高校档案立卷归档中存在的问题及对策

（西安科技大学，陕西 西安 710054）

记录高校建设与发展、教书育人、科学研究和人事管理等工作历史与过程重要载体的档案，记载着历届数万名莘莘学子的成长过程、历代教职工的教育教学情况和科技成果、以及学校建设与发展历史等，是学校发展历程中宝贵的、独一无二的发展历史财富。档案及其管理是衡量高校建设、教育教学状态、学术水平、发展规模和管理水平的重要依据和基本标志，档案管理也是高校管理的一项基础性重要工作。随着国家重视程度的不断提高和投入力度不断加大，高校建设、管理的现代化以及规模迅速扩大，各种业务也不断增加，面对科技飞速发展的时代，这些都使得高校档案管理工作及其改进显得尤为重要和必不可少。但是，在高校档案立卷归档实际工作中也出现了许多亟待解决的问题。本文结合自己多年来从事档案管理与保存工作的实践和体会，对档案立卷归档中存在的问题进行了分析和探讨，并提出了相应的对策。

一、档案立卷归档中存在的问题

由于高校扩招和建设力度急速加大，招生量大增，规模不断扩张，学校管理结构和模式相应出现了变化，业务量急剧上升，因此，在高校档案管理工作中，出现了许多需要解决的新问题、新现象。其中，档案材料的收集、立卷、归档是基本的起点工作，也为高校档案馆馆藏提供实际对象，这些工作都出现了需要面对和解决的实际问题。根据档案的性质及我国《档案法》要求，结合档案管理的研究成果，高校档案馆制定了相应的档案管理、立卷、归档等各种制度，要求归档单位按档案馆制定的规范和要求进行立卷归档。但在实际的立卷归档过程中存在着许多问题，集中表现在以下几个方面：

1.归档部门不立卷，只归档，而且归档材料不完整。根据高校档案管理办法的要求，高校档案管理实行部门立卷，各归档部门必须按照档案馆归档制度和规范的要求进行立卷，有关领导审核后归档。但在实际工作中，许多高校部门立卷无法执行，部门兼职档案员将文件材料从校办等地方领回，不做任何甄别、整理、分类和立卷处理，直接交档案馆归档。无奈，档案馆工作人员帮其立卷，再交回部门让领导签字，再归档。更有甚者，移交材料不完整、不规范，归档材料有头无尾，没有拟文稿纸，或不在归档范围。

2.立卷结果不符合基本质量要求。这主要表现在：（1）文件分类不科学，或不按要求分类；（2）归档目录不符合要求，或者没有案卷目录；（3）立卷不规范，领导不签字；（4）案卷划分期限不准确等。

3.有些重要材料或者关键材料不归档或不及时归档。为了使用方便，有些部门把重要文件或材料截留下来，不及时归档，日久天长就可能丢失，从而可能给学校会造成巨大损失；有些部门工作拖沓，三番五次催促仍不按时归档，更有甚者，拖几年都不归档，或不愿意归档。

二、档案立卷归档问题产生的原因

在高校档案立卷归档中所出现问题，归集起来有以下几个方面的主要原因：

1.部门领导不重视档案工作，档案管理意识弱。在我国《档案法》颁布已有很多年，尽管社会档案意识不断提高，可是依然有一些管理人员、干部，特别是一些使用第一手文件的领导，对档案管理的认识不正确。更有甚者，还有个别使用档案的有关人员还不知道学校档案馆的存在，不知道归档这项工作。虽然档案管理不是学校的中心工作，也非紧要工作，但它却是一项不可或缺的基础性工作，应当予以必要的正视，进行必要的投入，给予相应的扶助。2008年教育部国家档案局颁发了《高等学校档案管理办法》，即第27号令，明确要求高校应当加强档案管理，将之纳入学校整体发展规划，档案工作由学校校长领导。。但是，一些有关负责干部处理档案管理业务依然是“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”。因此形成错误指引，要么不能按照正常需求配备专业人员，要么给档案馆分配的专业档案管理人员少；要么不重视档案管理，或者专职档案管理人员流动频繁，等等。结果使高校档案管理工作不稳定，并造成不良影响。

2.档案馆立卷归档制度执行不力。在高校中，档案馆只是一个收藏、存储、管理档案的业务单位，没有其他职能和权限。有些高校的档案管理部门只是个科级部室，挂靠在校长办公室，由校长办公室管理，只能指导学校部门立卷归档，无权强制监督检查。立卷归档只能依据高校档案管理办法的规定，通过制定立卷归档办法和制度完成，但对相关部门的立卷归档情况无法监督、检查和制裁，立卷归档只能靠归档部门的自觉性来完成。而实际情况却是，为了完成一个部门的立卷归档，档案馆研究、管理人员磨破嘴，跑断腿，最后只要归档部门能把材料移交档案馆那已经非常好了。如果让归档部门立卷，那就更加困难了。即使档案移交到档案馆，也是由档案馆工作人员帮其立卷，然后归档。对于不完整的档案，也只能是由档案馆的管理人员设法帮其完成立卷工作。

