刍议事业单位文书档案的规范化管理

张利萍

摘 要：在现代社会管理体系中，事业单位占据着重要地位，发挥着社会管理与社会服务的重要职责。文书档案是事业单位的重要记录形式，应该进行科学的保管和存档，以便日后查阅。因此在这样的实际情况下，深入分析事业单位文书档案管理的有效策略，对于促进事业单位管理水平提升，具有十分积极的理论和现实意义。在实践中，事业单位文书档案管理仍存在诸多问题，有待进一步优化提升，满足现代事业单位档案管理需求，提升综合服务管理效能。

关键词：事业单位；文书；档案；规范化管理

很多事业单位管理人员认为，档案管理并非事业单位的核心业务，在工作开展上没有多大难度，其实不然，文书档案管理是事业单位的一项重点工作，良好的文书档案管理工作也是事业单位整体管理水平的直接体现。但是一直以来，事业单位对于文书档案管理工作的重视程度明显不够，从而导致文书档案管理模式传统，管理观念落后，无法适应当前时代发展对于档案管理工作的总体要求，有待进一步创新提升[1]。随着现代信息技术的发展，对于事业单位文书档案管理也提出了新的要求和挑战，作为事业单位档案管理人员，要认清发展形势，探索管理新路径。

1 事业单位文书档案管理过程中存在的突出问题

一直以来，事业单位的工作重点都在业务之上，而对于其他方面的工作关注程度明显不够，其中表现最为明显的就是文书档案管理方面。由于对文书档案管理工作缺乏足够的认识，从而导致在实际的工作过程中出现较多的问题，这些问题也是制约事业单位文书档案管理水平提升的主要障碍。总体来看，这些问题主要表现在以下几个方面：

1.1 事业单位文书档案管理不够规范

对于事业单位来说，在文书档案管理过程中，由于文书档案管理具有一定的特殊性，需要在管理过程中将纸质版的文字资料目录录入电脑，生成电子版的数据形式，然后便于存储和管理，这是文书档案管理信息化工作开展中最为基础性的工作。同时这种信息化管理形式与传统的管理方式相比，在查找和共享方面有着得天独厚的优势。但是随着大数据技术的不断发展，这种电子数据的存储形式就会产生一定的风险，受到来自于网络的威胁。也就是说，在大数据共享平台的操作过程中，很难避免不出现操作漏洞，一旦文书档案管理的计算机出现问题，就会很容易受到外来的攻击，导致存储数据的丢失[2]。因为档案记录的都是一些具有重要信息价值的资料，一旦发生泄露，将造成巨大的损失，给档案管理工作造成严重的损害，影响文书档案的信息安全。

1.2 对于事业单位文书档案管理不够重视

在工作实践中，除了专门管理档案的部门之外，档案管理在其他单位并不是主要的工作，只是基础性工作之一，一般单位的领导者都将主要的管理精力集中在主要业务之上，对于档案管理工作的重视程度明显不够，事业单位同样也不例外。事业单位在档案管理过程中并未意识到文书档案管理工作的重要意义，仍然按照传统的管理观念和管理模式开展工作，在文书档案管理过程中，也不进行相应的资金投入，从而导致在实际的档案管理过程中基础设施不够完善。信息化管理是当前时代的发展趋势，而对于档案规范化管理工作来说，基础设施占有很重要的部分，基础设施建设跟不上，信息化管理的水平就很难有效提升，这就会给文书档案管理带来一定的安全风险，不利于文书档案管理工作的有序开展[3]。

2 加强事业单位文书档案管理的有效策略

作为事业单位档案管理工作人员，要不断革新观念，从自身工作优化角度出发，主动适应外部环境变化，实现工作效能的提升。在经济发展新常态的背景下，传统的事业单位档案模式暴露出诸多问题，不能停留在问题表面，要深度分析产生这些问题的主要原因，并且提出有针对性的解决策略，提升事业单位综合发展水平。在实践中，既需要构建有效的制度体系，同时也要打造现代人才队伍，提升档案综合水平，同时要充分借鉴现代新进的运作模式，进而适应不断变幻的发展形势，在现代竞争中立于不败之地，实现创新发展目标，推动传统工作不断提档升级，引领现代档案工作不断向前发展。

