基于供应链管理的高校图书馆图书采购优化研究

黄美

摘 要：文章分析了目前高校图书馆图书采购中存在的问题，指出了基于供应链管理的高校图书馆图书采购的优势，在此基础上着重从高校图书馆构建信息平台、双方信息共享和选择优秀供应商三个方面构建了图书采购模式，并提出了图书采购的优化路径。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2019）01-0057-03

关键词：供应链;高校图书馆;采购;优化

供应链管理理论起源于西方。最初，现代管理学之父彼得·德鲁克提出了“经济链”的概念，随后迈克尔·波特根据经济组织的发展变化将其更新为“价值链”。20世纪90年代，随着科学技术的不断发展，物流系统日趋成熟，价值链已经无法准确表述经济活动中组织的系列行为，进而演变为“供应链”。供应链管理理论在20世纪末引入我国，通过数十年的不断实践，逐步形成了一套适用于国内市场的供应链管理理论。高校图书馆与一般经营类企业相比，几乎没有来自校方下达的关于盈利的目标和任务，导致其图书采购模式长期处于陈旧与停滞不前的状态，创新动力不足。高校圖书馆将供应链管理思想引入图书采购过程中，有利于优化图书采购的业务流程，整合各方资源，最终实现资源优化配置，提高图书馆的服务水平和综合实力。

1 高校图书馆图书采购存在的问题

高校图书馆不同于一般的图书馆，其存在的意义更多是为高校的教师和学生服务，面对的读者比较单一，群体特征明显，因此，采购工作相比普通的图书馆更加单一。纵然如此，高校图书馆的图书采购活动仍然存在着许多弊端，不仅影响了高校师生的阅读感受，也不利于高校图书馆事业的发展。

1.1 图书采购调查方法过于单一，沟通不畅

我国高校图书馆在获取采购书目信息时，通常是采编部先根据学科建设的需求提出采购建议，然后征求各学院的意见及建议进行修改。这种确定书目的方式存在着诸多不足之处，具体体现在：①主观性。高校图书馆管理层在确定采购的图书书目时带有浓厚的个人色彩，不能真正满足广大师生的教学科研需求。②约束性。采编部在确定所购书目时首先考虑的是馆内库存的图书情况，而不是考虑真正缺少什么样的藏书。③信息沟通不畅。高校图书馆主要的图书借阅者是教师和学生，然而，他们没有机会参与图书采购活动，无法将自己的阅读需求告知图书馆管理层，双方信息沟通不畅，导致所购图书实用价值不高，造成资源浪费。

1.2 图书采购过程烦琐，书目更新缓慢，成本较高

由于高校图书馆体制的特殊性，图书采购工作通常是一个漫长、系统的过程。笔者以河北科技大学图书馆为例。

从图书馆决定采购图书，直到图书供应商将图书发至高校图书馆，中间要召开三次会议，进行两次审批，一共要完成15道程序，涉及包括高校图书馆、纪检监察部、财务部在内的3个部门，过程复杂，不仅延长了图书采购的时间，致使书目更新速度缓慢，而且增加了图书采购的成本。

2 基于供应链管理的高校图书馆图书采购优势分析

高校图书馆在图书采购活动中引入供应链管理思想，不仅能有效改善现有图书采购模式存在的弊端，更有利于图书采购工作的顺利进行[1]。

2.1 精简采购流程

供应链管理是一种新型的管理理念和管理模式，国家标准《物流术语》将其定义为利用计算机网络技术全面规划商流、物流、信息流、资金流等，并进行计划、组织、协调与控制等活动。可见，供应链管理强调的是资源整合，整体最佳，利用现代科学技术建立数字化信息平台，使采购方与供应商的信息共享。将供应链管理理念引入高校图书馆，对图书馆的文献采购资金进行优化配置，创建高校图书馆图书信息平台，可以及时地将图书馆的购买需求告知图书供应商，从而避免一些不必要的程序（如图1中的⑤⑥⑨⑩）。高校图书馆利用信息平台的信息共享将图书馆确定购买书目清单、图书馆与图书供应商之间确认订单的活动程序合并在一起，使图书馆的购书程序从15道减至12道，极大地简化了高校图书馆的图书采购流程[2]。

