Office办公软件在学校办公管理中的应用

摘要：随着我国信息化技术的不断进步，Office办公软件已经广泛地应用于各类办公工作中，通过Office办公软件不仅能够有效地提供办公的效率，还能够利用Office办公软件实现无纸化办公，从而为我国的环保事业做出更多的贡献。学校是保证我国教育行业健康发展的基本组成单位，通过学校办公管理可以加强和提升学校管理的规范性。虽然目前在学校办公管理中，Office办公软件已经得到了普及，但是在实际的应用过程中还存在诸多不足。基于此，本文通过分析Office办公软件在学校办公管理中存在的不足，探究如何更好地应用Office办公软件来提升学校办公管理的水平。

关键词：Office办公软件;学校;办公;管理

中图分类号：TP393 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）34-0194-02

在学校的办公过程中，除了要对学生进行相应的教育教学工作，还需要通过学校的办公管理，来对接上级教育部门所下达的教学任务，以及规范学生在教育教学过程中的教学管理。因此学校办公管理是学校工作流程中的重要组成部分，加强学校办公管理的规范性也是提升学校办学效率和办学质量的重要基础和前提。Office办公软件是我国目前普及的计算机软件中最重要、最基础的办公软件。因此在学校教学办公管理过程中，有效的利用Offce办公软件，是提升我国学校办学质量和教学水平的重要措施。所以学校的管理人员要重视Office办公软件在学校管理中的应用，使其作用充分发挥。

1 0ffice办公软件简介

目前我国办公过程中，所使用的Office办公软件功能强大，包含的操作系统也比较多。例如在Office办公软件中包含了word文字处理系统，人们可以通过word文字处理系统进行有关于文字的一系列编辑工作，可以将手写稿或者想要写出的文章在电脑上通过word软件编辑出来，然后通过打印的形式打印在a4纸上，从而让人们能够更加清晰地看出作者想要表达的意思。通过word软件进行文字的编辑，其优点主要体现在，与手写相比word系统编辑出来的文字更加清晰，并且字体统一，使人们能够更加明确的了解作者想要表达的意思。而且利用word系统软件进行编辑文字，还可以有效的提升编写的速度，保证办公过程中的效率。Off'ice办公软件中除了包含word系统，还包含Excel表格处理系统。通过Excel表格处理系统，人们可以将数据进行一系列的处理和转换。例如在企业会计工作中利用Excel，可以进行账目的处理，从而不仅提高了账目的准确性，还提高了会计工作的效率。Excel表格处理系统功能比较强大，它可以对所有的数据进行求和以及其他相关的计算，不仅操作简单方便，而且能够极大的提高人们对于数据处理的效率。Word和Excel是Office办公软件中常用的处理系统，除了word和Excel之外还包括PPT幻灯片制作系统。通过PPT幻灯片处理系统，人们可以将文字或者图片有效的编辑到同一个PPrr中，然后向学生通过动画处理方式展示出来，不仅能够生动形象地让人们理解PPT制作者的意图，还能够有效地吸引阅读者和学习者的兴趣。目前随着我国计算机技术的不断发展，Offce办公软件系统也有了相应的系统更新，目前我国大部分计算机上使用的Office2003已经替换成了Office2007.Office2007不仅功能更加强大，而且运行速度也更加顺畅。在未来随着计算机和互联网技术的不断发展后，办公软件系统将会具备更加强大的功能，因此在所有的办公过程中，需要熟练地掌握Office办公软件的使用方法和使用技巧，才能够保证有效地提高办公的效率。

2 学校办公流程简介

在目前我国学校办公过程中，主要的办公流程是对学生的教育教学。在对学生进行教育教学时，大部分学校已经安装了多媒体设备，所以老师也可以通过Office办公软件处理系统进行PPT制作的，幫助学生在学习过程中提高学习兴趣，并且提升相应的学习效率。除了教育教学过程中可能会使用到Office办公软件，在实际的办公管理过程中也会应用到word文字处理系统，例如现阶段我国教育局以及相关教育管理部门规定老师每隔一段时间提交教学计划以及教学报告，如果教师通过手写的方式进行提交，不仅不具备一定的规范性，还会由于字迹问题导致办公效率的降低。就目前学校办公过程来分析，学校的办公流程是一个相对较为复杂的过程。学校的管理者不仅需要保证老师能够在课堂上提高相应的教学准确性和效率性，还需要针对学校的日常生活，制定相应的管理规范。尤其是对于住宿学校来说，学校的管理者不仅在管理办公过程中需要保证学生在学习上能够得到更好的教学资源，还需要保证学生在生活上能够得到基本的生活保障。而且在办公室工作流程的过程中，不仅需要对上级汇报学校的管理情况，还需要对各科老师安排相应的管理内容。

3 目前我国学校办公管理中用Office办公软件存在的问题

3.1 教学课堂上存在的问题

在我国教学课堂上对Office办公软件的利用主要体现在多媒体设备教学和通过PPT软件制作教学幻灯片，从而进行本学科的知识讲解。但是在实际的教学过程中，大部分教学老师还是用传统的黑板板书式教学，而没有利用多媒体设备进行教学，尤其是在乡村学校中，很多老师由于没有掌握先进的多媒体使用技术以及相应的信息处理化技术，在教学过程中使用传统的板书式教学方式，阻碍了学生接触高科技产品的使用，以及学习兴趣的提升。因此目前在我国教学课堂上，使用Offce办公软件存在的问题主要体现在，大部分教学老师没有更好地利用Office办公软件来进行教育教学。

