管理制度时，没有深入实际开展调查工作，在档案保密制度、电子文件归档管理制度、数字化查阅利用制度、档案鉴定和销毁制度、网络安全管理制度等方面也不完善，未实现规范化与科学化水平的提升，不能达到约束档案管理人员行为的目的。档案管理人员也未严格执行管理制度，职责履行不到位，未结合技工学校学籍档案信息化管理要求改善工作行为，这样各项规章制度就显得不够权威，操作性也受到影响，难以提升学籍档案信息化管理水平。

2.3 标准化建设有待加强

当前技工学校学生学籍档案信息化、标准化建设速度很慢，档案信息服务能力不强，共享性也长时间得不到提升。第一，技工学校在学籍档案管理信息化建设过程中，因为有着随意性与分散性较强的特点，所以为实际工作带来了不利影响。同时在学籍档案信息化建设过程中未作出统筹规划，各职能部门间协调不到位，存在多头管理、各自为政的问题，不利于学籍档案管理信息化水平的提升[2]。第二，学籍档案比较复杂，涉及内容较多，技工学校各部门独立展开工作，没有将数据结构形式统一起来，通用性不高。第三，应用技术系统更新速度快，标准变化较大，也为学籍档案管理信息化建设带来了阻碍。

2.4 投入不足，信息化建设缓慢

随着技工学校招生规模的逐步扩大，在学籍档案管理上投入的资金就显得不足，档案管理部门在协调部门关系、应用统一管理平台上还未做到位，导致学籍档案管理显得非常被动，也不能实现前端控制的目标，为学籍档案管理信息化建设带来了不利影响。因为技工学校领导思想上的忽视，导致投入较少，不能及时购置计算机、扫描仪、复印件、打印机和除湿柜等现代化设备，认为这项投入不能取得立竿见影的效果。

2.5 人员配备不足，素质不高

技工学校在学生学籍档案管理信息化建设过程中，因为不注重人才的建设，导致很多档案管理人员专业技能不扎实，掌握的档案管理知识较少，不能熟练操作与应用各种现代化设备。学籍档案信息化管理工作的专业性较强，对档案管理人员的要求很高，但是当前技工学校档案管理人员整理素质偏低，未根据时代发展步伐积极作出改变，导致学籍档案在收集、整理、存储、查询和利用等方面信息化水平不高，也经常出现档案丢失、损坏等问题。这些问题的存在，导致技工学校学籍档案信息化建设受到了较大阻碍，不仅学籍档案管理效率难以实现提升，也增加了后续开发难度，不能为学校学生管理工作提供有效的参考。

3 提升学籍档案信息化管理水平的措施

3.1 完善学籍档案信息化管理制度

技工学校要根据《电子公文归档管理暂行办法》、《档案法》等相关法律法规，从学生学籍档案管理工作现状出发，采用完善的档案管理制度，让学籍档案管理能够更加规范、科学开展。在学籍档案管理信息化建設过程中，应该对相关制度与标准不断进行细化，除了要将责、权等明确下来以外，还要在具体部门与人员上落实责任与权利，并要有相应的学籍档案信息化管理操作规程与指导[3]。这样技工学校学籍档案信息化管理才能有章可循，提升规范化和科学化水平。尤其是进行计算机操作时，应该加大用户账号管理力度，将保密工作做到位，每个档案管理人员应该有专门的账号与密码，禁止交换使用，也不应随意使用其他可移动存储设备。

3.2 增加投入，完善配套设施

近年来技工学校建设与发展速度很快，特别是在实施扩招政策以后，每年招生数量日益增长，这也对技工学校办学承载能力有了更高的要求，并加大了学籍档案管理的难度，而以往手工操作模式显得非常落后，与学籍档案信息化管理要求不符。这需要技工学校对学籍档案管理信息化建设的意义有足够的认识，从实际发展情况出发，科学合理作出规划与调整，在资金上增加投入，将先进技术设备配置齐全，如计算机、互联网等，让学籍档案信息化管理有良好条件。技工院校也要重视学籍档案管理软件建设，与各企业加大合作力度，在功能配置上进行延展，不断提升一体化和标准化水平。同时要赋予相关职能部门一定的权利，对数据信息资源完成共享共建，从而实现对全文的存储与检索，为制定科学的决策提供可靠依据。