3.档案立卷归档制度约束和激励机制不健全。没有约束的制度是纸上的制度，是纸上谈兵。只有建立健全有约束、有激励的档案管理工作制度，才能顺利完成档案的立卷与归档。高校档案馆的立卷归档是档案工作的一项重要内容，直接关系到馆藏的数量和质量，以及后期的开发利用。一直以来，档案资料立卷归档皆被简单地认为是档案馆内部的一项本职专业事务，但随着信息化、智能化以及部门之间联系的多样化的快速发展以及高校的迅速扩张，管理模式的变化，业务范围的不断扩大，规范化程度的不断提高，立卷归档工作已经远远不止是档案馆的一项单纯业务工作，它还涉及到相关需要归档的职能部门。但新形势下，这种变化和新情况仍未获得相关部门以及负责人的应有重视，因而档案材料立卷及归档工作也未按照《高等学校档案管理办法》和《档案法》制定相应有效的、可操作性的规章制度，相关部门的兼职档案员也没有认识到应有的职责。这样，常常会造成相关部门不移交、或不按时、按规章制度移交档案材料，或者所移交的档案素材缺失，以及部门不甄别、不整理、不归类、不立卷等许多问题与状况，，但相关归档部门也未承担责任，或者受到相应责罚。因此，在一些相关部门形成错误认识：归不归档都一样，缺乏档案立卷归档的意识、积极性和责任。

三、立卷归档工作中高校档案馆应采取的措施

结合作者多年从事档案管理工作的实践，基于上述分析，要做好高校档案的立卷归档，关键是档案馆或者档案管理部门应制定明确的规章制度，理顺档案立卷归档工作流程，并照章管理。为此，档案馆或者档案管理部门应采取以下对策：

1.加强师生员工、有关归档部门及其领导的档案意识，大力宣传《档案法》。做好立卷归档工作，离不开主管部门、相关归档部门领导对档案工作重要性的认识。归根结底，档案馆或者档案管理部门的职责是做好学校的档案管理，也即做好高校具有保存价值档案的收集、甄别、立卷、归档、管理以及开发利用。但实际中，如上所述，档案馆从开始接收档案就存在许多问题，这些问题直接反映着高校档案馆管理与运行中存在着业务流程不畅、管理与制度错乱、制度不完备而健全等众多问题。接收档案材料的乱象，直接反映出档案馆管理状况的不健全。它反映了从立卷质量、归档范围、材料数量、管理制度、档案工作人员的业务素质以及师生员工对档案的态度等各个方面的实际情况。因此，档案馆应从加强师生员工到领导干部的档案意识着手，成立以校领导为主任，学校各职能部门主管负责人为成员的校档案工作委员会，按照制度始终如一地定期召集会议，倾听档案管理情况汇报，讨论、研究学校档案建设的关键问题和重大事项，帮助解决档案管理工作中存在的问题与困难。各职能部门积极配合档案馆举办形式多样的《档案法》及其管理宣传活动。事实证明，领导的重视和支持是加强和促进档案工作的关键。将会提高师生员工对档案的认识，激发部门兼职档案员的积极性，促进做好立卷归档工作，并最终保证立卷归档的质量。

2.加强档案制度建设，健全档案管理法规和行业制度，赋予执法职能，提高管理规范化程度。我国《档案法》和《高校档案实体分类法》已实施多年，2008年教育部在《高校档案实体分类法》的基础上，又颁发了《高等学校档案管理办法》既第27号令。增强了违法惩诫力度和档案管理过程中执法的可操作性，这些都为做好档案管理工作奠定了坚实的法律基础。高校档案馆或者档案管理部门应当积极响应，并尽快建立、完善、健全档案管理法规和规章制度，制定出相应的细则化规定、制度、流程和办法，切实落实并实施《档案法》所赋予的使命、职责与权限。对于关键的档案立卷归档问题，要严格依照法规、制度和业务流程办理，对于严重违反法规、制度的部门应尝试逐步依法给予相应的惩处，从而维护《档案法》等法规和行业规范的威严，实现管理过程中依法规范、引导和警示各级相关人员的档案意识，推动档案立卷归档工作实践中现有通病的根治。

3.构建激励鞭策机制，强化立卷归档制度。加强立卷归档工作，还需要建立一种激励和鞭策立卷归档制度，从而充分调动高校归档职能部门领导和兼职档案员的积极性。例如，在职能部门领导和兼职档案员的年终考核、评优选先、部门目标考核等工作中，建立立卷归档工作参数因子，把立卷归档工作完成与否，以及完成情况加入硬性考核指标中，对于没按规章制度要求做好立卷归档工作的予以足够的反映或在评优选先中实行一票否决制等。通过这些措施，将立卷归档工作中存在的问题反映于制度、规范和工作流程中，并将问题扼杀于萌芽之中，从而保证了立卷归档的顺利进行及其质量。

4.相关主管部门和职能部门齐抓共管。第一，档案馆或档案管理部门应把档案业务指导纳入档案工作人员职责之中，按时按要求指导归档部门兼职档案员归档，并检查立卷质量，切实提高部门归档的整体水平。第二，提高部门领导和兼职档案员的档案意识，并建立稳定的兼职档案员队伍。有些归档部门的立卷归档质量低下、不符合要求，主要原因是归档职能部门频繁更换兼职档案员，使得相应的立卷归档技能和业务水平低下。因此，加强并稳定兼职档案队伍，并进行相应的业务教育和技能训练，对于提高部门立卷归档水平还十分必要。在培训兼职档案员立卷归档的过程中，应重点培训兼职档案员的实际操作能力，采用实际操作、参观模范典型、以及实际考核等办法，强化兼职档案员的业务技能和素质培训，使兼职档案员的技能、理论水平双提高，保证档案馆立卷归档整体工作水平的提高。

总之，在立卷归档工作中，档案馆应依据《档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律、法规和行业规范，建立以档案馆为中心的立卷归档工作规章制度和业务流程，并应成立以主管校领导为主任，各归档职能部门负责人为成员的高校档案工作委员会，规范、科学化档案工作，杜绝不合格档案入馆，确保档案文件的历史联系和完整性，提高馆藏质量，丰富馆藏内容，使馆藏档案发挥其真正的开发利用功能，为广大师生提供有力的服务，为高校的发展做出应有贡献。