加强政府机关档案管理的策略

吴欣茵

摘 要：档案管理是政府机关日常工作之一，其工作内容涉及社会公共事务管理的方方面面的内容，其工作水平的高低与社会信息的流通以及经济的发展息息相关。但是就目前我国政府机关的档案管理而言，由于重视程度和人才支持不够，很多工作的开展都已经显著落后于科技进步的步伐以及政务信息公开的需求，为此，笔者在对政府机关档案管理内容和意义进行论述的基础上，对目前我国政府机关档案管理水平不高的原因进行了分析，并针对问题从队伍建设、科技水平提升以及档案管理、档案利用等角度进行了对策研究。希望本文的论述能够为我国政府机关档案管理，特别是基层政府机关的档案管理提供合理化建议，从而促进我国政府机关档案管理工作水平的不断提升。

关键词：政府机关；档案管理；问题；对策

近年来，随着信息技术和互联网技术的进步，我国的政府工作效能不断提升，得到了社会的广泛好评。面对社会信息的快速流动，政务信息作为涉及国计民生、各行各业发展的权威性内容，其信息的开放、共享程度对于社会经济、文化的发展有着重要的影响，但是作为政务信息公开的基础数据以及政府公共事务管理的一个重要方面，机关档案管理工作的受重视程度和管理水平提升速度却明显滞后于政府的其他服务工作，成为政府工作中的“短板”。为此，只有透彻研究当前政府机关档案管理工作中的不足，并通过完善的工作激励机制，不断创新工作手段，改良工作作风，才能逐步实现政府机關档案管理的科学化，才能发挥出政府机关档案应有的社会服务价值。

1 政府机关档案管理的内涵分析

1.1 政府机关档案管理的内容

政府机关档案，是将各级人民政府及其职能部门在依法行使行政管理权力、履行公共服务义务的过程当中积累的信息进行采集、整理、保存和利用的全过程，它是以政府为组织者，广泛向社会收集的各类信息，具有资源丰富、品质优良、采集垄断和传递可控等特征[1]。政府机关档案跟随政府工作变化而不断变化，是对政府工作对象变化过程的完整记录，因此能够有效反映出政府职能活动以及机关的真实历史面貌。

1.2 政府机关档案管理的意义

作为政府信息的有效管理过程，政府机关的档案管理，可以有效对政府执政过程中的各项数据进行记录，并对各种文件进行有效的分类，一方面可以为相关部门的资料查找提供相当大的便利，方便政府在吸收前人经验、借鉴前人教训的基础上不断改革创新，促进政府执政水平的提升；另一方面，在政务信息公开力度不断加强的今天，政府机关档案的合理、科学利用，能够最大程度的消除政府信息与公众获取的政府信息之间的不均等现象，从而促进法治社会的建立，使民众的知情权、监督权得以实现，使政府的执政水平和执政能力有所提升。此外，政府机关档案中包含了社会生活和发展中的各种经济信息、政治信息、文化信息等等，具有真实性、指导性、权威性和全面性，它不只是政府活动的重要资源，更是社会的宝贵财富，对这些信息进行有效的利用，能够为社会上广泛的个体和组织发展提供明确的发现和有效的规划、指导，可以促进社会信息的有效流动与衔接，对于活跃社会经济、文化生活有着重大的意义[2]。

2 目前我国政府机关档案管理工作水平不高的原因分析

2.1 政府对于档案管理工作的重视程度不足，导致工作方法和人员配备严重不足

在传统理念的影响之下，体制内的很多干部和工作人员对于“信息即资源”这一概念的认识和理解程度远远不足，更没有认识到政府机关档案中蕴含的巨大价值，因此只将档案管理看作是内部资料的留存，导致多年来我国政府机关档案管理的工作方式缺乏创新，人员配备上也严重不足。目前，我国政府机关的档案管理工作大多数是由非专业出身的工作人员或者年龄较大、即将退休的工作人员来完成，档案管理工作的现代化进程开展的一直较为散漫，现代化程度不高，再加上缺乏针对档案管理工作的监督机制和管理制度，更是使得政府机关档案管理水平严重落后于政府其他的管理工作水平。

