谈档案管理信息化建设存在的问题及对策

张佳燕

摘 要：水利工程档案管理工作是整个工程建设中的重要内容，在相关工作中涉及到相应档案资料的收集、整理、存储等内容。在传统的水利工程档案管理工作中，往往都是采用人工的方法对其进行操作，而这种操作方式所体现出来的特点就是效率较低、准确率较差等，对于后续的档案查询与管理等相应的工作也非常不友好。随着近些年信息技术的快速发展，也使得其被广泛的应用到档案管理工作中，实现档案管理信息化建设也是新时期下的基本需求，能够更好的针对相关工作存在的诸多问题予以解决，尤其是传统人力管理方法中的诸多缺陷都可以及时的解决。新时期下应当有效的加强信息化档案管理策略，通过有效的措施来结合水利工程实际现状来对其档案管理工作予以信息化建设本文对档案管理信息化建设的基本内容进行阐述，并且结合水利工程档案管理工作的实际特点来给出信息化建设策略，希望为相关工作的研究提供理论支持。

关键词：档案管理；信息化建设；现状；对策

1 档案管理信息化建设的基本内容

对于新时期下的档案管理工作来说，需要有效的实现信息化建设，这也是更好的顺应时代发展的一种新的管理模式。在传统的档案管理工作中，一般都是通过人工管理的方式来开展各项工作，而由于相关的文本资料过于复杂，在整理过程中会受到主观行为、环境以及诸多因素的影响，因此可能会造成档案资源的丢失，甚至会影响到整个工作的开展。而对于水利工程来说，档案资源尤为重要，因此在新的时期下要结合信息技术快速发展所带来的优势来进行档案信息化建设，更好的借助信息技术来对档案资源进行归档管理，进而加强对档案资源的运用。要针对当下信息化建设过程中的整体推进进度存在的问题进行重视，这对于更好的挖掘信息化的档案资源价值有着积极的意义。

在信息化档案管理工作中，主要包含对其内容进行信息化建设，同时在管理工作上也应当具备信息思维模式。由于档案管理工作本身就是一项系统性的工作，对其实现信息化建设也包含了很多的内容，这就需要针对其中的各项内容予以针对性的建设，需要针对其中的档案信息资源建设、档案基础设施建设以及档案标准化建设等内容进行针对的开展。对于档案资源建设，就是结合当下的需求来将档案资源进行电子归档等，尤其是将传统工作中一些人力管理的文本资源电子化，这样可以加强后期对相关内容的保管查阅以及分享等。同时要开展档案基础设施建设，因为相关设施的完善是开展信息化建设的基本保障，只有通过软件和硬件设施的有效运用才能更好的提高信息资源的开发率与利用率，进而在当下实现高度的资源共享。档案标准化建设也就是针对当下水利工程相关工作中的实际特点来对信息化建设过程中的一些问题进行规范化，按照严格的要求与规范来开展便于电子档案管理的规范化建设，这对于推动新时期下水利工程档案管理工作有效性有着积极的现实意义。

2 新时期下档案管理工作的重要性

对于水利工程来说，档案管理工作在一定程度上可以算是行政管理工作的一部分，它能够为整个工程的开展以及各项规章制度的制定提供有效的参考依据，因此档案管理工作不仅包含整个水利工程在施工前后所需要存储的具体内容，还包含了为整个工程提供决策的依据性内容及记录的整个工程的各种业务往来，具有憑证价值和参考作用。因此有效的开展档案管理工作，可以结合当下的工程开展现状以及以往的实际开展来对未来的相关工作进行有效的规划。同时通过建立档案管理规章制度，也能够有效的建立一个明确的企业文化，其作为精神可以与当下的价值观更好的相协调。档案管理工作具有真实性的特征，也正是因为如此能够为相关工程的各项决定提供真实的数据，能够如实的反映各种业务活动的正确数据，同时也能保护工作人员的实际利益，避免产生不必要的纠纷。因此对于水利工程来说档案管理工作至关重要，而传统的工作存在一些缺陷需要我们去重视。正是随着信息技术的快速发展，原始的档案管理工作信息化建设的需求更加迫切，当前应当有效的应用信息技术来实现档案管理信息化建设，这样可以实现档案资源的有效存储、查询与共享，并且实现内部各个部门相互合作，这样可以提高工作效率，同时也能将档案资源的价值最大化。

3 水利工程档案管理工作的特点

水利工程中包含了如水资源、水土保持、供水、发电、灌溉等内容。除了防洪等相关工作都是属于其中的主要内容，同时还包括相关工作中的修复改建、扩建、新建工程等，通过有效的开展水利工程可以更好的对地下水以及地表水进行调控管控等，进而更好的通过人力管理的方式来提高水利工程质量。在人们日常的生活与工作中水都起着非常重要的作用，但是由于自然界现成的水资源不一定能满足人们的需求，因此需要更好的通过水利工程的工作开展来对水流进行控制，如防止水灾、旱灾、有效的调整水量等，由于水利工程本身就具有较强的系统性，并且在开展相关工作时，对周边环境也有着很大的影响。其需要较大的投资以及较长的工期，同时技术规模都是非常复杂庞大的，因此在相关工作开展的过程中也会产生大量的水利工程档案，而有效的针对相应的工程档案进行管理、归档等操作对于日后相关工作的开展也具有积极的现实意义。尤其是随着信息技术的快速发展，也使得水利工程档案管理工作应当积极响应信息化建设的理念，充分的借助互联网技术信息技术等来针对传统档案管理工作存在的诸多不足予以改进，进而更好的推动工程竣工前后的工作运作。

