高校教务自助服务系统的设计与实现

刘 芬，陆家兰

（北京农学院 教务处，北京 102206）

一、高校教务自助服务系统的设计背景

随着高等教育改革的进一步推进，教务管理工作量越来越大，教务人员紧缺问题普通存在于各个高校。以学籍管理人员为例，不仅要维护好每位在校生的学籍信息、管理好每位在校生的学籍档案、开具在校生的各类证明、制作发放每位应届毕业生的毕业证书和学位证书，还要补开往届毕业生的毕业证明书、学位证明书、入学登记表等，除此以外，每年还要填报各级各类管理部门的大量数据，如高等学校基层报表数据、本科审核评估数据、新生入学注册、在校生学年注册、毕业生学历注册、毕业生学位上报等。

对于教务管理人员来说，管理效率低、质量不高的最重要原因就是工作过于繁杂。这是高校教务管理工作者需要经常面临的一个现实性问题。同时，高校教务管理存在一定的周期性、重复性和规律性，如何把准脉络、抓住关键、弄清规律、提高效率，也是高校教务管理者需要长期探索的一个永久性课题。

经过多年的校园信息化建设，学校建立了教务管理系统，借助网络化手段，实现了网上选课、网上录成绩、网上借教室等功能，极大地方便了全校师生，在学校教学、管理和服务等方面发挥了重要作用。为了进一步提升教务管理信息化程度，减轻工作人员负担，简化学生办事流程，笔者主持建设了高校教务自助服务系统。

二、高校教务自助服务系统的需求分析

当今高校招生规模迅速扩大、招生种类越发细化、学生学籍异动频繁产生，给高校学籍管理带来了很大的难度，高校学籍信息管理对教务管理系统高度依赖，离开教务管理系统高校学籍管理难以为继。高校教务自助服务系统以教务管理系统数据为基础，与学生一卡通系统做接口，整合学生火车票优惠卡自助充磁机，通过互联网技术，实现自助打印和自助充磁，使教务管理工作更加规范化、标准化、科学化，提高教务管理效率，提升教务服务水平。

1.业务需求

自助打印系统业务需求：随着高校招生规模的扩大、国际化办学的加强，社会经济的发展及全球化的推动，出国出境留学、交流、旅游人数也逐年增加，学生需要开具的各类中英文证明的种类、数量都在递增，单教务处学籍管理这一块，每日要接待开各种证明的学生都应接不暇。一方面，负责的教师琐事缠身、疲于应付，重要的是由于前来办事的学生太多，根本不能离开办公室，造成教师没办法当面聆听上级精神、参加业务培训、错失提高自身素质和晋升晋级的机会；另一方面，学生办事不顺畅，满意度低。

火车票优惠卡自助充磁业务需求：2017年9月以前，学校没有进行二级管理，都是负责学籍管理的教师向教育部打报告写申请，教育部批准后，制卡单位给学校邮寄合同，负责教师去财务处办理借款手续给制卡单位打款，制卡单位收到款项后，给学校邮寄发票和优惠卡，学校收到优惠卡后，给每个京外学生粘贴优惠卡，手工逐个填写乘车区间并写卡读卡，整个流程走下来，再加上打印学生证、给学生证贴照片、盖钢印等的时间，京外学生还没拿到学生证，寒假火车票已经开售了，负责教师工作量大，不堪重负，同时学生满意度也低，事倍功半，笔者负责这项工作后，也曾想过仿效某些高校，实行二级管理，把学生证和优惠卡办理事宜下放到二级学院，经过仔细了解，二级学院一线管理者，如教学秘书、辅导员工作量也都非常大，推到二级学院，难度也非常大。