3.2 成绩管理中存在的问题

在我国学校的教育教学过程中，对于学生的学习成绩相对比较注重，因此在学校办公管理中，针对学习成绩进行管理是非常必要的办公程序。但是目前我国大部分学校在对于学生成绩的管理过程中，只有简单的学生分数统计以及学校的排名统计，这样进行成绩的统计以及成绩的管理，不能够更好地帮助老师通过分析成绩，来提升学生的整体学习水平。所以为了保证学生评价能够更好地服务于学生的学习和成长过程，可以使用Office办公软件中的Excel表格处理系统来进行相关的分析，从而保证老师能够通过教学评价，提升自身的教学水平以及提升学生的学习水平。

3.3 学校办公管理中存在的问题

在学校办公管理中使用Office办公软件存在的问题，主要体现在以下几个方面，第一个方面是，如果不使用Office办公软件进行相应的办公，会导致信息的传达过程中可能出现失误。由于每个学校办公人员的书写方式以及书写手法不同，在信息传达的过程中，极有可能导致其他老师或者上级领导不能够清楚地明白书写者的意图，这就严重影响了学校办公的办公效率和办公质量。第二个方面是在学校办公管理过程中，不使用Office办公软件，会导致学校的一些规章制度不能够更好地被学生熟知。通过Office办公软件，做出的规章制度表格以及规章制度条例，更具备一定的规范性和正规性，从而在一定程度上能够警醒学生。第三个方面是在学校的办公过程中，利用Office办公软件，可以有效地提升办公的质量。各个学校管理人员在办公的过程中，可以通过办公软件制作出电子版文件，并且通过邮件的方式相互传达，既节省了纸张又节省了时间，也为我国环保方面做出了一定的贡献。

4 提升Office办公软件在学校办公管理中应用的措施

4.1 增强学校管理人员Office应用技巧

通过分析，我国学校办公管理中应用Office办公软件存在的问题，可以知道大部分学校管理人员对于Office办公软件应用技巧不了解，影响了学校在办公过程中应用Office办公软件。所以为了能够更好地让学校中管理人员用Office办公软件进行办公，需要不断地提升学校管理人员以及学校工作人员的Of-fce办公软件技巧。首先在提升应用技巧的过程中，学校可以组织相应的工作人员进行关于Office办公软件应用的培训，并且通过一定的考核制度培养和督促学校管理人员和工作人员，提升自身的Office办公软件应用技巧。其次是需要在制定任务的过程中鼓励学校的工作人员应用Office办公软件进行办公，并且需要给每一个学校的工作人员和管理人员分配一定的Of-fice办公任务，保证学校的管理人员能够有更多的机会使用Of-fice办公软件，并且尽量将使用Office办公软件来进行学校办公管理当作一个习惯。最后是要保证，学校管理人员自身能够提升Office办公软件应用意识，不断地通过各类Office办公软件应用培训来提升自身的应用技巧，以及实现无纸化办公的目标。

4.2 加强学校监督和管理规范

在学校办公管理过程中，用Office办公软件，不仅能够有效的提升办学效率和办学质量，还能够为我国环保事业作出贡献，所以学校的管理人员和领导人员，要不断的规范学校工作人员在进行办公过程中使用Office办公软件的流程和制度。首先是在课堂教学过程中，学校要规定教师在教学过程中，尽量采用多媒体设备进行教学。对于不了解多媒体设备应用技巧的老师，要进行相应的培训。其次是在教学评价的过程中，要尽量保证教师能够提供更详细的评价结果，可以使用Excel表格制作条形图或者折线图来进行学生成绩的分析，从而有效地促进学生学习成绩的提高。

4.3 培养办公管理过程中用Office办公软件的习惯

在办公的过程中，大部分老教师都习惯采用手写办公或者纸张办公，所以在應用Office办公软件的过程中，很多老师由于没有相应的习惯，而导致在办公管理过程中很少使用Office办公软件。因此学校的管理人员要制定相应的制度，培养教师工作和办公过程中具备使用Office办公软件的良好习惯。可以通过会议的形式，让教师通过办公软件来制作相应的工作报告，也可以在日常工作中，培养教师应用Office办公软件的良好习惯。

5 结束语

综上所述，现阶段我国学校管理过程中应用Office办公软件仍然存在一些难题需要解决，所以学校的管理人员以及办公的工作人员需要不断地提升Office软件使用意识，并且熟练地掌握相应的使用流程，保证我国在学校办公过程中，能够更加顺利熟练地使用Office办公软件。随着信息技术的不断发展，计算机的应用将会更加广泛，因此各学校的办公管理人员以及教师要不断地提升Office办公软件应用技能，以此保证我国的教育教学工作能够拥有更高的水平。

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【通联编辑：光文玲】

收稿日期：2019-08-22

作者简介：张妮（1981-），女，陕西人，中国矿业大学银川学院，本科，助教，主要研究方向为计算机基础。