4 水利工程档案管理工作存在的问题

传统的水利工程开展中，相应的档案管理工作也存在很多的问题需要我们去重视。首先就是在针对档案管理工作，没有予以足够的先进理念进行重视。一些管理工作者或者是领导层没有将档案管理工作与水利工程实际开展的联系相结合，这样也就是在实际工作开展中档案管理工作都是形式化的内容，在面对数字化信息化管理体制的大潮下，很多部门并没有针对档案管理信息化建设进行综合性的分析与应用，有的也仅仅是盲目的进行数字化工作，这不仅无法从根本上提升工作效率，甚至还会浪费大量的基础设施，从长远的角度来看根本无法对整个水利工程档案管理工作提供有力支持。

其次就是在档案管理工作中，相应的管理人员自身素质有限，如果通过传统的方法还是可以开展各项工作的，但是在信息化技术引入之后，档案人员的专业素养便达不到新的需求。由于水利档案管理工作本身就对相应的管理人员要求较高的知识素养，尤其是在其信息化建设中，需要更加先进的管理方式来保证水利工程信息的完整性，而如果相应的管理人员自身水平有限，并且无法运用一些新的理念、新的技术到档案管理工作中，就会使得整个工作缺乏科学化与信息化的基础知识。同时由于工作人员缺乏进取开拓的精神，也会使得水利工程档案管理工作质量的提升受限。

再者在相关工作的开展中，由于缺乏完善的信息化系统作为保障，也使得一些水利工程档案管理工作实际的开展较为落后，由于在信息化管理工作中需要很多专业性的软件硬件作为支持的，如需要引入专业的电子信息管理系统水资、管理系统、水质监测系统等，如果缺乏相应的软硬件作为支持就会使得档案管理信息化建设举步维艰。同时对于我国当前各个区域的水利工程档案管理工作来说，如果没有实现相关标准的统一化，也就无法对各级水利工程档案进行统一的管理，这样也会使得相关工作量不断增加。同时由于一些工作者仅仅是重视对纸质档案的管理，因此在信息化的建设中也没有花费过多的精力。

由于相应的工作者在对档案信息化建设过程中资源利用等方面存在错误的认知，并且相应的资金投入有限，也会使得设备不完善、软件不齐全等。水利工程档案管理信息化建设需要大量的信息基础设施作为支持，比如需要相应的扫描仪、数据库、数字化设备等，才能在信息技术快速发展的今天加强信息管理，实现信息的安全共享。而这都是需要大量的资金作为支持的，由于缺乏资金作为保障，并且相关的工程建设部门也没有意识到信息化建设的重要意义，因此对其并没有加大投资力度，这会在很大程度上制约了档案管理工作质量的提升。

5 有效实现档案管理信息化建设

5.1 革新工作理念

对于任何工作来说，理念都是行动的先导，因此要想更好的实现水利工程管理工作质量的提升，就应当革新工作理念，改变传统工作中一些较为落后的模式，要积极的引入信息化建设系统。在21世纪的今天，信息技术的便捷性、高效性已经使其深入到我们的日常生活与工作中，并且借助信息技术可以显著的提升行业的工作效率，因此相应的领导以及管理工作人员都应当积极革新理念，尤其是摒弃传统人力管理工作中存在的一些不足，通过引入信息化的档案管理系统来对相关工作予以补足，在革新理念的基础上才能开展后续一系列的工作。

5.2 加大资金投入

对于信息化的档案管理工作，需要大量的资金投入作为支持。但是由于一些部门不愿意对相关的工作进行投资，并且采取漠不关心的态度，这也会使得在实际建设中缺乏重要的资金来源。因此需要不断提高相关工作人员的信息化意识，并且充分的在水利工程中对相关工作人员进行宣传，使得档案管理信息化工作的重要性深入人心，并且能够获得更多的支持。通过加大资金的投入并且扩大资金投入的途径，以此来为相关工作的顺利开展提供保障。当前针对档案管理信息化建设来说。主要的资金都是靠水利工程项目基金作为支持的，但是如果对于一些项目较为庞大的内容来说，相应的工程项目基金就无法支撑整个配置的基本预算，因此就应当有效的扩大资金支持途径，比如可以积极的争取政府的支持，这样可以通过政府的经费支持来作为重要的资金补充。要借助一切可能的资金资源来对相关建设工作予以支持，可以通过合作机制等来不断加大对于资金的投入，以此来解决在信息化建设过程中的资金不足等问题。

