浅谈新形势下企业档案管理

张淑兰

摘 要：企业档案工作在企业管理工作流程上是末端，是企业发展中必不可少的一项重要工作。企业要发展、壮大，与时俱进、开拓创新，重视搞好档案管理是尊重历史，延续企业方方面面的一个基础事实。没有一个全面地、系统地可连续性的档案记载，就意味着企业发展中可能短缺或不完整，造成人为的重大损失。重视档案管理，就是尊重历史，尊重企业的发展史。它可以以文字、图片、建宗整档等基础工作更好地完整地记录企业的发展，还可以为企业发展提供最具有说服务的文字记录。

关键词：档案管理；企业发展；科学规范；重要工作

在知识经济迅猛发展的多元化时代，档案管理工作也随之发生了很大变化，特别是档案信息资源的开发利用对企业经济建设与改革发展发挥着极其重要的作用。我们鹤岗矿务局是一座年产百万吨煤炭的老矿，鹤矿医院更是历经日本帝国主义对我们百年老矿的侵入洗礼而掘起的为百万矿工救死扶伤的职工医院。建院时间长，工作环境也是由极其简漏发展壮大成如今的规模，医院的全体员工更是由原来的16人发展为如今的3568人的大型医疗企业。伴随着医院的建设与发展，档案数量不断增加，档案信息资源逐渐丰富。如何围绕医院企业档案建设，有效开发利用静态的档案资源，使之更好地为鹤岗的经济建设服务是档案管理的主要内容之一。下面，我就医院档案管理的特点，对档案资源的开发利用工作谈几点粗浅看法。

1 档案管理是企业发展的重要组成部分

档案信息资源是企业以特殊形成存在和存储的潜在财富，其作用是档案工作者在企业经营活动中通过具体服务得到实现的。其服务性主要体现在为企业日常经营活动服务，为企业领导决策活动服务，以及为企业维权等特殊情况服务。档案部门在全面收集和保管档案的同时，要树立积极参加与各项经营和管理活动的意识，明确服务重点，主动关注企业的各项管理工作，观察、思考企业管理对档案信息的实际需求，为企业实际经营目标和有效执行各项管理职能提供信息服务。在市场经济发展迅速，市场竞争日趋激烈的今天，医院企业作为经济建设的主战场，要取得好的经济效益，单靠现有的医疗条件和医疗水平是远远不够的。科技在发展，社会在进步，组织经营、管理、发展等各项工作，不借助档案进行记录、决策、规划，对于现代的企业肯定是行不通的。

2 档案管理工作人员应具备素质

伴随着科技进步的日新月异，企业的转型发展，档案工作在各个领域及企业的基础性地位和服务性功能日趋突出、内涵不断丰富、方法不断创新，领域不断拓展，这些都对新时期的企业档案工作提出了更新、更高的要求。

1）要不断学习认真探索和创新档案管理中的方式方法。工作中要看到今天想到明天，抓到实处，把自己的精力用在工作中，主动参与改革，了解与掌握情况，深入下去，亲自去做工作，不断地采集和整理发展改革改制中所产生的大量信息，并进行梳理，整宗建档，在工作实践中提高自身素质。

2）要用科学的态度，认真分析，主动参与，对单位在整合改制以及其他各项工作中所形成的文件、科技、人事、施工等工作中所产生的信息资料、图纸，采用分系统、分类别的方法集中存放，并及时入网存当，整宗建档，做到大事清楚，小事记好，保证单位在整合转型中档案管理工作到位。

3）要不断地在实际工作中，增强自己的业务水平，随着企业社会化管理日益复杂，要求越来越严，所面临的任务越来越多，档案管理人员来不得一点马虎，要全心全意利用现代化的工具，按照电子信息化的要求，把工作做好。

4）要严格执行档案管理的各项规章制度，做好档案保密工作，完善办理手续，做到手续齐全，防止出现漏洞，造成不必要的泄密事故。日常更要注重库房的管理工作，做到通风、安全、防火、防水、防虫等安全措施，杜绝一切可能发生和不可能发生的各种隐患，确保运转正常，严防发生意外。

3 单位领导要重视档案管理工作

档案管理是企业管理的重要组成部分，是企业发展的需要，同时也是企业的内在要求。

1）企业往往会忽视档案工作。安全生产、经营管理对企业来说是经济命脉，理应得到企业的高度重视，但也不能忽视对档案工作的管理。对档案工作人员来说，档案工作人员自己怀着满腔热情去工作，忠于职守，在领导和同事心目中树立良好的形象，以自己的实际行动去影响、去争取领导的重视，以优质的服务吸引干部职工的注意，来提高本部门在企业中的地位，使档案管理工作得到较好的提升。

2）档案工作人员要积极做好宣传工作，使领导及职工增强档案意识。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些档案工作对单位长远发展的影响，引导和启发领导重视档案工作。请示领导每年划拨一批专用资金用于培养档案管理专业人才以及添置硬件设施。加大加快档案管理科技含量的投入，除了定期分批输送人员进行培训，以便掌握全面的档案管理业务知识外，还要加大投入，用以购置配套的设备设施，如计算机、防盗、防湿、防潮等设备，为档案工作步入科学化、规范化、标准化的轨道打下坚实的基础。

4 档案管理工作存在的不足

当前档案管理存在的不足主要有以下几方面：

1）档案管理人员自身素质不高，自身的专业性、分析问题的能力都不高。我国政府机关档案管理团队在整体上不够稳定，缺乏积极思想意识和创新意识。虽然在一定程度上能够使档案工作人员符合数字化工作需要，但由于他们缺乏专业性和较强能力，无法熟练使用计算机技术，导致文件管理方法和实际使用的方式存在较大的差距。大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，影响了档案利用的准确性和完整性。

2）信息化应用程度低，档案管理整体水平不高。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但由于受经费及技术、人员等方面因素的制约，干部人事档案管理只是把个人的基础信息输入了计算机，而录入的数据一般都是按照职工自己填写的内容录入的，一些鉴定考核和评价材料都千篇一律，大多使用套话，内容形式相同，不能准确地反映每个人的真实情况，信息的准确性有待进一步确认，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，无纸化阅档基本没有实现。

3）档案文件管理的不够集中，导致材料处理工作不够规范。因为政府机关的档案管理工作比较复杂，需要各个工作人员之间的相互分工、相互配合，但面对这种复杂性，导致在管理工作中经常出現遗漏、资料不完整、甚至资料遗失等现象。

4）使用的电子系统比较落后，不符合当代社会的发展需要。在正府机关中使用的大量文件都是利用计算机打印完成的，根据工作需要以及工作任务的实施，将其转换为纸质文件。但面对这种落后现象，与国际化相比还存在较大的差距，不仅会造成工作成本增加现象，还会影响政府机关工作效率的提升。

总之，档案是“没有渗过水的史料”，同时也积累了文化建设中形成的第一手材料，是实实在在的看得见、摸得着的企业文化资源，是不可再生的、有凭证作用的文化资源。档案管理工作是企业发展必不可少的一项工作，档案管理需要企业的管理部门高度重视，加强管理，积极探索，创新管理，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

参考文献

[1]王冬梅.档案管理工作中存在的普遍问题及对策[J].黑龙江科技术信息.2011（8）：121.

[2]冯佳.论企业档案工作的规范化与“因企制宜”[J].中国档案，2010（8）：40-41.

[3]陶世宏.浅议企业档案管理工作中存在的问题及对策.[EB/OL].http//www.17net.net