从两则案例探析外贸样品寄送的注意事项

陆改红

摘 要：样品是外贸实践工作中买卖双方用于确定产品质量的常用方法，卖方通常选择国际快递寄送样品给买方，实现样品从卖方到买方的转移。但是由于很多卖方及其销售人员缺少国际快递寄送及跟进经验，经常在样品寄送费用及目的地税费确认方面出现问题，导致样品不能按照计划及时、完好的到达买方手里，并因此导致需要凭样品确认产品质量的订单流产。所以如何确认样品国际快递费用并跟进样品运输轨迹，保证样品及时送到买方手里值得研究。

关键词：外贸样品；国际快递；寄送；注意事项

外贸实践工作中，在最终缔结合同之前或是缔结合同后大货生产开始之前，很多买方都会要求卖方寄送样品用来确认拟成交或是已成交的产品质量标准。然而由于很多卖方的销售人员缺少样品国际快递寄送及跟进经验，经常在样品寄送费用、目的地税费支付、样品包装、样品转运轨迹跟进等方面出现问题，以致于精心准备的样品不能按照计划及时、完好的从卖方转移到买方。其结果不仅会导致给卖方所承担费用的增加，更會进一步影响到相关订单确认及最终归属。本文将通过2则买方拒付样品寄送费用（快递费、目的地税费）案例，来具体分析和阐述通过国际快递寄送外贸样品的注意事项，希望可以给缺少外贸样品寄送经验的卖方带来一定的启示和帮助。

一、案例简介

（一）巴西买方拒绝支付样品在目的地税费案

2018年9月20日，广州来福化纤有限公司（以下简称“来福化纤”）与一巴西买方经过一周沟通后，买方要求来福化纤寄送样品进行测试和确认。由于之前沟通中充分感受了买方的专业和诚意，同时买方所需样品成本只有200元左右，为了显示己方的诚意，来福化纤在9月29日，在己方承担样品费和运费（1300元）的情况下直接给巴西买方寄送了样品。在快递运单税费相关栏目，来福化纤根据惯例选择快递运费由己方承担，目的地关税等费用（如有）由买方在收件时自行支付。国庆假期过后，10月8日来福化纤业务人员查看样品状态时显示样品已经抵达巴西，但是后期由于工作疏忽，没有对样品的转运状态继续跟进。10月24日，来福化纤收到中国当地UPS电话，告知由于巴西买方拒绝支付样品在目的港产生的关税等费用，导致样品不能正常派送，要想继续派送，需要改为发件人来福化纤支付，折合人民币1260元，否则将退回样品（退运费用也要由来福化纤承担）。考虑到退运样品的费用以及与买方潜在成交的可能性，来福化纤最终决定由己方支付样品在目的港产生的相应费用，并向当地UPS出具了加盖公章的付款保函，同时要求当地UPS联系巴西UPS尽快派送样品，以使客户尽早收到样品，确认订单相关事宜。

（二）美国买方因样品破损在快递费账单到期后拒付案

2018年初，广东迪卡贸易有限公司（以下简称“迪卡贸易”）与一美国买方进行陶瓷变色杯磋商谈判进入样品制作阶段，由于需要定制买方变色图案，迪卡贸易向买方收取了200美金的样品制作费用，同时约定快递费及目的地关税等税费凭买方提供的UPS账号到付。确认后迪卡贸易让合作工厂进行了样品制作，由于买方需要样品时间很紧，且迪卡贸易与合作工厂不在同一城市，为了省下样品寄往迪卡贸易的时间（约3天），在合作工厂样品制作完成后，迪卡贸易要求合作工厂以己方名义直接寄送样品，并通过己方UPS账号安排了异地取件。买方收到样品后，反映由于样品包装没有采取必要的隔垫及防震措施，致使收到的陶瓷杯样品发生破损，没有办法送交最终客户做变色测试，已经把订单下给了其他供应商。另外在样品寄出后的第2个月，收到中国当地UPS通知，反映上一票寄送样品的快递费及关税买方拒付，需要由寄送方迪卡贸易支付。由于寄送样品时用己方账户做了担保，为了避免不必要的麻烦，最终迪卡贸易对相应费用做了补偿。

