试论新时期基层卫生监督执法档案管理

李姝芬

摘 要：本文结合实际，试图从基层卫生监督执法档案管理中存在的不足和问题，提出观点和举措，对卫生监督执法的档案管理工作规范化、科学化和制度化进行初步探讨。

关键词：卫生监督执法；档案管理

卫生监督执法是政府卫生行政部门对特定相对人作出许可、强制、检查、处罚、指导等行政行为，监督执法工作涉及医疗、食品、水资源、生育等多领域，关系着每个群众的切身利益。卫生监督执法档案是为机构人事部门收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的原始记录。卫生监督执法档案能真实、有效、全面的记录执法全过程，也为卫生执法监督工作是否合法合理提供有效的评估机制，从而保障被执行人的合法权益。所以，档案管理在卫生执法监督工作中非常重要，但是，目前基层卫生监督执法档案管理方面还有很多不足之处，不适应经济社会发展的需要。

1 档案管理现状

1.1 基础管理薄弱

从目前情况来看，基层卫生档案管理受人员编制、工作条件等客观因素的制约，主要表现为每一个科室各自为政，没有专职的档案管理员，大量档案卷宗没有系统整理归档，缺乏逻辑性，案卷质量偏低，检索方式落后，查出的资料针对性和实用性不强。同时，卫生监督执法档案管理规范长期不统一，卷宗纷乱又变化无常。乡镇一级档案管理依靠兼职人员，很多从业者是跨专业从事工作，人员分工不明确、职责不清晰，缺乏档案管理业务素质、管理意识及管理业务能力，加之主要领导本身对档案管理工作的不重视，导致档案管理工作不够规范，出现工作盲区。

1.2 归档意识不足

县级卫生监督执法部门执法工作除了县城所在区域，其他区域大多是委托乡镇展开活动，存在執法人员散乱，业务能力、业务素养较低的现状，在办理业务过程中重视执法程序，而轻视档案管理，致使执法后期归档基础资料缺失不全，存在诸多漏洞，经不起时间考验。

1.3 档案人员缺乏

仅以盂县为例来看，卫生监督部门有编制27人，在职在编人员12人，人员严重不足，档案管理人员大多都是兼职办公。再加上监督执法多数属于委托执法，执法现场和执法材料的收集均由被委托单位直接进行，因而，缺乏专业性强的档案管理人员对被委托单位的直接指导，不足以完善执法卷宗。另外，专业人才、专业知识与技能的缺失，时常造成档案管理工作总是存档易查档难，整体档案管理距离科学化管理差距较大。

1.4 技术设备落后

随着社会网络化与智能化的迅猛发展，档案管理的现代化也必然离不开网络化与智能化，这不仅需要专业的人才，还需要配备专业的技术设备，而目前基层卫生监督部门依然采用传统的手工档案管理，没有系统的对档案管理的设备和器材进行更换，也没有专门的档案室对档案进行存放，严重缺乏现代化的档案管理思维和设备手段，以至于档案管理工作处于落后。

2 管理推进建议

卫生监督执法工作涉及医疗、食品、健康等诸多民生领域，关系着每个群众的切身利益，繁琐复杂是其特性，而重要性更是不言而喻，要学会和善于利用现代化管理理念和科学技术手段进行网络化和智能化管理档案，为各项工作的开展提供详实有效、快捷方便的数据和材料支撑。综合上述档案管理现状，要实现卫生监督执法档案管理向现代化迈进，应当从以下几个方面入手。

2.1 更新转变观念

观念的更新转变，是做好卫生监督执法合并后档案管理工作的首要任务，从领导到各部门人员，要重视档案管理工作的重要性，变单纯的保管员为管理者，确保档案管理工作跟得上群众对卫生监督执法服务的要求，最大限度的发挥好档案的信息作用，改过去简单片面的存储与查询，增加分析、研究、交流、传递等重要作用，更好的服务社会、服务民众。

2.2 健全管理体制

档案管理是系统工程，绝非某个人或者某个部门的工作，基于这一认识，要进一步健全完善档案管理的工作体制，上下要形成档案管理机构，左右要形成档案管理系统，使档案管理做到有领导、有经费、有人员、有场所。

2.3 完善工作机制

卫生档案管理应从上至下依据相关的档案管理办法和档案业务知识规范，制订出本系统的档案管理实施细则，包括适应基层特点规范的文书标准，人事、财务、文件印发等规范制度，用制度和流程作保证，实现档案管理的收集、分类、保存、交流、流转、鉴定、归档和查询标准化。

2.4 提高人员素质

档案管理人员是卫生监督执法档案管理工作中的重要一环，要定期对档案管理人员进行档案管理相关基本知识和概念的培训，为这些人员提供更多接受档案专业知识学习和培训的机会，让基层工作人员快速进入角色，快速适应新的工作要求。

2.5 优化档案管理

加强卫生监督执法档案管理工作的网络化、智能化，不仅可以节约更多的人力、财力资源、提高工作效率，而且能更好地起到资料、信息的交流和共享作用，更符合现代化的管理趋势。为此，要加大对基层档案管理信息化支撑，用现代信息化管理手段逐步代替纸质化档案保管，利用计算机档案管理数据库系统，实现卫生监督执法档案的分类管理，减少人员因素造成的纰漏，促使卫生监督执法档案管理工作更加高效实用。

3 结束语

档案管理工作的好坏，对卫生监督执法系统的长远发展具有重要的作用。因此，卫生系统各级领导都应当重视档案管理工作，彻底转换和更新观念，提高认识和工作素质，用现代化管理思维和网络化智能化管理手段，再造流程，提高科学管理水平。同时，各级政府也应该给予必要的资源投入，为科学管理档案工作创造良好的条件，使卫生监督执法的档案管理工作更好的为民生服务，更好的为决策提供及时有效、科学详实的咨询数据。

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