对档案保护工作缺失的思考

许 炎

(安徽大学 管理学院，安徽 合肥 230601)

从许多档案学教科书和专业书中我们得到的关于“档案保护”定义几乎都是相似的，都是围绕着档案“如何保存”这项工作来展开的：“档案保护工作是档案保管工作其中内容的一部分，是保护档案所采取的专门措施，是为了能够最大限度延长档案的寿命而采取的各种专门技术处理档案的一项工作(比如档案内容复原和修补、档案载体的更换、调节档案库房温湿度等等)。”笔者认为以上定义没有全面地表述档案保护工作的全部内容，只说明了档案保护工作其中的一部分，而档案保护工作应当贯穿于档案管理工作的始终，不是仅仅在一个环节中存在后续就中断了，档案保护工作应当贯穿于档案工作的始终。

1 档案保护工作应当贯穿于档案工作的始终

1.1 在档案收集工作和档案整理工作过程中

在档案的收集与整理工作中，档案保护工作的重点是：1.最大程度地保证档案的完整性、真实性与可用性；2.将不同载体类型档案文件分类存储，保证其可读性；3.确定档案制成材料的耐久性以及档案装具的正确选择；4.对档案资料入库保管前，进行消毒杀菌、除尘除霉、驱虫杀虫等档案保护技术措施。

在这一环节中，要严格分类、登记与管理需要归档的档案的制成材料和载体形式等，保证档案文件制成材料的质量可以从源头被控制；[1]对那些无法判断其制成材料性质的档案文件，档案工作人员要提前进行登记备案并采取保护措施，防止其在归档接收前就被破坏，从而保证档案文件材料在归档后能够被有效地保护。

1.2 在档案价值鉴定工作过程中

档案价值鉴定是根据规定的原则和一定的标准，鉴别和判定档案是否有用及其价值大小，挑选出有价值的档案并对其进行妥善保存，剔除无价值或者无须保存的档案文件。档案价值鉴定工作是现代档案工作中的核心，直接关系到档案工作其他环节的开展，是其他环节有序展开的前提与基础。[2]档案价值鉴定工作的有效地进行，离不开对档案的有用性和价值量大小的甄别，更离不开将虚假档案拒之门外，维护档案的真实性、完整性和可靠性，这些也是对档案的一种保护。[3]

1.3 在档案保管工作过程中

从档案被档案馆接收，到最后销毁的全过程中，档案的保管工作就一直在持续不断地进行中，在这一工作环节中需要做到的档案保护工作有以下几点：1.为档案保存创造适宜的温湿度条件，并进行严格的控制，把它当成档案工作者的日常档案工作之一。2.注意对档案材料的防光、防尘、防火、防霉、防虫以及防盗等一系列防护措施。3.特别注意对某些特殊载体形式的档案的保存。比如磁介质的档案注意防止消磁，胶片档案存放防止粘黏现象发生等。4.发现档案破损档案工作人员要立刻上报单位，组织展开修复工作及时止损，并找出事故发生原因防止以后类似现象的再次发生。

1.4 在档案利用过程中

档案的价值在利用中被体现。档案保护工作在档案的利用过程中可以分为两个方面：第一是档案的实体安全。档案在利用过程中可能出现损毁、缺页甚至丢失等各种情况，这就要求档案利用过程中，不仅档案提供者要做好提前的准备工作，比如备份、宣传等等，更要求档案利用者在使用档案时，要有意识地维护档案资源的完整性。第二是档案的信息安全。在我国并不是所有档案都是能够被开放利用的，很多档案都是有保密年限的，在保密年限结束后，才可以被公众利用，还有些档案的开放期更是从长控制(如涉及国防、外交、国家安全以及个人隐私等档案)。

2 档案保护工作缺失的原因分析

2.1 档案管理人员档案保护意识薄弱

2.1.1 对档案保护工作的基础性认识不够深刻

档案工作是一切工作中的基础，档案保护工作又是档案工作的基础。档案工作不仅仅是接受档案后的保存工作，更要精心保护在需要时能够被找到、被利用。例如晚清时期吏部不注意档案的保存，使得档案库房经常起火，最终使得档案库房竟然无档案可查阅。所以做档案工作眼光应当放的长远，现在用不到的档案以后未必没有用，由此可以看出档案保护工作在实际的工作需要中是何等重要。