2.2 缩短采购周期

高校图书馆图书采购周期一般在半年到一年之间，信息爆炸时代知识更新换代的频率是2～3年，如果高校图书馆按照传统的采购模式进行图书采购，那么在年初定下的书目清单到年末才会收到图书，此时图书已失去参考价值。基于供应链管理的采购模式，是实现图书订购、下单、配送一体化。高校图书馆可定期通过网络信息平台，汇总整理学院、教师和学生的阅读需求，并将其生成新的订购书单，及时通过网络信息平台将书单传递到图书供应商，当图书供应商确认订单后会立即安排最近的库存点发货至图书馆，整个购书过程可在一周内完成，有效地缩短了高校图书馆图书采购的周期。

2.3 降低采购成本

无论是精简采购流程还是缩短采购周期，对于高校图书馆而言，最终目的都是在保障图书质量的前提下，降低采购成本。高校图书馆的图书采购成本由两部分组成：图书的价格成本和非价格因素成本（包括员工工资支出、行政会议成本、调查成本等）。高校图书馆建立供应链管理采购系统后，通过供应链的有机整合，一方面采购人员可以事先咨询多家图书供应商的图书价格，在此基础上确定性价比最佳的图书进行购买，从而降低图书的价格成本;另一方面高校图书馆可减少召开图书采购会议的次数、摒弃人工调查活动，精简采购人员，以减少工资支出，这在某种程度上能大大降低图书采购的非价格因素成本。

3 基于供应链管理的高校图书馆图书采购模式构建

供应链管理下的高校图书馆图书采购流程的构建，包括信息平台、读者需求、购买渠道、选择供应商、物流、退换货、后期服务等。

3.1 需求驱动：搭建信息平台

高校图书馆发生图书采购行为的前提是教师和学生对图书馆馆藏资源内容的不满足，现有图书已经无法为他们的科研、学习和阅读提供系统全面的服务。笔者以某高校信息工程学院为例，假设该学院在进行某项学科建设时需要用到一批最新的有关网络建设方面的书籍，而当时这些书籍在图书馆中并没有库存，那么按照传统的图书采购模式，要想购买这些书籍首先应由信息工程学院向图书馆采编部提出购买申请，然后图书馆召开采购会议研究决定，待所需图书到库已经过去了大半年时间，致使该学院的学科建设项目只好延迟到下一个学期。信息平台建立之后，该信息工程学院就可以在平台上提交书籍清单和购买理由申请，图书馆在后台看到申请即可决定是否同意购买。如果同意购买，工作人员就将书籍清单推送给信息平台内的图书供应商，由供应商进行报价，图书馆在分析各供应商的优劣势之后，选择最佳合作对象，发出购买合同，供应商即可将相关书籍发送到图书馆，纪检监察部门也可通过信息平台对此次采购行为进行全程监督，无论从时间上还是书籍的利用程度上，都不存在过度浪费。因此，需求决定购买，由读者需求引发的图书采购行为，真正能够满足高校读者的信息需求。

3.2 渠道暢通：双方信息共享

信息共享包含两方面的内容：一是读者与高校图书馆之间的信息共享。二是高校图书馆与图书供应商之间的信息共享。

3.2.1 读者与高校图书馆之间的信息共享，可以通过信息平台来完成。读者登录信息平台后，查询图书馆馆藏资源中是否有自己需要的书籍，如库存显示有，即可以直接预订;如库存显示无，则可提出购买申请。不同的读者有相同的阅读需求时，信息平台可自动将其合并，避免了信息采集过程中的重复性。

3.2.2 高校图书馆与图书供应商之间的信息共享。高校图书馆除了利用内部信息平台，还需要掌握供应商的相关信息。高校图书馆采编部门应充分利用“询价”“比价”“比质量”“比服务”等手段，从供应商处获取更多的有价值的信息，争取在图书采购过程中占主动地位。

