中学档案管理的数字化发展路径略谈

吴锦满

摘 要：本文对中学档案管理数字化发展情况进行简要阐述，说明档案管理数字化发展中存在的不足，从问题解决的角度出发，对中学档案管理数字化发展路径提出一些见解。

关键词：中学；档案管理；数字化发展

中学档案管理是对中学学校发展过程中产生的所有信息资料的收集、存储、流传和应用的工作。中学学校发展过程中产生的资料十分庞杂，仅仅学生的学籍档案和教师的人事档案，就使得档案管理的难度提升，加之学校项目建设和教育资料，使得中学档案管理工作愈加繁琐。在信息时代，互联网技术的应用帮助中学档案管理解决了大部分的工作难题，但是在数字化发展过程中仍存在着一些问题，理清问题并明确中学档案管理数字化发展路径，是促进中学档案管理工作发展的唯一途径，值得我们进行深入的思考探索。

1 中学档案管理数字化发展情况

数字化档案管理指的是利用互联网和信息技术进行档案管理工作，在中学学校中，档案管理数字化已经基本实现，师生档案以及学校发展档案均有电子版，大多数学校也与社会资源保障局、教育局建立档案信息联网。但是，中学档案数字化发展仍在不断摸索的过程当中，其中还存在一些问题。

2 中学档案管理数字化过程中存在的问题

2.1 档案管理工作人员能力不足导致数字化管理发展慢

中学档案管理数字化发展的前提是档案管理工作人员熟悉数字化管理工作，以数字化思维、互联网思维为核心开展工作，为中学师生提供档案相关服务。但是实际上，很多学校档案管理工作人员存在着能力方面的不足，例如，对档案管理系统接受速度慢、不能主動应对管理系统中出现的问题，甚至有些工作人员对数字化管理存在抗拒态度，这些都导致档案管理数字化发展缓慢的问题。

2.2 档案管理投入不足导致数字化管理作用发挥不良

中学档案管理数字化的发展程度，决定了档案资料的利用度，而数字化发展速度的指标包括硬件设施的增添、软件设施的更新以及工作方法更新等多个方面。目前，很多学校做到了档案管理数字化，但仅限于购入计算机，将原有的纸质档案转化成信息档案，在现有的档案管理平台中录入档案信息，甚至有些学校对这部分信息录入的还不完全。很多学校无法为教师提供主动录入信息的档案管理服务，大部分教师人事信息仍需要经过档案管理工作人员一一核对录入；并且，教师要调取个人档案，其手续非常繁琐，除了社会保障档案和个人工作档案之外，教师能够调取的个人档案是有限的，有些档案的调取步骤复杂，降低档案应用的时效性。这意味着，中学档案数字化管理并没有完全展示出其优越性。

2.3 档案管理规划不足导致数字化发展存在短板

中学档案数字化管理既要遵循档案建设规律，也要符合中学教学管理实际需要，构建完善的制度管理体系是中学档案管理的重要保障。但是，从目前中学档案管理现状来看，一些教育主管部门并未将中学阶段的数字化管理纳入教育管理整体规划，学校自身也缺少完善的、可操作性强的数字化档案管理制度体系，档案管理的制度化、规范化水平依然较低。这就导致了档案管理数字化存在很多短板问题，例如，有些学校档案没有统一格式，同类档案提交之后不能马上进入档案库，需要二次修改，反而增加了工作量。由此可见，由于规划不足，不完善，中学档案管理的数字化发展受到阻碍。

3 中学档案管理的数字化发展路径

3.1 提升档案管理工作者的职业能力

计算机中数据处理、图像传输、文献资料加工、档案检索、借阅、归还等几乎涉及档案的所有业务都有着较为成熟的技术，并逐步实现了中学档的网络化、数字化管理，这就要求广大档案从业人员加强数字信息技术的学习和应用，开发电子档案信息资源。中学档案管理工作人员的信息技术水平有限，由于职业能力不足造成的数字化发展缓慢的问题，仍应从提高工作人员职业能力角度进行整改，这是中学档案管理数字化发展的主要路径，提升档案管理工作者的职业能力，应从以下两个方面进行：首先，对数字化档案管理发展所需要的工作者职业能力进行评定和评价，对照学校档案管理工作者的表现，划分职业能力等级，发展职业能力限制问题，进行专项培训；第二，面向社会招聘适合中学档案管理数字化发展需要的人才，作为一线工作者，直接对档案管理工作注入新鲜血液。

3.2 加大对数字化档案管理的资源投入

中学档案数字化的服务对象主要为社会、教育主管部门、教职工、学校、学生与家长等五个方面，为他们提供档案目录检索、资料查找、借阅、归还、资源、复制、编研等档案服务工作，师生和学校管理做好服务。因此，利用档案数字化查询速度快、自动化程度高等强大技术优势，为社会各界做好服务工作是档案管理数字化发展的目的。这不仅需要档案管理工作者的工作能力作为基础，还需要大量的硬件和软件投入，以及数字化档案利用相关的资源投入，只有这样，中学档案才能真正发挥出价值。中学加大对数字化档案管理的资源投入，主要包括以下三个方面；第一，加大硬件投入，淘汰老旧的计算机、淘汰可能造成工作误差、网络传播风险的其他硬件设施，更换适合档案数字化管理工作的硬件设备；第二，加大软件投入，积极购入适合中学学校的档案管理系统，有条件的学校，应建立相应的档案信息网站，实现档案信息资源共享；第三，加大社会资源投入，聘任档案管理技术指导员，针对目前的数字化档案管理工作进行全面分析，寻找提高档案利用率、扩大档案服务范围的有效措施。

3.3 完善档案管理制度确保数字化进程顺利

中学的档案管理中实施数字化管理的重点内容是对文件实行档案化建设，这是后续的档案管理、档案调取以及档案服务的关键，但是档案化建设涉及到档案资料的收集形式和对档案存储、调用的规则，即要求全校师生提交档案时按照固定的程序进行，调取和使用档案时根据制度规定进行，以保证档案管理的保密性和科学性，这是确保档案管理数字化进程顺利的基础。因此，中学学校应重视完善档案管理制度，通过把电子文件纳入档案管理中，将档案管理制度进行完善。首先，建立各类档案标准格式以及填写说明和提交程序，报送学校各部门以及各班级；其次，建立核对制度，对纸质的档案所相应的电子文件要及时地进行内容核对，包括核对项目、核对标准以及核对责任分配等；第三，对档案转移过程进行规范，包括对文件移交情况进行标注，从而对文件的收集及移交进行情况表明；第四，对于电子文件的档案化有统一的要求，按照要求进行档案保存。对档案应用范围进行书面明确规定并强调责权归属。

4 结论

综上所述，中学档案管理已经进入数字化阶段，中学学校对档案管理工作进行硬件投资，但是与数字化档案发展要求相比，资源投入明显不足，尤其是档案管理工作人员职业素质不够，导致数字化进程缓慢，另外，档案管理数字化管理制度有缺失，也导致一些短板。基于此，中学档案管理数字化发展路径包括以下三个方面，第一，以档案管理者的能力提升为核心提升数字化管理效力；第二，加大资源投入全面提升数字化进程速度；第三，建立档案管理规则确保数字化发展顺利。希望本文能够为中学档案管理数字化发展工作提供帮助。

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