基于医疗设备档案信息完善医疗设备资产管理

（陆军军医大学附属第二医院医学工程科，重庆 400037）

随着诊疗服务要求的不断提高，对医疗设备各方面的需求也越来越大。如今医院的资产规模不断壮大，加强医疗设备的资产管理势在必行，同时管理层也从各种途径强化各医院对资产管理的重视。作为医院资产中占较大比重的医疗设备，无疑成为管理的重中之重。

一、目前现状及问题

资产管理的基本要求之一就是账物、账账相符。而现在基本上大部分医疗机构，普遍存在设备档案记录与实物情况不符，存在有账无物、有物无账的情况；还有设备档案系统信息与财务管理系统信息不一致，出现账账不符的情况等。这些问题不利于医疗设备的资产管理，给资产清查工作带来障碍。分析主要原因为：

（一）档案信息不完整，成套设备主要附件无记录

档案管理分为纸质档案资料管理和电子档案资料的管理。现在大多数医院对纸质档案的收集、整理、保存工作相对规范，而现在主要缺乏对电子档案信息管理的重视。在资产管理中，我们开展资产清查工作时，往往是实物与电子档案中提供的账目信息进行一一核对，所以需要在建档时就应系统规范地登记各类设备信息。

而在日常工作中我们对大型设备或者成套设备基本按照整套系统建立资产电子档案，对其配置中的主要附件设备及配套设备无独立电子档案信息，缺乏对其监控管理。例如：一套高清电子鼻咽喉镜系统，整套价格为131万元，实际这套系统配置主要由一台内镜主机、两条高清电子鼻咽喉检查镜、一条电子鼻咽喉治疗镜、三条鼻咽喉小儿镜、一个氙灯冷光源、一台高清监视器、一台医用台车还有一套电脑工作站组成。在资产档案管理中对这类成套设备往往考虑建立电子档案的便利就一套系统入账，而对这套系统下组成的附件未纳入电子档案系统管理，只是完整地建立了纸质档案资料。但在设备的日常使用中，往往是其中的某个镜子、某个光源出现故障或者确无维修价值需要淘汰报废，而不是整套系统整个出现故障或需要淘汰报废。如出现这类情况，一是同类设备比较多时，很难区别它属于哪套系统，给档案资料的查阅带来不便，很难找到它对应的纸质档案资料。二是这类附件需要淘汰报废时，档案管理账务也不好处理，无疑给资产管理工作带来不便。因此这种建档方式不利于设备的日常维修维护及资产管理，使得档案信息不完整，也就造成有物无账情况。

（二）建档不及时，造成有物无账

对医疗设备的建档，一般是待设备安装验收完，供应商开出发票后，采购才能填写入库单交库房，库房按照合同及发票办理出入库，同时采购移交纸质档案资料到档案室。而一般设备到货安装时，根据设备的具体情况，一般都需要让新设备试运行1～3月（有些大型设备时间更长），各项要求合格后工程师才能出具验收报告，然后采购通知供应商开发票按合同条款付款。这种流程的优点在于给库房出入库及档案室资料收集工作带来便利，但缺点就是从设备安装使用到建档管理时间较长。在未办理入库建档情况下，就形成了有物无账的情况，不利于设备资产管理及档案管理，同时也不能及时核算设备的使用成本。

（三）资产管理系统信息和设备管理系统信息不一致，造成账账不符

目前资产管理系统和设备管理系统是相对独立的系统，两个系统不关联。资产管理系统登记设备资产和设备管理系统建立设备档案的管理要求不一致，使得在建档初期就造成一部分设备账账不符的情况。另在设备管理过程中，设备的淘汰报废账务处理过程两套系统不统一，也造成账账不符的情况。

（1）按目前固定资产管理规定，固定资产是指单位价值在1000元以上（专业设备单位价值在1500元以上），使用年限1年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的有形资产。资产管理系统按照这个规定登记资产信息，而对一些单价低于1000元的医用设备，如血压计、人体秤等设备，这类设备虽金额小但属于计量质控设备，财务资产系统中无记录，造成设备管理系统中有记录而资产管理系统无记录，造成账账不符。