3.3 层次分析：选择优秀供应商

层次分析法是由美国运筹学家萨蒂提出的一种对定性问题进行定量分析的多准则决策方法，适用于采购供应链中对多个供应商的评价[3]。选择优秀供应商是高校图书馆图书采购顺利进行的决定性因素，从整个供应链来看，供应商一方面决定了高校图书馆图书采购的质量和成本，另一方面还对图书出版方的生产活动产生了较大的影响。笔者认为，图书馆在进行图书采购时对供应商的选择，一般都会从图书质量和价格、配送和服务四个因素进行比较分析。而图书质量是最基础的要素，在上述四个因素中所占权重可确定为1/3;价格决定了采购成本，因此其权重可略高一些，为1/4;配送的权重为1/6;供应商的后期服务影响书籍的使用效果，因此服务的权重比配送要略高一些，为1/4[4]。采购部门在确定了影响因素和权重后，可选择3～4家图书供应商，并根据他们以前的表现分别打分，最后确定最高分的供应商为合作对象。

4 基于供应链管理的高校图书馆图书采购优化路径

高校图书馆基于供应链管理的图书采购模式应是不断改进和完善的，对采购过程中出现的突发情况或者产生的一些问题，图书馆和供应商都应积极采取有效措施，尽快解决，确保整个图书采购系统正常运行。

4.1 加强组织管理，实现内部优化

高校图书馆应加强对组织内部的规范管理，加强对图书采购过程中所涉及的部门和人员的监督力度，主要是对采购应遵守的制度规定、采购程序和采购费用进行约束，避免出现内部混乱。例如，图书馆采购人员无视信息平台上的购买需求，自行决定书目清单，导致购买的图书不能真正为读者所用;图书馆采购人员与外部供应商勾结，对图书价格进行虚报，造成采购费用的增加等。高校图书馆强化对组织内部的管理，能增强内部人员的责任意识，提高采购人员的水平，实现内部优化[5]。

4.2 增进交流合作，降低外部风险

高校图书馆应增进与图书供应商的交流合作，改变传统的采购观念，与供应商建立供应链战略伙伴关系，推动资源共享，实现合作共赢[6]。外部风险不仅来自供应商，还来自政策、环境和市场等方面的风险，因为高校图书馆采购的信息资源不仅包括纸质书籍，还有电子出版物和部分音像制品，后者存在着一定的版权风险。因此，图书馆采购人员要深入了解有关政策规定，随时关注国内外出版物市场的情况，与外界保持良好关系，从而规避相应的风险。

4.3 及时评价调整，不断改进创新

评价施加压力，调整带来活力。对于破坏规则的内部人员或图书供应商，高校图书馆有权将其从供应链中剔除，以免引起负面效应。评价和调整具有时效性，高校图书馆应定期或不定期地对采购活动进行评价，周期通常为三个月，若评价中发现问题，至少应在三天内完成调整处理行为，使震慑效果最佳化。创新是发展的动力[7]，高校图书馆基于供应链管理的图书采购优化，是为了更好地应对不断变化的读者需求、采购环境和供应商。图书采购工作者只有在采购过程中及时发现问题、解决问题，不断改善、持续创新，才是促进高校图书馆图书采购工作健康有序发展的根本途径。

5 结语

高校图书馆图书采购是一项基础性工作，采选人员工作水平的高低，直接影响着图书馆整体藏书的质量。因此，高校图书馆要想使采购工作健康、有序地发展，就必须引入供应链管理模式，创建信息平台，整合资源，加强沟通，不断改进，提高采购工作效率。

参考文献：

[1] 黄芳，谢志耘.高校图书馆供应链战略与管理[J].医学信息学杂志，2014（5）：64-68.

[2] 谢嘉雯.网络环境下图书馆供应链管理策略研究[J].物流科技，2012（4）：65-67.

[3] 朱铎辉，吴志军，张玉峰.基于层次分析法的供应商评价模型的研究[J].计算机应用研究，2004（6）：90-91，96.

[4] 冯晓红.试论图书馆的供应链管理[J].现代情报，2009（1）：131-133.

[5] 张喜年，詹德优.基于供应链管理的图书馆参考服务[J].情报理论与研究，2006（1）：74-77.

[6] 何丹青，邢岚.论供应链管理思想在图书馆管理中的运用[J].科技情报开发与经济，2003（10）：63-64.

[7] 岳修志，张怀涛.复合图书馆的数字化管理和供应链管理[J].大学图书馆学报，2002（6）：27-30.