经过一段时间的摸索，笔者在同事的帮助下，通过在墙上打眼等方式，把充磁机挂在办公室门外的墙上并配上操作说明，解决了已经写好卡的老生的自助充磁问题，极大地方便了学生，自己也在一定程度上得到了解放。尝到甜头后，笔者进一步琢磨，购买了新型学生火车票优惠卡充磁机，借助信息化手段，借着教务处要上自助打印系统的机会，和领导反复沟通，与公司反复协调，最终决定将自助打印系统和自助充磁系统集成，遂诞生了教务自助服务系统。

2.业务流程

高校教务自助服务系统依托教务管理系统中学生基本信息表、学籍异动表、毕业生基本信息表等数据，与信息中心学生一卡通数据做接口，实现学生的单点登录，学生登录系统后，可以进行在读证明、学历证明、学位证明等的中英文版本打印，实现学生证火车票优惠卡的自助充磁。如果打印系统出故障，触摸屏界面将会弹出“打印故障解决方案”页面，页面有二维码和流程说明，学生用手机扫描二维码后，手机界面会跳转到学校教务处下载区，学生按着流程说明，下载填写相关表格自行打印后（教务自助系统旁边有商业打印设备，可微信付款），到学院及教务处相关科室盖章，整个过程流程明确，省去学生来回奔波或者打电话、管理教师对同一问题不断回答的麻烦。教务自助服务系统设计有两台，供学生同时使用，万一出现故障，也给出了相应的解决方案。

至于火车票优惠卡充磁机，管理人员提前把京外学生的身份证信息上传到云端并做好相关设置，学生扫描火车票学生优惠卡上的二维码，下载惠通学子APP并安装，按提示注册后登录，即可使用自助终端进行自助写卡、充值等操作。与旧型号火车票优惠卡充磁机相比，新型号火车票优惠卡充磁机除了可以实现老生自助充磁，还可以实现新生火车票优惠卡自助写卡，由半自助变为全自助，彻底解决了所有京外学生火车票优惠卡写卡和充值的问题，寒暑假、下班时间甚至夜间学生都可以进行自助充磁，管理人员再也不用非上班时间被学生电话轰炸了，学生也避免了由于联系不上管理人员而取不到回家火车票的麻烦。

3.数据流程

高校教务自助服务系统功能模块结构如图1所示。

图1 系统功能模块结构图

三、高校教务自助服务系统的设计

教务自助服务系统基于SOA设计，各项功能被封装成系统服务、数据交换服务、应用服务，这些服务通过服务管理平台进行集成、注册、管理和发布，为学生、管理人员提供相关的服务。系统服务为系统管理员进行打印设置和后台管理提供平台；数据交换服务负责与数据中心共享学生校园一卡通数据，并且与教务管理系统共享学生学籍信息和毕业数据，从而实现数据交换和数据共享；应用服务则响应学生的打印请求，当打印出现故障时系统给出解决方案。

1.设计目标

经过本项目的建设，建成符合学校要求的学生自助服务系统，实现和教务管理系统的无缝集成，有利于工作人员提高工作效率、节省时间，为广大学生提供便捷、优质的服务。可以通过触控终端自助操作，通过双纸槽防伪纸实现在读证明、预毕业证明、毕业证明书、学位证明书等中英文版自助打印、火车票优惠卡自助充磁等功能。

2.功能设计

系统具有四个功能模块——用户权限管理、学生信息管理、系统维护、自助充磁。其中，用户权限管理分为在校生和毕业生，登录方式可以输入用户名和密码，在校生还可以通过校园一卡通刷卡登录，可打印在校证明、非京籍学生办理护照证明、预毕业证明等，出纸方式为纸槽1，纸张为普通A4空白纸，已提前盖好教务处章；毕业生还可通过刷身份证登录，可打印中英文毕业证明、学位证明、学生登记表等，出纸方式为纸槽2，提前放入防伪纸，打印完毕后需到校办盖学校公章。