5.3 加强档案电子资料管理

需要在传统的档案管理工作的基础上来加强对档案电子资料的管理。不仅要提升对电子文件管理的重要性，还应当用更加现代化的意识来开展各项工作，充分的利用当下的计算机硬件以及相应的软件资源来对文件进行信息化建设。通过实现相关资源的电子化建设，可以以电子的形式对重要的资源进行存储分类整理，这样在对相关资源进行查阅时也可以方便应用。而在开展具体的工作时就可以针对该工作建立专门的部门，以此来开展信息化建设，通过投入资金来加强技术资源支持。同时要尽量的将文字信息实现电子化存档，这样可以更好的确保电子资源的安全性，要有效的对处理和格式进行统一的规定，通过规范化的模式可以不断增强档案资源的利用效率以及保存周期。尤其是对于一些需要长期保管并且非常重要的资源来说，要做好备份管理工作，避免丢失而造成损失，同时在信息化建设过程中也应当不断通过安全措施来保障相关档案资源的安全来做好保密工作。

5.4 加强网络档案建设

对于水利工程来说，可以结合相应的水利工程来建设专门的档案网站，有效的发挥当下网络平台的优势，可以在内部建立有效的服务系统以及公共服务平台，既需要为工程内部工作的开展提供服务，同时也可以提供公共服务。要加强对于后台的管理与建设工作，进而保障水利工程档案管理信息化建设的正常运行，要不断的向其中引入资金来进行软硬件设施的建设，同时也应当对相关的网站进行定期的升级维护等，进而确保网络档案实现快速的利用、交换、共享等，这也是在当下实现档案管理科学化安全化的基本需求。

5.5 提高档案管理人员综合素质

档案管理工作人员的综合素养也是加快相关工作信息化建设的基本需求，要结合当下水利工程档案管理工作存在的诸多问题予以重视，尤其是对于内部的工作人员来说，要不断的提高其管理能力，通过对其专业素养进行提升，来为整个工作的开展提供動能。对于在职人员可以采取在职培训的方式，通过定期开展培训考核来加强相关工作人员的核心素养，而对于在招聘过程中的人才引入时可以提升标准，以此来确保吸收更加优秀的人才。对于人才都应当进行资金保障，通过更加优质的措施与制度来建立人力资源，进而为整个水利工程档案管理工作的可持续发展提供源源不断的内生动力。同时也应当加强内部的制度管理建设，通过制定有效的考核措施，来对工作人员加以激励，制定奖惩措施来对一些做的好的人员加以奖励，对于工作态度较差、能力不足的要进行批评等，通过有效的机制就可以完善内部人力资源的建设，并且以此为基础来为整个档案管理工作提供动能。

5.6 统一规范档案管理软件

对于水利工程部门的档案管理工作来说，需要结合实际的状况来利用硬件设施。在信息化建设中需要选择业务上符合需求的内容，同时也应该选取统一的标准来进行规范化操作，在局域网、政务网等建设中应该实现其自身的网络化操作需求，同时需要保证软硬件升级的正常进行，进而为顺利的开展电子档案建设工作提供支持。水利工程档案信息化建设就应当结合当下现有的经验来对其制定有效的管理措施，并且将之有效的落实，根据相应的标准来落实工程的验收工作，通过构建更加有效的档案信息化建设平台来不断提升工程建设水平。通过规范化的软件以及严格的管理制度來使得工程档案信息化建设更具保障。

5.7 加强水利工程档案制度建设

水利工程档案工作开展中需要完善的规章制度作为保障，在传统的工作管理中，往往都更加重视纸质档案的实际保管状况，因此相应的管理制度也仅仅是针对传统模式下的工作制定的，而如果实现信息化的档案管理工作，就应该不断完善相应的制度，通过严格的制度作为保障来推动相关工作的有序开展。严格按照信息化建设对相应的档案实行电子化保存和纸质保存并行的方式，不同的档案都要做到及时的归档，并且在具体的工作制度下来，对相应的信息进行收录，使得资料内容更加标准化具有据，具有相应的规范性、系统性、完整性等。对于电子档案要进行及时的归档存档等，同时建立专门的机构负责、项目法人等，水利部门各级领导都要对该工作予以足够的重视，需要在工程开展的过程中加强组织领导，构建有效的工作机制来为档案信息化建设提供保障。

6 结束语

对于水利工程来说，档案管理工作尤为重要。而新的时期下就应该革新工作理念，通过实现档案管理信息化建设来为整个水利工程工作的开展赋予新的动能。要充分明确信息化是当下档案管理工作的主要趋势，而水利工程档案管理工作应当结合传统工作中存在的诸多不足加以改进，并且有效的革新理念来运用新兴技术，不断提高档案管理质量。

参考文献

[1]张梅.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2018（18）.

[2]沈铜兴.探析档案信息化建设与档案管理[J].才智，2018（21）.

[3]张博.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科技经济导刊，2018（08）.

[4]刘国华.档案信息化建设与档案管理的探究[J].现代经济信息，2018（07）.

[5]王艺晶.论信息化对档案管理的重要性[J].机电兵船档案，2017（03）.