基于档案信息化建设与档案管理分析

袁帅

摘 要：在现今时代发展的情况下，档案信息化建设与档案管理都有重要的意义，这种发展不仅能够顺应时代发展的要求，还能提高管理服务的质量和效率。本文将先阐明档案信息化建设和档案管理的意义，再指出档案信息化建设和档案管理存在的问题，最后找出档案信息化建设和档案管理效率的对策。

关键词：档案信息化建设；档案管理；分析

随着经济和科技的发展，档案信息化建设和档案管理发挥着越来越重要的作用，而计算机和信息技术的出现不仅可以推动档案信息化建设，还能提高档案管理工作的水平和工作效率，但因为现在档案信息化建设和档案管理依旧存在不足，这就需要管理人员从思想、素质、管理标准、监督多方面进行改善，确保档案信息化和档案管理的效率和安全建设。

1 档案信息化建设和档案管理的意义

1.1 顺应时代的发展

在信息技术高速发展的情况下，原来的档案管理可能存在一些问题，这不符合现代的发展，而管理人员根据现在的情况对档案管理进行调整，这符合当前社会对档案信息化建设的要求，也能通过对传统档案管理方式的变革来推动档案信息化建设进程，更好的满足档案管理的工作要求。

1.2 有利于提高服务水平

将计算机和信息技术融入档案管理，可以让管理人员快速找到需要查询的资料，还可以根据不同访问者的需要进行个性化定制，以满足他们的需要，而这个过程会让访问者觉得档案管理比较完善，也让他们愿意参与到其中，让他们获得良好的体验，这也是提高管理服务水平最真实的写照[1]。

1.3 有利于提高管理效率

在信息技术的支持下，管理人员会改变管理方式进行档案管理，具体的表现是能根据用户提供的信息，快速且完整的汇总档案信息，使整个过程不再繁琐，而且管理人员也能快速的将档案进行修改、调出，避免了一些不必要的麻烦，最大程度上提高管理人员的效率，加快档案信息化建设进程。

2 档案信息化建設和档案管理存在的问题

2.1 管理人员的思想不到位

受到传统档案管理方式的影响，一些管理人员在进行信息汇总的时候，仍然采取人工采集资料、编号、整理和归档的步骤。这种做法完全忽视了信息技术的作用，不仅没建立档案信息数据库，在更新和调档的时候也会存在步骤繁琐等问题，如果长期使用这种管理方法，可能会打击管理人员的工作积极性，降低管理的工作效率，还不利于对档案的资料进行查询和归纳，不仅对档案信息化建设有负面影响，而且还对档案管理水平的提升不利。

2.2 管理资金投入不足

将计算机和信息技术引入档案管理，自然就需要相关设备、信息库建立、管理人员调配等多方面的资金投入[2]。但由于很多公司对档案信息化建设不够重视，投入的资金相对较少，有的为了图方便，甚至会调动大量人力管理，劳民伤财，得不偿失，有的即使引入了信息化设备，但是没有足够的资金进行维护，导致设备老旧、信息库数据不全，也不利于信息化建设的发展。

2.3 管理人员素质偏低

在进行信息化管理人员队伍组建的时候，对管理人员的素质要求并不高，这就导致很多管理人员的思想较为落后，他们在进行管理工作的时候没有或者小部分的引入信息技术，这都是因为他们不了解信息技术，也没有严格遵守管理规章制度，还有的甚至没有很强的责任心和奉献精神，这就导致档案管理的效率低下，也不利于他们档案管理水平的提高。

3 档案信息化建设和档案管理效率的对策

3.1 提高管理人员的思想意识

在进行信息化管理建设的时候，需要提高管理人员的思想认识，让他们明确档案信息化建设的要求，知道自身需要达到的目标，还要将信息技术运用到管理之中，从而推进档案信息化管理建设进程。还可以适当的做好宣传工作，让管理人员明确认识到当前的形势，从自身做起，营造一个良好的工作氛围，并且让管理人员制订切实可行的工作计划，有条理的对管理工作进行改革，从而提高档案管理的效率。

3.2 加大管理资金投入

档案管理公司可以向上级申请更多的资金用于计算机置办、数据库建立和管理人员的调度费用，用更加充足的资金支持信息化建设的进程。除此之外，要定期投入维护管理设备的费用，还需要根据实际的档案管理需求，置办扫描仪、网络安全设备、服务器和数据库等设备，并保证有足够的维护费用，最大程度上的对档案信息化建设予以资金的支持，这样有利于加快档案信息化的建设进程，提高档案管理的效率。

3.3 提高管理人员素质

提高管理人员的素质是进行档案信息化建设的要求之一，而要实现这个要求，就需要定期对管理人员进行素质培训，让他们意识到信息技术对档案管理的重要性，并且让他们保持谦虚的态度，不断学习和完善信息管理工作[3]。另外，在条件允许的情况下，还可以引入基础扎实、业务能力强的管理人员，实行以一带多的方法，让管理人员的整体素质获得提升，或是进行管理技术新方法的培训，提高管理人员的信息化管理技术的应用，从而从根本加强管理人员的管理水平。

3.4 完善档案管理规范

没有规矩不成方圆，在进行档案管理的时候亦是如此，除了要将信息技术引入档案管理，对档案的内容和格式进行更新，实现档案的数字化管理和更新模式，更需要对管理模式进行规范。建立专门的信息管理数据库，将更新的档案全部存入数据库之中，让管理人员或有权限的领导能够实时查看，并且及时指出档案管理可能存在的问题，为高效进行档案信息化管理打下良好的基础，同时也有利于促进整个档案管理信息化建设的效率。

3.5 提高档案管理监督力度

档案是一个保密度较高的信息，这就需要管理人员做好信息防范监控措施，保证电子文件的安全、完整和真实，数据库是一个庞大的网络资源，管理人员在进行管理的时候除了要定期进行病毒查杀，还需要定期更改访问密码，时刻注意访问数据库的权限设置，确保档案信息和网络传输的安全，避免发生档案信息泄露或者数据库遭受病毒攻击等问题，确保档案信息化建设朝着又好又快的方向发展。

4 结束语

综上所述，在信息技术和网络的出现和发展的情况下，档案信息化建设的优势越来越明显，这就需要管理人员转变传统的管理意识，提高自身的管理素质，相关部门做好资金投入、建立健全管理规范制度、做好档案信息的管理监督，及时发现并解决可能存在的问题，从而促进整个档案信息化建设的进程，能够更好地为人们提供信息化服务。

参考文献

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017（16）：181-181.

[2]傅晓玮.试论档案信息化建设与工程档案管理[J].低碳世界，2017（11）：270-270.

[3]刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理，2018（1）：197-197.