浅议档案数字化中如何处理档案著录问题

摘 要：近年来我国档案著录的信息化建设步伐不断加快，然而在发展中也日益凸显出一些问题，是需要及时加以解决的，才能更好推动档案数字化建设稳健发展。本文首先阐述档案数字化与著录的相关概念，其次深入分析当前档案数字化中档案著录中存在的问题，最后提出自己的建议，以期对相关工作者提供一定借鉴。

关键词：档案数字化；档案著录；问题；信息化

时代在不断发展，计算机信息技术已经融入到人们的生活、学习、工作等各个方面之中，也成为不可缺少的一部分。在2000年，国家档案局曾明确提出档案信息化建设的发展目标，而档案数字化工程便是重要的一环，在实施之后也取得了一定的成果，然而也凸显出一些问题，需要引起档案管理工作者的重视，并加以妥善解决，以便更好为档案管理工作而打下良好基础。

1 档案数字化与著录的相关概念

1.1 档案数字化

档案数字化主要是纸质文件、声像文件、已归档保存的电子档案为主要对象，组织成有一定结构的档案数字信息库就是档案数字化的成果[1]。档案数字信息库构建主要涉及到：档案信息的输入、组织、整理、存储、管理等环节[2]。其中档案的信息组织环节是数据库建设的核心部分，能否准确、高效的组织好信息，会对档案信息的利用产生极大影响，也是档案数字信息库建设的最终目标。信息组织工作主要有：信息的收集、描述与揭示、存储。档案的著录会涉及到著、录两个部分，著主要是标引，录则是抄录[3]。这两部分是信息检索的基础，因而需要规范而准确的完成。总之，档案著录是档案数字信息库构建过程中最为基础性的环节之一，档案著录质量的好坏会对档案信息的交换、资源共享、社会利用等方面产生不同程度的影响。

2 当前档案数字化中档案著录中存在的问题

2.1 档案著录过程难以保障档案的完整性及真实性

众所周知，依据档案的国际著录方式主要涉及到七大项目及二十六个基本元素，并对档案著录中每一个项目及细节进行详细的规定，以实现对档案的全宗著录要求[4]。在档案管理的著录工作中，需要将档案资料的背景、来源加以描述，确保档案信息内容的全面及提高档案使用效率。关于档案的鉴定、归档、销毁及档案管理系统等环节，也有针对性的著录，会详细著录其使用权限、复制、检索工具等，此外也明确了档案保存的标准。然而实际档案著录工作中，很难真正的与国际化标准接轨，难以实现全程著录，也导致档案的完整性、真实性有待进一步提高。

2.2 档案著录的适用范围较窄

当前我国档案著录规则主要涉及到内容、形式等部分，而关于档案的适用范围、相关背景却少有提及。国际档案的著录不仅需要将档案内容形势特点进行详细的说明，而且对档案的背景、来源、使用途径等概述出来，这样的著录方式有自己的独特优势，既可以在纸质档案中应用，也可以在档案数字化建设中得以应用。我国国内的档案管理方式对于用途方面存在不足，主要侧重于内容、形式上的著录，相较于国际档案著录有极大差距，也可以体现出我国档案著录适用范围较窄，势必影响社会发展的多样化需求。

2.3 档案著录难以满足层次著录

尊重全宗理论为基础并逐步进行多级著录这是国际化的档案著录原则，可以理解为从整体到部分，依据档案著录的相关性，条目连接性进行相关的著录。著录项目可以划分为很多个层级，比如：全宗、子全宗、案卷、文件、类别、子类别等。然而我国现在的目录规则主要是简单的规划出单个卷宗的著录项目、单份文件，很少提及全宗著录、类别著录，主要用文字、符号、信息源为主，也没有列出目标的组织方式，这些都势必使得我国的档案著录使用价值大打折扣，不能将卷宗及类别之间的层级关系很好的体现出来，仅能显示出文件和案卷之间的关系，与档案著录本身的原则有所背离。

2.4 档案著录的配套设备较为匮乏

我国的档案管理工作至今仍处于发展初级阶段，在档案著录工作中有很多环节都有所不足或者是空白部分。时代在发展，国家档案管理部门也在紧抓时代潮流，为了更好的健全档案著录工作，提升档案使用率，制定了相关的档案规定与标准，比如《档案著录国际标准》，在档案著录方面起到一定引导、规范的作用，对于检索的访问权限也做出详细的解释说明，帮助档案使用者可以更便捷、规范等使用档案检索工具等满足档案查询需求而打下基础。然而在档案著录实际中，仍难以实现全面、科学的配套标准。

3 档案数字化中档案著录完善的对策

3.1 深入研究、借鉴国际著录标准

国际档案著录标准已经得到长时间的发展，有些优势是需要我们不断加以学习和借鉴的。当前我国档案著录工作仍有很多的空白部分，需要工作人员，虚心的研究国际著录标准，主动学习国际档案规则，“取其精华弃其糟粕”，不断增强国内档案著录的综合水平。需要注意借鉴并不是简单的生搬硬套，而是需要以我国档案著录的具體情况灵活运用标准，因而进一步挖掘和深入研究国家档案著录标准，才能为推进我国档案著录数字化建设，实现档案资料的真实性而创造有利条件。

3.2 档案著录的标准加以修订与补充

时代在不断发展，档案著录的标准也会随着时代需求的变化，而发生改变，这就需要与时俱进与实际需求相结合，并灵活的进行修订及补充。档案著录进行调整与修改的过程中，不可死板的处理，一定实事求是的，按照实际情况去调整，以实现档案用户能够最终便捷实用档案资料。也可以在档案的背景、来源、内容等方面进行专门的描述，使得档案的作用一目了然，提升应用价值。尤其是全宗准则，一定保障档案著录的完整及真实性。

3.3 科学合理的安排档案著录工作量

在档案著录工作中，工作人员的文化素质高低也会影响到档案著录工作效率及质量，科学合理的安排著录工作量，才能有利于档案著录工作的顺利开展。如果档案著录工作量较大，会令工作人员疲惫不堪，脾气暴躁，甚至为了应付差事而粗心大意的著录，难以确保档案著录的准确性。档案著录工作是需要有耐心、认真负责的态度才能做好的工作，应付差事的著录工作，不仅出现错误多，需要返工花费更多的时间，因而只有细致耐心的反复校对检查，踏实的著录才能更好地完成著录任务。此外，对案卷分层次著录也十分重要，依据档案价值分门别类的进行案卷级别著录，涉及到多次著录的内容可以组合级著录，重要的文件进行文件级著录，提升工作效率也节省人力物力。

3.4 不断健全档案著录配套标准

档案著录工作是档案管理中的基础性工作，管理人员应该不断的提高自身技能的学习，紧追时代的步伐，对国际档案著录标准进行深入的研究并结合我国档案著录的实际需求，而补充相应的科学合理的标准，形成一套适合我国档案著录的配套标准。只有严格按照相应的著录规则及标准，才能有效进行档案资源的开发和利用，此外加强目录质量的检查也不容小觑，发现问题不拖延，及时解决改正，才能确保档案资料的准确性。

参考文献

[1]林曲虹.档案数字化中如何处理档案著录问题[J].城建档案，2017（10）：23-24.

[2]林雁友.档案数字化中如何处理档案著录问题[J].才智，2015（35）：292.

[3]成红霞.我国档案数字化中的档案著录问题研究[J].黑龙江科技信息，2014（30）：170.

[4]徐俊敏.我国档案数字化中档案著录问题探析[J].兰台世界，2014（05）：1+4.

作者简介

温明媚（1981-），广东省深圳市盐田区人力资源局，档案管理员。