借助档案评估，实现企业档案规范化管理

朱缨

企业档案作为企业的无形资产，在企业的今后的发展过程中都发挥着尤为重要的作用。笔者对国有企业的档案管理做了一些调查，发现存在着共性的问题，如领导不重视，档案意识欠缺，专业水平较落后等诸如此类，如何能系统地解决，笔者认为通过开展企业档案工作评估，以此作为提高档案工作整体水平的强制性手段，达到档案管理的最终目的。

企业档案工作评估是由企业提出申请，档案局依据《天津市企业档案工作评估标准》按照评估程序对企业贯彻落实《企业档案工作规范》情况进行评估，颁发等级证书的活动。

企业可先根据标准进行自检，笔者以所在光电公司为例，认为应重点在以下几方面：

1 合理设置机构，细化基层制度，明确职责

1）建立合理的档案组织机构，整合资源，利于档案开发利用。光电公司目前档案工作属于分散管理，各职能部门管理对口的档案。档案信息资源分散，无法统一调用，比如一项资质的申请，需要公司整体情况，包括科研、生产、管理，从签订合同到技术、工艺、材料、设备、验收以及批文等，这就需要市场部门、技术部门、物资、财务、质量、办公室等等多个部门配合，从几个档案室调取信息，必然增加管理环节，影响工作效率。就光电公司来说，将各档案室从组织结构上统一起来，成立综合档案室，职能上统一领导，便于统筹管理。整合资源，编制统一的档案目录，建立全宗卷。形式上分级管理，各档案室原职能保持不变，定期汇总数据、工作中发现的问题，共性问题由主管领导统一协调解决，有利于企业档案工作的统一规划和全面建设。

2）在现有制度下，完善监督检查和基层管理制度。明确档案管理的职责。首先是领导职责：指导修订业务档案管理制度，为档案管理制订大政方针，并将档案管理工作列入企业规划和年度总结计划中；监督检查档案工作情况，对档案工作给予人、财、物的支持。其次是部门职责，将档案部门对文管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个环节能够在档案部门的统一监督指导下进行；再次是业务人员职责。

2 重视收集整理环节，保证档案的完整和规范

企业档案业务管理工作主要包括对企业文件工作的协助、监督与指导、企业档案的收集、整理、鉴定、检索、编研、提供服务和统计等八个方面。

2.1 强化收集环节

新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）主张“强化收集”。企业档案管理重心要与企业经营形态相适应，光电公司作为集研发生产和服务一体的综合型企业，其档案管理范围广，信息量大，类别多，要提高档案业务管理水平，收集工作是重点，这是开展一切档案管理工作的起点。收集档案的质量，直接影响到档案业务工作其他环节的工作质量，是档案部门与外界发生联系的重要环节之一。收集的材料必须是办理完毕的原始材料，要求完整齐全、真实。要求档案人员不辞辛苦，主动参与到企业各项活动中去，及时跟踪和指导，高效地收集档案。

光电公司档案分文书、科技、人事、财务档案，收集过程有着共同点，也各有侧重点。

共同点：

1）收集范围要科学。收集文件要规范。档案形成的第一阶段就是文书处理的文件资料，文书处理工作与档案工作是两个不同阶段，文书处理是否规范，直接影响档案管理的有效性和准确性。总体来说，各类档案如文书、科技、人事、财务都有各自的标准，但形成流程基本相同。从拟制文件（技术资料）格式，包括文种、文号进行规范，其次必须是领导签发以及准确成文时间，以最终稿为准，确保文件真实有效，上级下发文件必须完成批阅办理程序，形成传递闭环。再次收集文件必须完整，如有请求必有批复，有会议必有决议，有计划必有总结，有立项必有验收，有奖励必有惩处，有转出必有接收，有解除必有签约，有指示意見必要办理结果等，对某一事件从始至终形成的记录均要收集。

2）移交手续要完备。文件齐套后要形成目录，各相关部门领导签字，主管领导批示存档，移交档案室，交接双方签字确认。以备日后考证。

不同点：（以文书档案与科技档案为例）

首先，内容与产生领域不同，文书档案是从人们认识社会和管理社会的活动领域中产生，记述和反映人们管理社会活动，包括行政管理和企业管理等。科技档案是从人们认识自然和发行自然的活动领域产生，记述反映的是人们进行自然科学研究和生产建设的活动。对企业来说，科技档案内容更丰富更全面，具有保存利用价值的科技文件应归入科技档案；

记述和反映企业管理活动的原始记录文件、图表、声像等不同载体方式的材料应归为文书档案。一个事项产生的文件资料，按内容可分两种形式归档，比如某一重大项目，立项初期的申报审批文件可归为文书档案，之后的实施以至验收等技术文件归科技档案，也可原件均归入科技档案，项目初期审批的复印件归入文书档案并注明原件归属。

其次，收集对象不同，文书档案一般来说是管理人员，各部室的文书，容易采取行政手段干预收集。而科技档案面对的是技术人员，内容也是专业技术性强，技术人员的知识保护意识使得收集有难度，但同时其素质较高，讲规则，重成果，将其技术成果进行宣传，使其感受到档案带来了成就感，也就能理解归档制度，从而积极配合档案的收集。

2.2 规范整理单位

一是每件档案封面明确标识档案件号、归属、年代、页数等基本信息，使其区别于其他文件；二是做好借阅记录，及时跟踪档案去向；三是不断宣传新整理规则的意义，取得理解支持，加强档案意识，四是有具体的惩罚措施。同样这种方式也维护了档案的保密和安全，查阅人员只能看到所查阅内容，隔离了无关信息，限制了部分信息的扩散。

3 建立全宗卷，便于档案开发利用

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。包括档案收集，档案整理，档案鉴定，档案保管，档案统计，档案利用，档案管理新技术的应用。

建立全宗卷有助于在档案人员变动情况下，缩短熟悉档案的时间，提高工作效率。对提高档案管理水平具有重要的意义。

光电公司档案现状而言，急需建立全宗卷。60多年的档案，其内容、类别众多，但全宗卷是空白，企业历经改制转型，人员几经更替，要想全面了解公司发展历程，提取其中信息，只能靠通过老职工或是当事人的回忆提供线索，再查找相应的档案。这样明显阻碍了档案的挖掘利用。

1）根据企业情况，建立全宗卷：

首先，成立临时小组，确定领导者和成员。从几十年的案卷中汇总目录、中筛查鉴定信息，其工作量巨大。必须保证充分时间和精力，领导把关，保证质量。

二是，掌握标准，参照要求列出需准备的内容。

三是，按照以上内容分类组卷。每卷内容根据产生的时间先后顺序，参照档案整理规则，将每份材料按件装订，逐件编写页号，并在每件右上角加盖归档章，标明年代、件号和类别（全宗卷），编制卷内目录，填写备考表。

四是，编制全宗卷文件目录，单独立卷。

最后，卷盒面、脊要著明全宗号、全宗名称（单位全称）、类别和编制日期，按顺序编号。

全宗卷实际上是管理档案工作中形成的档案，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，需要不断积累和补充。把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷。

全宗卷是档案馆（室）档案管理工作中不可缺少的一种工具，它对提高档案馆（室）的管理水平具有重要的意义。

参考文献

[1]国家档案局，中华人民共和国档案行业标准DT/T42—2009，企业档案工作规范[S].北京：中国标准出版社，2010-01-01.

[2]刘玉红，企业档案管理的制度建设[J].黑龙江史志，2012（8）.