2.2 档案管理工作全过程中的各种疏漏，导致机关档案的价值不能完全实现

政府机关档案涉及面广、资源较为分散，要想实现其应有的社会价值，就必须保证信息的整合度和针对性。但是在传统的档案管理工作当中，由于政府部门之间工作的连续性不强，导致档案管理中出现了较为严重的“信息孤岛”问题；再加上技术方面的限制，更是使我国政府机关档案的信息化水平、电子化水平不高，影响了档案利用价值的发挥，这也直接导致了目前我国政务信息公开工作的效率不高、公开范围不足、公开信息的价值不高、公信力缺失等问题。

3 加强政府机关档案管理工作水平的策略

3.1 完善管理机制，加强队伍建设

在新的时代发展形势之下，我国政府部门要想切实提高档案的管理水平，提升档案的价值发挥能力，就必须首先从思想理念上入手，切实做好管理机制的创新和工作人员的培训工作。一方面，要优化政府档案管理部门的工作机制，建立有效的工作责任制和绩效激励制度，加强日常工作中的检查和监督，从而使档案管理工作同其他政府服务工作一样，在监督和激励的双重作用下良好运行；另外一方面，要不断充实政府机关档案管理工作人员队伍，既要在系统内部做好相关责任人的培训工作，使其认识到技术进步、效率提升对于档案管理工作的意义以及档案管理工作水平的提升对于社会发展产生的深远影响；又要不断引进和培养人才，加强档案管理专业知识、计算机知识和技术、大数据时代信息资源的挖掘和普及知识的培训工作，使广大政府机关档案管理人员的专业技能得到明显的提升、工作的积极、主动性明显提高。

3.2 不断更新软硬件设备，加快档案管理的信息化、电子化进程

政府部门应该重视对于机关档案管理工作的投入，在资金上大力支持档案管理软硬件设施的更新工作，尽快实现办公系统的自动化及全覆盖；要加强政府机关档案管理部门与政府其他职能部门的办公系统对接，使内部文件的传输更加快捷、便利，从而有效避免资料收集过程中的遗失、效率低下、信息孤岛等问题，实现政府各部门之间的信息共享。

3.3 调整工作思路，重视做好档案的收集和整理工作

信息、文件收集和入档工作水平的高低，对于政府机关档案的价值挖掘有着重要的影响，为此，政府档案管理部门一定要不断调整思路，特别重视做好档案的收集和整理工作。一方面，应该在档案收集范围上下功夫，在收集档案过程当中，不只要考虑相关资料对于政府的价值，还要考虑档案资料对于社会生产和民众生活需求的重要价值，从而不断充实政府机关档案资料，为档案价值的发挥提供信息保障；另一方面，要重视做好档案的整理工作，要利用信息化、数字化手段对机关档案进行科学的分类，对档案的保密等级进行合理的划定，从而保障后续档案利用过程中的针对性和公开性。

3.4 增强档案利用的主动性，为政府政务信息公开做好保障

政府机关档案管理部门应该不断完善档案利用手段，加强政府部门之间跨部门、跨地区、跨领域的资源共享和互联互动，以此提高政府档案管理的整体效能；要不断完善政府档案公开手段，建立特定的公开途径，比如，建立信息资源采集、存储、共享、开放与一体化的大数据平台，积极推行云服务模式，保证档案查阅、使用的便捷性、及时性和亲民性[3]。

4 结语

政府机关档案的涉及面广、价值潜力大，只有认清当前管理工作中的不足，积极探究改善政府机关档案管理工作的策略和方法，才能保证档案制度的健全化、档案管理的科学化和档案利用的社会化、透明化，从而有效提升政府机关档案的管理和服务水平。

参考文献

[1]吴庆皊.社会信息化背景下完善机关档案管理的策略[J].兰台世界，2015，（35）：67-68.

[2]农桂山.政府机关档案室信息保密与公开的实施策略[J].兰台世界，2018，（6）：65-67.

[3]孙丽.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].人力资源管理，2018，（1）：213-214.