2.1.2 档案管理人员专业素质能力不够

人是档案事业发展的根本依靠，也是决定档案安全的第一位因素。[4]在我国绝大多数从事档案工作的人员都是“半路出家”，基本经过专业培训或从档案管理专业毕业的人数很少，因此这些工作人员对档案工作的重要性质、档案的归档要求、档案的查阅要求、档案的装订等业务方面没有专业的素养[5]，更别说档案保护意识了。

2.1.3 档案保护工作宣传不到位

档案部门没有组织定期对档案管理人员的培训工作，宣传档案保护工作的重要性，这种宣传工作的缺失使得大多数档案工作人员没有从思想层面认识到档案保护工作的重要性，因此档案保护工作没有得到应有的重视，所以在日常档案管理过程中也没有得到落实。

2.2 档案保护设施与技术落后

由于档案保护工作和生物、化学、计算机等学科都有一定的关联性，所以有着较强的专业性和技术性，再加之其依靠专业的软硬件设施，很多设施都需要有足够资金来支持，例如档案库房建设、档案修复设备等。[6]但是，由于各地档案馆缺乏对档案保护工作的重视，并且许多档案馆档案库房建设资金的不足导致基础建设不到位，甚至有的档案库房缺少了必要的安全措施，这样档案工作人员有心进行档案保护工作也力不从心，只能让档案保护工作流于形式。

2.3 针对档案保护工作的现有标准尚不健全

自《档案法》颁布以来，许多档案保护行业标准陆续出台，为档案保护工作提供了可靠的法律依据和操作规范。但现有各类规范在实际工作中操作性不强，总体不深入也不细致，未形成较为完整的体系，并且很多细则与实际工作不相适应，因此，应以《档案法》修订为契机，将有关档案保护工作的内容进一步纳入《档案法》及其实施办法中，使得档案保护工作更加有效。[7]

3 强化档案保护工作的对策

3.1 管理好档案人才队伍的发展

3.1.1 强化档案保护培训工作

各单位档案部门要多举办档案保护方面的培训，让档案工作人员接受系统的档案理论知识培训，提高专业知识能力和职业道德。[8]随着信息技术的不断更新，档案资源存储的趋势已经向电子文件逐渐转化，档案馆也在向数字档案馆逐步转型，使得档案管理工作更加智能化、便捷化，这些因素就更加要求从事档案工作的必须是经过专门培训的档案专业人才。

3.1.2 积极做好档案保护宣传工作

档案保护宣传工作不仅要“对内”，更要“对外”。一方面要加强档案工作人员的档案保护意识，另一方面由于档案原件的唯一性，更要加强档案利用者的档案保护意识。在《档案法》第三条中明确规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。所以，宣传工作除了自身的优化，还要通过各种渠道(如微信公众号、档案网页、微博)让档案利用者了解基本的档案保护常识。

3.2 加强档案保护设施建设

档案保护工作的基本是档案库房建设，档案停留时间最长的地方也是在档案库房。所以，储存条件适宜的库房，是档案保护的基础设施。推进档案馆库建设，在遵循《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等各项要求的同时，也应该将档案库房的地理位置、库房内的设备设施以及其功能布局等问题纳入考虑范围之内。有条件的档案部门应当购买适宜自身业务需要的设备，对档案库房环境进行有效调控，没有条件的档案部门也应当在自己能力范围内，最大化的优化档案库房的环境，为档案保护创造有利条件。

3.3 建立健全档案保护管理机制

3.3.1 在《档案法》的大框架下，应强化档案保护工作责任落实管理机制

做到档案工作人员明责知责，落实追责问责制度。各级档案部门的主要负责人，也应当是档案保护工作的主要责任人[4]，要在档案保护工作在各个阶段实施的过程中起到带头领导作用，并对工作结果负责。各级档案部门的主要负责人还应当对本单位的档案保护工作制定完整的责任清单，在每个档案工作人员在各自职责范围内，增加各自的档案保护工作要求，从落实到个人来细化每个任务分工，确保档案保护工作在日常档案工作中真正进行，也让责任能够更加明确，从另一方面也起到一种督促作用。

3.3.2 规范档案保护工作

规范才能有序，有序才能安全。除了国家档案局发布的各项行业标准和工作指南外，各地市级档案部门也应该结合自身实际开展的业务和各自档案馆的特殊性制定符合各自档案馆内部的业务规范和工作制度。推进档案保护工作的规范化建设不仅可以使档案工作可以高效进行，而且可以从源头上避免很多由于工作流程不规范而引起的不必要的安全事故发生。所以档案保护工作的规范化建设是档案保护工作得以有效进行的基础。