二、案例分析

在上文提及的两则案例中，都因卖方在样品国际快递寄送工作上存在一定的瑕疵，导致样品未能及时、完好的到达买方手里，并最终影响到订单的确认。但是在具体操作及问题上也有一定的不同，巴西买方拒绝支付样品在目的地税费案中有买方不按照惯例办事的一部分原因，而美国买方因样品破损在快递费账单到期后拒付案中则完全是卖方对样品包装不当导致，具体分析如下。

在案例一，即巴西买方拒绝支付样品在目的地税费案中，买方因为需要为样品支付包括关税在内的大额税费而拒收样品，导致样品没能被及时派送。尽管由买方（收件人）在目的地支付关税等税费是一种惯例（一般卖方发件时很难确认目的地将要产生的费用），但是个别比较强势或是对此惯例缺少了解的国外买方，在快递公司通知收取样品需要支付大额税费时第一反应就是拒付，尤其是在样品金额或是价值远远小于此税费时。客观地说，本案中样品未能被及时派送更多的是买方不按照惯例办事所致。但是惯例只是一种约定俗成的做法，不能要求所有人都知道，更不能要求所有人都遵守。所以本案中来福化纤没有在寄送样品之前提醒并与买方确认目的地税费情况，也是导致买方拒付目的地税费的一个主要原因。因为买方进口采购人员很有可能没有对此税费按照其公司财务制度报预算和申请，也就没有办法进行支付，这一点需要引起卖方注意。此外，卖方没能及时对通过国际快递寄送的样品的转运轨迹进行查询和跟进，是导致样品被延迟近20天才最终被派送的直接原因，同样需要引起注意。

在案例二，即美国买方因样品破损在快递费账单到期后拒付案中，买方因为收到破损样品而在其快递费用账单到期后选择拒付，在一定程度上也是买方对卖方寄送样品不负责任的行为的一种无声抗议。样品破损的直接原因是包装不具有适用性，没能起到有效保护里面样品的作用，根本原因则是作为卖方的迪卡贸易对样品以及样品包装重视不够，没能在样品发出之前亲自确认过合作工厂对样品的包装是否合适，是否足够保护里面的产品。根据笔者与众多买方的沟通经验来看，对于他们而言，寄送样品除了要对其质量进行测试和判定之外，还会通过样品生产以及样品寄送工作来判断卖方的生产能力以及可靠性，类似本案中的情况对于买方来说则不是单纯的包装问题，而是态度与可靠性问题，所以卖方同样需要对此引起重视，清楚整个样品生产及寄送过程中任一环节出现问题都会影响买方对卖方的可靠性判断，并最终影响到买方把订单下给哪一个卖方的决定。

三、几点启示

（一）提前与买方确认目的地税费支付问题

外贸实践工作中，样品到达目的地后被海关要求缴纳关税的现象时有发生，尽管作为一种默认的惯例，不管快递费由谁支付，在目的港产生的税费都是由买方承担。但是这种默认的惯例并不是法律，也就不能强制遵守。为了避免不必要的麻烦，卖方在寄送样品之前就有必要与买方确认好目的地税费支付的情况，提醒买方即使己方支付了快递费，样品到达目的地后仍然可能被其当地海关征收关税，甚至可能产生其他额外的费用（如改变派送地址的额外收费），这些费用将由买方在收件时支付。同时将计划寄送样品的名称、海关编码、毛重、体积、申报金额、运费金额以及承运快递公司名称告知买方，让买方与承运快递公司在其所在地的当地分部确认在目的地可能产生的税费，尤其在样品本身价值较低而税费较高的情况下，让其提前做到心中有数或者提前根据公司财务制度申请预算，避免最后因实际税费高出预期而拒付现象的发生。在买方已经清楚了解收取样品时需要支付的稅费金额并确认后，卖方才能最终寄出样品。