2.1 提高对文书档案管理的重视程度，优化规范化系统管理

对于文书档案管理来说，造成管理质量较低的一个主要原因就是对于文书档案管理工作的重视程度不够。为了从根本上解决这一问题，有效防范档案规范化管理过程中的安全风险，事业单位应该对文书档案管理工作给予足够重视。也就是说，应该在认识到文书档案管理工作重要性的基础上，积极创新文书档案管理模式，运用数据技术，提升文书档案规范化管理的整体质量。同时，加大文书档案管理方面的资金投入力度，完善基础工作设施，配备具备先进管理系统的规范化管理设备，简化文书档案规范化管理工作流程。根据事业单位文书档案管理的实际特点，完善相关的网络系统建设，解决文书档案规范化管理过程中基础设施不健全的问题，促进文书档案规范化管理质量不断提升，有效提升文书档案管理质量，为事业单位文书档案管理工作的有序开展提供良好的基础条件[4]。

2.2 优化管理流程，建立科学完善的文书档案管理工作标准

文书档案管理是一项十分系统和复杂的工作，要想有效提升管理的整体质量，每一个工作环节和工作流程都不能马虎，尤其在规范化背景下，文书档案的管理流程尤其重要。在之前的文书档案管理实践中，工作流程都不是十分标准，工作人员也不按照标准的工作步骤开展工作，造成了一定的文书档案管理问题。为了有效避免文书档案管理过程中出现这一问题，事业单位应该积极制定和完善文书档案管理制度，制定严格的工作标准和工作流程。可以根据本单位工作实际，结合文书档案管理的基本特点，制定符合发展特征的文书档案管理工作标准，并在内部进行宣传和普及，要求工作人员严格按照指定的工作标准和工作流程执行。对于其中发现的问题，要及时进行整改，避免问题扩大带来的不利影响。

2.3 提升工作人员专业素质

除了对于文书档案管理工作的重视程度不够之外，从事文书档案管理工作的人员专业素质偏低也是造成事业单位文书档案管理质量不高的主要原因。因此，事业单位应该在提高文书档案管理工作人员专业素质方面多下功夫，积极采取各种行之有效的措施，提升文书档案管理人员综合素质。事业单位应该积极更新管理观念，对于文书档案管理工作配备专门的工作人员，在单位中选择具备文书档案管理专业知识的人员，并且积极组织档案工作人员培训，从外界聘请文书档案管理领域的专家学者，针对当前时代背景下的文书档案管理问题开展培训，提升工作人员的专业素养。有条件的事业单位还可以在社会上招聘具备较高文书档案管理专业素质的人才，提升工作人员的整体素质，这样才能有效避免文书档案管理过程中的突出问题[5]。

3 結语

综上所述，文书档案管理是事业单位的一项重点工作，应该给予足够重视。在工作实践中，事业单位应该积极采取有效措施，优化档案管理流程，建立科学完善的文书档案管理工作标准，促进文书档案管理水平不断提升。

参考文献

[1]肖璟.事业单位文书档案的规范化管理研究[J].教育教学论坛，2018（29）：16-17.

[2]薛春子.推进事业单位文书档案规范化管理的策略探讨[J].才智，2018（25）：202.

[3]张晓敏.解析事业单位文书档案的规范化管理措施[J].青春岁月，2018（23）：479.

[4]张玉梅.事业单位文书档案的规范化管理探究[J].办公室业务，2018（4）：110.

[5]吴仲熙.事业单位文书档案的规范化管理[J].科教导刊-电子版（下旬），2018（1）：216.