（2）淘汰报废设备在账务处理时，淘汰报废的申请审批完成后，设备档案系统做了淘汰报废账务处理，而财务系统未做或者未及时做账务处理，这样也造成了账账不符。

二、问题解决

（一）成套设备主要附件单独建档，使资产清晰明了

以前套高清电子鼻咽喉镜系统为例，在设备购置签订合同时，在配置清单中就应对附件逐条列出，并注明型号、品牌、数量、单价。在这套系统一级电子档案下，分别对内镜主机、6条镜子、一个光源、一台监视器、一台台车、一个电脑工作站建立二级电子档案。每条二级档案都必须有自己独立的档案编号，有完整的电子档案信息，包括设备名称、规格型号、品牌、单价、数量、使用科室、启用日期、质量等级等。

按这种方式建立这套高清电子鼻咽喉镜系统档案，把主要附件纳入电子档案管理，不仅便于日常设备维护维修时档案资料的查阅，同时也便于信息的统计分析，跟踪记录设备的使用情况。同时有利于医疗设备的资产管理工作，这样医院的大小设备都有它的单独电子档案，有属于自己的档案编号，便于设备的核对，且在运行中其中某个附件需要淘汰报废时，我们只需要对这个附件做淘汰报废账务处理。全面准确地反映出资产情况，使账物清晰，有利于医疗设备资产管理，便于资产清查工作开展。

（二）优化建档流程，提高归档效率

为了能对新安装验收合格的设备及时建档，对其及时进行监管和参与成本核算。安装验收合格后，采购收到《验收报告》时就应及时填写《设备入库单》交于库房办理预出入库，同时整理档案资料交于档案室建档。待发票开出后，库房再补录发票信息，办理正式出入库手续，档案室随时整理新添加的档案资料，并做好交接和记录。归档流程的更改虽然使档案资料的收集不能一次完成，但加快了设备建档的时间，提高了归档效率，避免了新进设备长时间无证无档，不能及时纳入资产管理。

图1：优化建档流程

（三）同步设备管理系统和资产管理系统，确保账账相符

新设备建档时，采购填写《设备入库单》的信息和交财务的资产单的信息应一致，特别是主要附件独立作为档案管理的设备，财务系统也应相应登记作为资产管理。对淘汰报废设备账务处理时，《医用设备淘汰报废申请单》应印制一式三联，第一联档案室留存，第二联院财务留存，第三联申请科室留存。在设备管理系统中做报废处理后，及时将“第二联院财务留存联”交于财务在资产管理系统中做账务处理。同时资产管理系统中对单价小于1000元的受控设备也应登记入资产管理系统，纳入资产管理。这样基本保证建账和下账时两套系统一致统一。同时定期对两套账目进行账账核对，确保账账相符。

现在很多医院也在进行两套系统的对接工作，如两套系统相连，保证建档时间一致、档案编号一致、基本信息一致，避免出现账账不符的情况，在开展清产核资工作时能提高准确统一的账目信息，提高清查效率。

三、效果

运用以上方法改进医疗设备的档案管理工作，经过一段时间的实施，现取得很好的效果。首先使得医院各类医用设备有档可查，账物清晰，确保医疗设备在整个生命周期中全程跟踪管理，以解决资产不明，设备配置不清、闲置浪费、虚增资产和资产流失的问题；其次基本确保了设备管理系统和资产管理系统的信息一致，达到账账相符；再次提高了临床科室对医疗设备管理的重视程度，增强了资产管理的意识。因此科学规范的档案管理，不仅能确保医院医疗设备资产安全高效地运行，为医院资产管理工作提供更全面、更准确、更可靠、高效的动态数据与决策依据，同时也为资产管理工作打下坚实的基础，为医院提供更大的经济和社会效益。

四、结语

因此科学规范的档案管理，是医院经济管理运行重要的基础工作，不仅能确保医院医疗设备资产的安全高效运行，为医院资产管理工作提供更全面、更准确、更可靠、高效的动态数据与决策依据，同时也为资产管理工作打下坚实的基础，为医院提供更大的经济和社会效益。