系统管理员通过后台管理模块进行功能分配、触控终端远程管理，以及进行相关的设置等。具体功能如下：功能模块管理，可以增加新的功能，也可以删除不需要的功能；功能分配管理，可以进行功能的授权和收回；远程管理，可以对触控终端进行远程管理；系统设置，包括打印张数设置、打印次数设置、登录方式转换设置等操作；信息查询（含操作日志），可以按时间段查看通过触控终端打印明细，以及打印的总份数等信息。操作日志包括操作人、操作时间、操作的功能等。

3.设计特点

（1）安全：系统采用C/S架构，保证数据安全，触控终端经过精心设计，保证打印纸张安全。

（2）易用：触摸屏操作简单易用，系统自带软键盘，无需外接键盘鼠标，避免接入其它输入设备带来安全隐患。

（3）高效：稳定性好、安全性高、健壮性强，节约人力、物力、财力，使工作人员从重复单调繁杂事务中解脱出来，提供全天候24小时服务，方便学生。

（4）高扩展：灵活的软件配置，能够方便扩展系统。系统管理员可根据工作实际需求，实时配置打印模块，设置打印参数，进行权限管理，为系统持续推广与发展提供可能性，有利于将来教务处各部门打印工作的简化和推进。

（5）开放：全面支持 XML、Web Service 等当前被普遍被采用的开放标准，保证系统能够与其它平台的应用系统、数据库等相互交换数据并进行应用级的互操作和互连。

四、高校教务自助服务系统的实现

1.培养学生的应用意识

首先，不断优化设计，系统的打印内容应根据学生的实际需求做出调整，适应学生多方面不断变化的打印需求；其次，加强推广宣传，发动教秘、辅导员，利用学校信息平台、微信公众号、本科教学平台、教务处网站、学院公示栏等公共平台，让每个学生尽早知道系统的存在并尽快熟知系统操作流程；第三，可以选择对班长等学生进行培训并制作成操作视频挂在校内下载区，供学生学习。

2.加强系统管理员的技术水平

首先，加强教务管理人员计算机水平，计算机发展日新月异，数据库技术不断更新迭代，云计算、云打印方兴未艾，系统管理员只有不断学习，才能用新技术武装自己并为学生提供更高水平的服务。其次，教务管理人员还应加强终身学习意识，计算机技术是一方面，教育学、管理学、心理学等学科交叉知识以及国家、教育部、市教委、学校等相关文件及精神，只有更深刻领会才能更高效工作。最后，教务管理人员还应加强安全保密意识，身处信息大爆炸时代，学生信息极易泄露并被不法分子利用，尤其学历学位信息、身份证信息，一旦泄露，后果非常严重。最好建立有关学生学籍信息、毕业信息保密方面的规章制度，做到信息交换与共享有章可循。

3.提升系统应用价值

高校教务自助服务系统的实现，首先，要取得学校的支持。只有学校在政策，人力、财力、物力方面给予足够的支持，高校教务自助服务系统才有实现的可能。其次，高校教务自助服务系统的应用离不开学生的支持，任何系统，只有用起来，其优势和缺点才能尽快暴露出来，系统才能不断得以提升和完善。再次，高校教务自助服务系统的实现，系统管理员需要具有统筹全局的眼光、沟通协调的能力、解决系统不断涌现的各种问题的本领，只有响应及时，大家对系统的满意度高，系统实现起来才能更加顺利。最后，高校教务自助服务系统本身要有特色，能解决实际问题。不论是自助打印，还是自助充磁，都能在第一时间解决学生的燃眉之急，关键是打印模板可自助设置，为后期打印学生各种证明提供了多种可能性，其持续推广和使用也就顺其自然了。

目前，高校教务自助服务系统处在上线试用期，由于实用性强，能切实帮助学生解决实际问题，受到学生广泛欢迎。同时基于其强可扩展性，后期在充分听取教务管理人员和学生意见的前提下将陆续上线其他打印功能，通过自助服务全方位解决学生教务方面的自助打印问题及新生老生火车票自助充磁问题，减轻相关管理人员工作量，提高学生服务满意度，具有较好的市场应用前景。