农村计划生育工作档案管理的规范化策略

董俊玲

摘 要：农村人口占我国总人口数量的一半以上，但是由于农村的信息闭塞，科技发展速度缓慢，导致農村计划生育工作档案管理工作的开展中缺乏规范性，管理过于随意，计划生育档案管理中容易出现数据不实以及管理不当等问题。本文主要对农村计划生育工作档案管理工作的规范化发展进行分析。

关键词：农村；计划生育工作；档案管理；规范化

农村计划生育工作的开展中形成大量的文件材料，不仅数量大，而且种类也比较多，其中包括各种账本、育龄妇女生育登记、生育情况等。而且每户都需要建立一个独立的档案，每个育龄妇女都需要建卡等。这些繁杂的资料导致农村计划生育档案管理工作的难度也进一步增大。而且农村计划生育管理需要根据上级的管理要求对每年的出生和生育情况进行统计和上报，因此每年都会形成大量的审批报表和帐卡，如果不能对农村计划生育档案进行规范化管理将会影响到管理的效率和质量。

1 农村计划生育档案管理规范化的意义

1.1 符合新时期基层计划生育工作的需要

地区人口、环境、就业、环境等各个方面的规划、分析和调控等都离不开基层计划生育档案信息和资料的基础数据。所有农村基层准确、丰富、大量的计划生育档案资料对地区的发展具有非常重要的作用[1]。所以计划生育档案管理工作的规范化也必须要从农村基层抓起，夯实农村计划生育档案管理工作的基础，提升档案信息资源的有效应用。

1.2 符合信息时代的发展要求

计划生育档案管理工作的规范化是档案管理实现数字化和信息化的基础，而计划生育档案管理的规范化也是档案进行信息化和数字化的前提。所以计划生育档案的数字、信息化管理以及规范化管理本身就是一致的。信息时代下，做好档案数字化管理也是科技发展的必然，相对于传统的档案管理工作来说，档案的规范化、数字化管理具有高效性和先进性，通过这种管理方式的应用，有利于提升管理工作效率，提升资源存储功效[2]。所以必须要加强对农村基层计划生育档案的规范化管理。

2 农村计划生育工作档案管理规范化的途径

2.1 严格规范管理程序，提升档案管理水平

首先，注重对农村计划生育工作方法以及程序的规范和完善，做好对档案资料的收集、整理和鉴定等，并通过统一的方法和程序开展工作。其次，做好对案卷的普查工作，取其精华去其糟粕，这也是计划生育档案管理规范化和标准化的关键。很多计生档案在管理的过程中由于没有进行全面的清查，或者计划生育档案管理工作的保管期限划分不明等，必然会导致很多无价值的文件出现或者造成文件的重复，因此在档案的管理中必须要将这些无用的文件进行剔除，提升信息化管理的效率[3]。再次，做好对案卷的重新组合，实现对案卷的规范化管理。农村计划生育档案中的案卷内容复杂，繁多，所以必须要对这些组卷进行重新整理，将存在关联的或者同一个类型的组卷放在一起，提升案卷的使用效率。此外，还需要做好对案卷的分类，并对分类号进行统一的编制。通过计算机检索有利于满足人们的全面检索需要。为了提升检索工作的全面性和完善性，在对案卷分类的过程中必须要根据《档案分类法》进行，同时根据具体的情况制定相应的分类管理细则。

2.2 完善数据准备管理，促进计生档案管理现代化发展

档案现代化管理的过程中，对计算机数据准备工作是一项非常巨大的工程，特别是对于时间比较久远的计生档案来说，对数据的准备工作难度更大。从农村计生档案管理的案卷来看，其数量非常庞大，要想对这些案卷进行著录需要花费大量的时间和精力。但是只要找对方法也能够起到事半功倍的作用。首先在数据的准备过程中，需要分清轻重缓急，注意循序渐进。计生档案管理的主要目的是为计划生育工作开展提供有效的依据，而通过信息化和规范化的管理策略实施，有利于提升计生档案管理的利用效率。其次，在著录的过程中注意分级次，保证录入的及时性。在案卷著录的过程中，可以将案卷分为三个层次，对于反应单一或者价值不高问题的档案采用案卷级的著录方式，对于一个案卷中涉及到多个或者同一个内容进行组合排列的案卷进行组合著录。对于反应重大问题或者庞杂问题多的文件，则需要采用文件级的著录方式。然后，进行分门别类的著录，一些案卷基础条件好，而且记录比较全面的案卷在著录的过程中需要进行全引目录的标引，但是对于一些特殊的档案则需要利用计算机对案卷的目录进行录入，包括地址、人名以及时间等因素，同时利用计算机对分类号进行统一的管理。通过这种分门别类的档案管理方式，有利于对原有基础的录入，提升录入的效率。此外，采用关键词替代主题词的录入方式，缩短案卷查找的时间。利用主题词查找案卷，在查找的过程中效率低，繁琐，因此可以利用关键词替代主题词，也就是从文件的主题或者题名中总结和归纳反应主题的词汇，在录入计算机后，可以通过计算机对其进行批量处理。

2.3 加强农村计划生育档案的情报管理工作

农村计划生育档案管理工作中需要情报管理工作的支持，通过新的信息模式，利用计算机构建与其相符的数据树，同时利用二进制代码对档案的数据和信息进行集中处理。此外，利用数码技术提升农村计划生育档案管理的安全性，保证农村计划生育档案管理的可视性。通过计算机网络进行浏览和咨询，加快对农村计划生育档案管理的更新速度。此外通过互联网也有利于对农村计划生育档案资源的共享，而且计算机以及网络技术的应用，还有利于促进生育档案管理水平的提升，增加信息储存的容量。此外，在计划生育档案管理的过程中，需要管理人员保持清醒的头脑，坚守职业道德，保证档案管理的规范性和实用性，保证档案管理和分类的准确性。

3 结语

综上所述，农村计划生育档案管理工作对国家人口管理具有非常重要的作用，但是农村由于管理制度落后，管理方式陈旧，导致计划生育档案管理工作的效率低下，而且容易出现纰漏。所以还需要加强对农村计划生育档案管理工作的规范化管理，提升管理效率。

参考文献

[1]崔焱燚.农村计划生育工作档案管理的规范化途径[J].新农村（黑龙江），2017（21）：199.

[2]胡宁.新农村建设形势下人口和计划生育档案管理工作的新思路[J].新农村（黑龙江），2018（3）：128.

[3]胡宁.关于新农村建设形势下计划生育服务中心档案管理现代化的探讨[J].新农村（黑龙江），2017（36）：123.