高中档案管理中存在的问题及对策研究

朱爱卿

摘 要：高中档案管理是高中在不同发展时期的具体工作和重要事件的体现与记录，为学校的发展提供重要的历史依据。本文针对高中学校普遍存在的档案管理意识淡薄、规章制度不够健全、档案管理人员专业素质不高、档案管理手段落后等问题，提出了加强档案管理工作的相应措施，希望为高中学校改进档案管理水平，提高档案工作效率提供借鉴。

关键词：高中；档案管理；对策

1 高中学校档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理意识薄弱

一些领导对档案工作认识不足，简单地认为将其当作文件的收集工作，不注重档案工作的整体管理、长远规划，忽视了档案管理制度的建立，也缺乏对档案工作的监督和指导，导致学校普遍存在忽视档案管理的风气。

有的教师认为教学资料是自己的成果，不属于学校的档案室管理范畴。还有的教师认为教学资料成为档案会查找不方便，不想交于档案室。这些错误的观念造成了高中学校的教学档案资料收集难的现状，大大制约了高中学校档案工作的发展。

档案管理人员缺少档案服务意识，大多情况下是依照上级指示被动地收集存放档案，没有主动建设和创新档案管理工作，没有意思到自己在档案管理工作中的角色和职责，忽视了档案工作的重要性。

1.2 缺乏专业、专门的档案管理人员

目前，大多数高中没有专门的档案管理人员，大部分是有党政办公室的老师兼任，有的高中即使有专门的档案管理人员，但普遍没有受到专业的教育与培训，导致档案管理人员整体业务素质不高。一些学校也没有充分意识到档案管理人员的重要性，不重视其岗前培训与继续教育，且频繁调动档案管理岗位的人员，导致档案管理者无法提升自身专业素质，大大影响了档案管理的规范化、科学化。

1.3 缺乏完善的档案管理制度

许多高中档案管理制度不健全，且执行力度不够，有的甚至只是形式内容，因此，大部分学校的档案管理工作体系混乱，并不能发挥出应有的效能。有的高中虽然制定了相关档案管理制度，但档案管理制度并不科学、规范，档案的收集、分类、鉴定、整理和保管等工作不到位，档案管理人员职责不明，档案管理混乱无序，档案借阅、归还等手续不健全，导致档案归还不及时、丢失、破损情况时有发生。

1.4 缺乏完善的档案管理体系

高中档案工作缺乏系统性，主要体现在学校没有有效执行管理与监督制度。一方面，学校领导没有真正落实档案管理制度，学校各部门对档案管理工作认识不清，只收集自己认为有用的材料，且不健全的管理制度导致档案管理职责分辨不清，档案保管各自为政，学校各部门与档案室沟通存在障碍，无法统一规范档案管理工作。另一方面，学校缺少档案监督机制，档案工作人员没有深入学校各部门收集资料，各部门也没有主动移交手中的档案资源。导致档案材料收集不全，质量不高。不健全的档案管理体系导致档案资料管理混乱，错放、乱放、缺失等不规范的归档现象十分严重。

1.5 缺乏先进的档案管理手段

在档案收集、整理方面，处理方式陈旧。目前的一些高中学校，档案的收集和整理仍然是手录加纸质的方式，这種处理方式使得档案管理工作效率低，且档案资源不利于长久储存和再利用。

在档案利用方面，资源利用率低。高中档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。这些资源倘若能深入地分析利用，将为高中的发展起很好的决策服务作用。但目前，有的高中即使有专门的档案储藏室，但其中档案资料量少，材料不齐全。且档案管理工作大部分是对档案资料的收集、分类与保管，并没有分析、利用档案内巨大资源，更谈不上利用档案管理促进学校服务水平的提高。

在档案储存方面，基础设施差。大多数高中缺少专门的综合档案室，档案只是简单堆砌在一间办公室内，缺少专人的整理。有的学校即使有档案室，也由于经济原因，建设的并不规范，防霉防蛀等措施没有落到实处，严重影响了档案资料的保存收藏工作。

2 加强档案管理工作的对策和建议

2.1 培养档案管理观念

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证，培养档案管理观念行之有效的办法就是将档案管理与学校发展相联系，将档案管理理念纳入校园文化建设中。另外，加强档案管理理念的宣传与教育。一方面要提高教职工与档案管理人员对档案管理重要性的认识，组织他们参与有关档案管理方面的培训，使其认识到自己在档案管理工作中的地位和作用，并掌握基础的管理档案方法。另一方面加强领导对档案工作的认识，组织其学习档案管理相关的法律法规，明确自身在档案工作的责任和义务，并倡导领导时刻关心和支持档案工作者，为校园创造重视档案事业发展的良好氛围。

2.2 打造专业的档案管理队伍

档案管理人员是高校档案管理工作的基础，专业、高素质的档案管理人员对档案管理的规范化、科学化和创新发展具有不可估量的作用。因此，高中应充分利用自身设施齐全、教研力量雄厚、文化氛围浓郁等优势，打造高质量的档案管理队伍。具体可以通过继续教育的形式，普及档案管理理念和基本知识，倡导档案管理者参加档案知识讲座、培训课堂、岗前培训等活动，学习基础的计算机使用方法、常用的档案管理软件、规范的档案管理方法，提高自身的档案管理素养。

2.3 健全档案管理体系

健全档案管理制度是档案管理工作顺利开展的重要保障，在完善的档案管理体系的指导下，学校各部门与档案管理部门实现分工合作又统一管理，档案管理工作规范且有序，档案资料真正实现共享。

完善的档案管理体系，首先需要建立科学、规范的管理制度。学校档案管理工作的规章制度要依据上级有关部门的指示和精神制订，且要包括具体的工作目标、工作职责和管理岗位的工作职能。其次，需要严格执行已制定的档案管理工作制度。对档案资料的收集、归档、借阅和利用要执行统一管理。最后，需要建立档案监督与责任追究制度，制定严格的档案借阅、归还手续，对档案管理的各项程序实行监督，发现问题的追究其责任，以此保证档案管理的规范化和有序性。

2.4 档案管理信息化

一方面，各级政府要增加高中发展中档案信息化管理的资金投入，并通过相关扶助政策加大高中学校对档案信息化管理的重视程度。另一方面学校要增加档案基础配套设施的配置，增添基本的软硬件设备，并建立专门的档案信息数据库，实现信息化管理，使档案管理效率大幅提升。同时应加强对档案管理人员的培训，使档案管理人员掌握现代化管理的技能，提升知识水平，全面提高个人业务能力和素质，适应信息化管理的需要。

3 总结

高中档案管理工作是将学校中的教学科研活动和学生资料等信息，以文字或者图表等形式进行记录的文件管理工作，其记录的历史资料是巨大的信息资源，对学校未来的发展和决策起很重要的参考作用。但目前，我国高中学校的档案管理工作中还存在着对档案管理意识薄弱，档案管理人员专业素质低，档案管理体制不健全，档案管理手段落后等一系列问题，因此，高中学校要采取提高全员的档案管理意识、打造专业档案管理队伍、建立健全档案管理制度等措施规范档案管理工作，提高档案管理工作效率，从而促进学校档案服务水平进一步提升。

参考文献

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