新技术在信息化档案管理中应用

王婧

摘 要：档案的收集整理非常繁琐。当今社会，新信息技术推动着社会进行迅速发展，由此可见新信息技术具有极大的发展优势。它已经应用于许多环节，如果想要把档案管理当成部门管理中的重要组成，利用新信息技术强化档案的管理。借助信息技术的帮助，档案的收集和整理可以带来很大的生命力。档案馆在社会信息资源系统中占有极其重要的地位，因此他们可以在信息时代发挥巨大作用。档案工作通过计算机来实现。古老陈旧的档案的管理方式例如档案的收集、整理、存储和利用方式，非常难以适应社会迅速发展的节奏和高效率的利用要求，也很难保障档案信息资源长久保存的有效发展。所以，新技术在档案管理中有着至关重要的作用。

关键词：新技术；信息化档案管理；应用分析

档案的收集整理工作已经渗透于各个行业。在档案管理和检索的过程中，档案管理部门会占用大量的空间，造成档案管理的不便。在收集和排序文件的过程中，应用了新技术。可以解决文件管理中的问题，促进文件管理的开发过程，提高文件信息的管理效率。新技术应用于档案促进了档案管理的深刻改变，新技术应用档案管理服务已经成为社会发展的主流方法。将现代通信技术和计算机技术应用于档案管理，实现档案的保存、管理和利用，我们将之称为档案管理信息技术。

1 档案收集整理信息化的优势

1.1 提高了档案收集整理的工作效率

在信息技术出现之前，传统的档案收集整理模式繁琐、易出错，尤其不方便。手工方法耗费大量的人力，花费较多的金钱，往往得不到较好的效果，极大地影响了工作效率。通过使用大型计算机，档案可以直接在网络上进行分类。在信息技术的帮助下，档案的收集、整理、处理、分类、细化、分析和整理信息的过程，减少了纸张的使用，减少了数据丢失的可能性，使检索和分析更加方便快捷。数字化管理和现代化设备使通信畅通。只需要一个小的U盘，就可以轻松地取走大量的数据，方便快捷。

1.2 文件的保存更安全

档案应该体现其最大的价值。质量起着关键作用，这可以通过使用信息技术来实现。在当今信息化迅速普及的时代背景下，信息资源共享已成为企业发展的重要组成部分。对社会的发展起着十分重要的作用。加强信息化档案管理，实现信息资源的共享。应成为档案信息化最重要作用。首先，统一印制的档案书法清晰整齐，便于借阅。其次，在档案管理中，利用计算机技术对档案卷进行打印，不仅充分体现了办公自动化，而且实现了无纸化办公。纸张上没有字迹，这给整个文件增添了色彩。

1.3 提高档案利用率及效果

我们利用网络平台进行宣传。该平台能够接收档案宣传信息，节省了时间和精力，提高了工作效率。档案信息管理技术应用后，容易打破档案管理工作的局限性。运用了较为完善的档案管理方法。相关人员可以仔细处理、识别、筛选和筛选档案信息。在信息技术的应用中，我们可以找到一种更有效的工作方式，减少数据丢失的可能性，对数据信息进行综合管理，使文件管理可持续。

2 新技术在档案化信息管理中的应用

2.1 收集整理和归纳分类

收集整理是计算机信息技术档案管理的基础。在这个过程中，档案管理人员需要具有较高的知识水平和先进的技术，动手动脑，勤奋脚踏实地，平时深入信息的及时获取收集和整理，这是一项非常重要的工作。只有掌握数据并准确输入计算机，才能发挥计算机应用的作用。否则，档案管理的计算机化是一个空谈。归纳分类是新技术档案管理的关键。计算机档案管理人员在收集档案数据的过程中，有时收集的数据不完整，这就要求档案管理人员对收集的数据进行仔细筛选、分类、处理和组织，这是实施计算机档案管理的基础。是实现电子计算机档案管理的最重要的一步。

2.2 查询和提取

这是计算机信息技术档案管理的终极目的。之前工作者做了大量的工作，对信息的收集、整理、归纳和分类。它的终极目标是将收集到的数据和信息输入计算机，方便以后的查询和提取。只有当这些数据存储在计算机中时，计算机才能在文件管理中发挥更好的作用。利用计算机存取大量文件，可以方便快捷地检查情况，从而保证工作安全、高效、顺利进行。运用新技术，准确接收，定期组织数据，方便、快捷、高效地检索数据，是我们建设部门的良好后勤和助手。

2.3 RFID在档案管理中的应用

在传统的档案管理中，需要对档案进行分类整理，然后手工编制相关信息，最后手工复制目录，这样既要耗费大量人力，又耗费时间。射频识别（RFID）是一种自动识别技术，出现在20世纪90年代。它集编码、载体、识别和通信技术于一体。其主要原则是通过无线电波读取，写入和识别标记媒体。RFID技术的使用可以实现非接触式数据采集，有利于随时查找文件名，也有利于动态实时管理。对于非常重要的文件，EAS标签的防盗功能也可以与通道天线配合使用。当文件被非法采取时，它会自动报警，以防止丢失文件。

3 新技术在档案信息化管理工作存在的问题

人事档案信息管理设备不完善。例如，在人事信息文件的管理中，需要一些必要的硬件设施。只有拥有一套完备的基础设备才能够保证人事信息的传递和贡献。通过调查研究发现，我国大部分部门的人事信息档案管理硬件设施不完善。因此，它影响着企业人事管理的质量，在一定程度上严重制约了企业的良性发展。因此，人事信息档案管理人员素质普遍较低，难以胜任档案管理。在文件管理过程中，员工仍然是文件管理的主体。但是，人事档案管理还存在很多问题，甚至一些管理人员会恶意操作，严重影响人事档案管理的质量。

4 解决措施

4.1 完善管理的基础设施

改进新技术的信息管理基础设施是文件管理的重要前提，也是信息共享的重要基础。因此，在企业人事档案管理过程中，管理者必须尽快认识到档案管理的重要性。加大财力的投入，购买先进的人事档案管理设备，创新管理技术，强化管理基础设施。在信息时代，文件管理包括纸质材料和电子文档的管理。在管理当中，应该制定严格的管理制度。管理范围扩展到全国，实现信息的共享。

4.2 加大相关档案管理工作人员的培训

文件管理人员素质的提高将直接影响文件管理的质量。加强档案管理人员的实际操作和有效沟通，要想培养一批高素质的档案管理人员，就必须加强档案管理人员的继续教育，使他们掌握新的知识和技能，以适应时代的需要。首先，档案管理员必须要熟悉信息模型中各种各样软件的使用。其次，档案管理人员必须增强创新意识和创新方法，这样信息技术才能够把高校档案的收集整理工作引向一个新的高度。最后，要不断的进行宣传，鼓励他们培养职业道德，促使他们遵守职业道德。公平正义，实事求是，高度警惕。

5 总结

为了满足信息时代的要求，档案管理的多样性，便利性和广泛的服务要求越来越高，这对文件管理模式提出了巨大的挑战。无论是存檔存储介质的进步还是存档管理概念和方法的飞跃，它都决定了现代档案管理向信息化和自动化的方向。因此，在档案管理的硬件配置、软件升级和人才培养方面，各单位需要加快改革步伐，完善制度，提高管理人员的素质，使每一个真实完整的档案都能为我们的社会进步提供重要帮助。

参考文献

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