试论办公自动化环境下的医院档案管理策略

摘 要：档案管理是医院管理的基本组成部分，在记录和保存医护人员信息方面发挥着不可或缺的作用。本文首先分析了目前医院档案管理办公自动化存在的不足之处，并进一步提出了相应的改进策略，希望能够为相关的工作提供借鉴和参考。

关键词：办公自动化；医院；档案管理；素质

近年来，各行各业都开始逐渐实现信息自动化，而作为与人们日常生活息息相关的医院，更需要不断优化办公自动化技术，确保各项工作能够稳步进行，并发挥技术优势，特别是在档案管理这方面，更需要不断提高管理水平和工作效率。

1 目前医院档案管理办公自动化存在的不足

1.1 认识程度不足

当前，绝大多数医院的管理人员对于档案管理缺乏正确的认识，很多人员并没有专业的知识，素质低下，无法胜任办公自动化的档案管理工作，并且缺乏必要的基础设施，导致自动化系统处于初级阶段，并不能发挥积极的作用。

1.2 工作方式陈旧

虽然一些医院开始重视档案管理的自动化建设工作，并且加大了相关的投入，但是由于没有建立科学有效的管理机制，导致具体的工作方式与传统的工作方式并没有显著差别。很多人员还是沿袭传统的工作模式，循规蹈矩地进行管理，这就导致资金大量的浪费，同时设备被闲置，管理人员还是通过手工进行管理，这就事与愿违，无法发挥自动化的优势。

1.3 信息保障缺失

不得不说，虽然办公自动化环境下医院档案管理的效率与以往相比有了很大的提升，但是由于互联网的开放性，这也使得网络病毒肆意传播，尤其是不法分子可能入侵档案管理系统，从而盗取数据和信息。目前各类医院对信息安全保障这方面的关注还停留在表面，并没有针对性地进行防护，导致档案管理工作存在不小的漏洞。

2 改进办公自动化环境下医院档案管理工作的策略

2.1 提高重视程度

无论是医院领导还是普通医护人员，都需要充分认识到自动化管理的重要性，尤其是档案管理人员，必须不断提高自身素质和水平，踏踏实实做好档案管理工作。档案管理工作不是一个部门能够独立完成的事情，需要各个部门团结一致，紧密合作，只有在医院内部形成统一的认识，从具体的管理做起，比如对固定资产进行信息化管理，同时存储和分类，让工作人员切实感到办公自动化带来的好处，这样才能起到带头作用，方便档案管理的办公自动化建设顺利展开。也就是说，通过档案管理的信息化和自动化，可以优化医院的服务，从而帮助医院更好地进行现代化建设，真正为人民群众提供高质量的服务。但是这些美好愿景实现的前提是，要提高档案管理人员的素质，医院可以对管理人员进行培训，帮助他们掌握基础的计算机管理方面的知识，确保他们能够熟练使用相关的管理软件，从而提高管理工作的科学性。

2.2 健全管理制度

众所周知，医院的档案管理内容极其复杂，信息量特别大，想要从根本上保障档案管理自动化的落实和开展，就必须健全管理制度，规范档案管理工作的内容和流程。尤其是在办公自动化的环境下，很多人的工作习惯很难在短时间内发生改变，所以必须在制度上进行约束。可以积极进行宣传和示范，同时明确奖惩制度，在医院内部形成良好的工作氛围，为档案管理工作实现自动化做好铺垫和扫清障碍。需要注意的是，医院的档案管理包含三方面的内容：医护人员的个人信息、患者的个人信息以及医疗设备和药品的信息，所以管理制度必须对这些信息进行明确的规定，做好分门别类的工作，既实现统一化管理，又能够一目了然地分清不同档案的区别和差异。另外，还需要建立明确的追责制度，避免工作人员在工作过程中相互推诿，出现问题时务必找到相关责任负责人，并进行相应的处罚，确保制度严格得到执行[1]。

2.3 完善设施建设

为了稳步推进医院档案管理的自动化进程，需要加大资金投入，只有从设施上不断进行完善，提高自动化设备的普及率，才能真正实现档案管理工作的一体化。另外，通过这些设备，能够保证档案数据的准确，并且根据数據的变化，做好相应的决策和提出优化改进的方案。尤其是信息共享方面，可以显著提高管理效率，同时保证数据的完整性，彻底改善传统档案管理工作的弊端。也就是说，通过配备先进的设备和仪器，可以实现档案管理的数字化和电子化，有效避免了以往保存档案经常出现的模糊不清甚至腐烂的现象，通过计算机，可以准确清楚地找到对应的档案，并且搜索起来十分方便，节省了大量的人力和物力。以往如果想要复制档案，还需要手工抄写或者是复印，而通过信息化设备，能够直接进行复制和粘贴，十分方便。所以医院需要设立专项资金，不断完善相应的设施建设，并且及时对扫描仪、计算机等设备进行更换，对于一些系统的软件也要定期升级，提高管理的效率[2]。

2.4 加大安全保障

因为办公自动化环境下，医院档案管理工作需要接触互联网，也就是会受到网络病毒的入侵和破坏，这点应该格外加以重视。营造良好的网络环境，是保障档案管理工作稳步展开的前提。首先，需要对医院的网络进行实时的监控，当出现异常情况时，及时加以制止，比如使用防火墙进行隔离，从而避免数据信息被破坏或者是自动化系统被攻击，进而减少损失。其次，档案管理人员在使用系统时，需要输入口令进行身份认证，也就是说确定使用者的身份安全可靠后，再进行后续操作。最后，为了确保档案万无一失，需要及时进行备份，并且上传到云端，并做好加密处理工作，从而保证档案信息的安全。需要注意的是，一些患者的病例和档案存储在医疗卡中，而患者常常遗失医疗卡，所以医院需要将患者的档案同步录入，即使患者单方面丢失了医疗卡，也能够进行补办，从而方便医生更好地进行治疗。

3 结论

综上所述，通过实现办公自动化，能够真正减轻档案管理工作的负担，并提高信息和资源的利用率，从而实现医院档案管理的科学化和规范化。鉴于目前档案管理在自动化环境下存在的问题，需要多措并举，形成合力，只有这样，才能真正提高管理效率。

参考文献

[1]潘湛晖.办公自动化环境下医院档案管理存在的不足及完善的策略[J].医疗装备，2017，30（22）：71-72.

[2]李颖.办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性分析[J].办公室业务，2018（13）：133.

作者简介

李阳（1981-），男，四川内江人，研究生，助理档案馆员，研究方向：医院档案管理。