（二）提前与买方确认形式发票上所显示的金额

通常来说寄送样品时，承运快递都会要求发件人（卖方）提供形式发票（Proforma Invoice）以便确认申报价值并据此报关及缴纳关税（如有）。同时几乎所有国家关税征收的基数都是到岸价，也就是含快递费的价格进行征税，所以形式发票上样品本身以及快递费金额都会影响到到岸价，并最终影响到关税等税费。理论上说整体金额越高，买方收样品时可能承担的税费就越多，海关要求扣货缴税的概率就越大。尤其是东欧、拉美、南美等地区国家对进出境物品免申报额度较低，一般超过30美金可能就要求正式申报并缴税，所以通常形式发票上显示的样品金额最好低于30美金，并且注明SAMPLES， NO COMMERCAIL VALUE（样品，无商业价值）字样，既能使样品免申报通关，也能节省关税等税费。但是低值申报如果被买方当地海关发现则可能被重新估价，除了按照估价缴纳关税外还有可能产生罚款，给买方带来更大的不便。所以对于卖方来说最好的办法就是提前做好样品寄送时所需形式发票，在上面显示通用的产品品名、海关编码以及实际的样品与运费金额，同时告知买方上述信息可以按照买方的具体要求进行更改，以方便其在目的地清关。按照买方最终要求制作形式发票，就可有效避免申报价值过高或是过低可能给买方带来的不便。

（三）选用适当的快递承运公司寄送样品

目前寄送国际快递有通过EMS、DHL、UPS、TNT、FEDEX五大快递直接寄送之外，还可以通过一些专线快递或是快递代理公司（最终仍然要转给五大快递）进行寄送。五大快递都有各自的优势航线和特色，视具体目的地选择特定公司直寄，服务和时效都有保证，但是费用较高；专线或是快递代理公司转寄费用相对较低，但是服务、时效、安全性较差。所以在卖方支付快递费的情况下（包括卖方自行承担快递费或是买方已经提前以其他方式支付快递费2种情况），卖方在寄出样品之前有必要对上文提及的承运快递公司进行询价以及对比分析，选择相对合适的承运快递公司寄送样品。通常在要求时效的情况下，可以选择五大快递中EMS（时效相对比其他四家慢）以外的优势航线。如果时效要求不高，可以考虑专线或是快递代理公司寄送样品：一是运费相对较低，目的地海关征税基数的到岸价自然就低，有机会免申报或是申报时少缴纳关税；二是很多专线快递或是快递代理公司提供“双清服务”，即在起运地和目的地都提供包清关服务，而且通常报价为一口价，报价中已经包含清关以及关税，便于出口核算样品寄送成本，更不会出现买方因大额关税而拒付、拒收的问题。

（四）及时跟进样品的转运及签收状况

样品寄送后要根据单号及时到快递公司的官网上查询样品的转运状态，在样品到达买方所在国后要及时联系买方支付相应税费（如有）并联系快递公司派送样品。在案例一中，来福化纤在10月8日查询到样品已经到达巴西，10月9日快递公司就已经联系收件人支付费用派送快递。如果来福化纤能够在10月9日、10日持续跟进就能及时发现样品没能被正常派送，就能及时与买方确认问题所在，视情况及时转为己方支付目的地税费，而不是等到10月24日，通过本地快递公司的通知才知道买方拒绝支付目的地税费问题。不仅要由己方支付费用，也影响了样品及时到达买方手里的时间，在没有节省任何费用的情况下，影响了最初寄送样品的目的，耽误进一步商谈合同的进程。笔者认为，外贸实践工作中样品寄送后有2个重要跟进时点：一是样品寄出后的第二天，查看（登陆快递公司网站输入单号查询）样品的最终目的地是否正确，尤其是寄往没有邮编的国家或是地区，以防运往错误的目的地。二是在样品预计达到时，查看是否被正常派送，在正常派送并签收后，及时与买方联系确认其收到完好样品；如果发现样品没有被正常派送，要及时联系快递公司及买方查找原因并尽快解决问题。在某种意义上对于样品转运状态的跟进是及时发现样品寄送问题的唯一方式，也是样品能够及时到达买方的有效保证。