3.3 注重学籍信息资源建设

在学籍档案管理系统中要以学籍信息为主，技工学校根据学籍档案形成的各个时期与形式，采取“存量数字化，增量电子化”模式，加快学籍信息资源建设步伐。第一，对于以往的学籍档案来说，要形成涵盖学号、姓名、性别、学校、专业、入学与毕业时间等信息的学籍档案数据库，还要在数据库内录入信息，和成绩、课程等数据库形成关联。此外，还要对纸质学籍档案开展数字化扫描工作，将学号、姓名等和学籍目录数据形成相对应关系，这样除了有利于实现对学籍档案的快速检索以外，还可以将所有学籍信息内容展示出来。第二，对于存储在系统内的学籍信息数据，要在各系统建形成标准的数据接口，达到共享数据的目的，在学习管理系统内直接导入各个学籍信息，防止出现二次录入的现象。

3.4 加强学籍档案信息安全管理

技工学校在学生学籍档案信息化管理过程中，在人为因素与技术因素等影像下，容易出现安全问题，为了提升学籍档案的安全性，应该从内因与外因上做好防范工作。在内因上需要档案管理人员严格根据规范操作，具备较强的档案保密意识与安全意识，避免将学籍信息随意发布在档案网站上，且已发布的信息需要严格审查与管理，避免发生泄密的问题[4]。在光盘、硬盘和磁盘等学籍档案信息存储载体上，应该保证其性能较好、质量较高，同时根据存储介质要求做好维护工作，加强对温湿度的控制，避免人为原因让介质出现损坏。在外因上应关注网络环境与破坏程序等，通过对访问控制、加密签署、防火墙、漏洞扫描技术和入侵检测等方法的运用，做好学籍信息安全防范与保护工作。

3.5 培养更多信息化专业人才

技工学校要想提升学籍档案信息化管理水平，需要有一只素质高、能力强的队伍。在应用大数据、云计算等过程中，学籍档案管理也遇到了很多挑战与变革，对档案管理人员来说，应该掌握丰富的档案管理知识，懂得先进技术与设备的操作方法等。第一，技工学校领导者与决策者应关注人才队伍建设，采取教育、培训和交流等方式，提升档案管理人员综合素质与能力。第二，技工学校学籍档案管理人员应该保持高度责任心，充分认识到自身责任，认真学习信息技术，不断在知识体现上进行完善。第二，做好对档案管理人员的培训与再教育工作，促使其更快学习与掌握新知识和新技能，注重在知识面上进行拓展，这样才能更好的做好学籍档案信息化管理工作。

4 结语

总之，学籍档案中完整、真实记录了技工学校学生在校期间各项活动的情况，对学生今后的学习与工作有着至关重要的影响，应当引起我们的高度重视，加快学籍档案管理信息化建设速度。在信息网络技术快速发展的今天，我国社会各个领域也逐步实现了信息化，将现代信息技术应用到学籍档案管理中，可以提升其管理水平，确保学籍档案价值真正得到体现。对此技工学校应该从实际情况出发，解决学籍档案信息化管理中的问题，为学籍档案查询与利用创造更加有利条件。

参考文献

[1]张鸿媛.探究学籍档案管理的信息化建设[J].办公自动化，2018，23（15）：57-58.

[2]杨班玛草.浅谈中等职业学校学籍档案服务功能[J].办公室业务，2018（12）：163.

[3]宣勇.如何开展高中生学籍档案信息化管理工作[J].档案时空，2018（06）：24-25.

[4]崔芳芳，王厚兵.高职院校学籍档案管理信息化建设探究[J].科技资讯，2018，16（17）：122-123.