（五）提高对样品寄送包装重要性的认识

对外寄送样品过程中，包装不仅起到保护内部产品的作用，同时也是买方判断卖方是否用心的一个途径，所以卖方必须提高对样品寄送包装重要性的认识，避免如案例二中因包装不良问题导致样品破损的现象发生。首先，样品包装必须具有适用性，具有足够的硬度和强度，能够有效的保护内部样品，类似案例二中的陶瓷杯等易碎品，必须用气泡袋或是泡沫隔垫，如果怕水，则必须装入防水袋寄送。通常件杂货建议采用7层瓦楞空白纸箱，机电仪产品或是单件产品重量超过30千克的产品采用非原木制作的木箱，以避免熏蒸带来的额外麻烦。其次，样品外包装必须干净，尽量避免印有样品所对应产品以外的图案以及中文字样，二手纸箱可以考虑将原内侧作为外侧使用。再次，在寄送样品时尤其是通过快递代理公司寄送样品时，为了防止在分拣和转运过程中运单丢失导致货物转运错误或是丢失等问题的发生，建议复制一份快递运单连同形式发票装入塑料自封袋后贴在外包装上，这样即使原运单丢失，也可以凭贴在样品外包装上的运单进行转运和派送。最后，如果是由上游合作工厂或是快递公司代为包装时，必须要求具体包装负责人包装后拍照给己方确认，确认包装合适后才能寄出。

（六）慎重直接采用买方提供的账号到付

在外贸实际样品寄送过程中，有些买方可能会提供DHL、UPS、TNT、FEDEX等快递公司的到付账号，让发件人用其账号到付，由其在目的港支付运费及相应税费。尽管正常来说买方在目的地收到账单后都会在到期时支付税费给其当地的快递公司，但是也有个别类似案例二中买方因对收到的样品不满意，或是其他原因在账单到期后拒绝支付相应税费的现象发生。由于用账号支付相应税费，通常都有账期，很有可能是在买方收到样品后的1个月或是2个月，目的地快递公司才能知道买方拒付。国际快递行业的惯例是，在用国外快递账号到付时，发件人通常要有相同快递公司的账号，由其账号提供担保，如果发件人没有账号，则可能需要提供保函，保证账号持有人不支付相应费用时将由发件人支付。所以对于初次合作且要求用其账号到付运费及税费的情况要慎重。比较理想的做法是让买方通过其当地快递公司联系中国公司进行取件，或是由买方与当地快递公司确认取件事宜之后，提供与当地代理确认快递税费支付情况的控制号（CONTROL NO.，也称遥控号）， 然后凭控制号预约当地快递上门取件，控制号表明买方所在地快递公司已经与账号持有人确认过相关税费由买方在目的地支付，相关税费事宜与作为发件人的卖方无关，即使将来买方因某种原因拒付，快递公司也不会找发件人支付。

（七）留有复样或是记录已寄送样品主要参数

复样是指卖方对外寄送样品时己方所保留的同一批次的样品（建议保留2份）。留有復样一方面可以在后期买卖双方就已寄送样品的问题进行讨论和改正（如果需要）时，卖方能够清楚知道买方所说的问题是什么并能据此改正；另一方面在已寄送样品发生类似案例二中破损情况时可以在最短时间内将复样补寄出去，通过再次寄送留存复样确认拟成交产品质量；最后，如果买方确认已寄送样品，则复样可以成为大货质量卖方自检及买方验货的依据。如果因为某些特殊原因，没有足够样品作为复样留存，则需要根据产品特性在寄出之前多方面记录拟寄送样品的详细参数，包括但不仅限于样品制作工艺、材质、尺寸、颜色、印刷、重量等，必要时可借助专业量具、衡器等工具，用视频、照片等多媒体形式辅以文字进行记录，确保如果必要可以据此仿制出几乎相同的样品。

参考文献：

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