试论档案数字化的质量和安全保密控制

严 萍

（莱芜钢铁集团有限公司，山东 莱芜 271104）

1 钢铁企业档案数字化的质量和安全保密控制工作内容

1.1 钢铁企业档案数字化质量控制内容

档案管理应用数字化模式针对质量的控制工作其主要目的在于如何更好的提高档案使用效率，对数字化档案管理模式进行优化。作为档案管理工作人员，需要在工作当中明确档案建设方式和基本原则，对档案数字化建设的有关流程进行规范。其次，需要选择与档案工作实际内容相符的安全性档案管理软件，对功能进行科学设置，并且能够根据工作要求对数字化档案进行优化。

1.2 钢铁企业档案安全保密控制内容

数字化档案的安全保密控制工作内容包括，建立科学合理的安全工作制度规范，对数字档案安全保密管理目标进行确定，安全保密管理工作人员需要明确自身责任，建立相应的安全保密工作方案，对网络当中存在的风险进行有效预防，使用正确的方式操作档案管理软件，避免造成档案的泄露。同时，还应加强自身学习，对计算机软硬件知识做到良好掌握，建设安全防护系统，保障良好的档案操作环境。

2 数字档案质量管理有效措施分析

2.1 提高档案管理人员综合能力

数字化档案管理工作属于一项新型的工作方式，所以工作人员需要掌握一定的数字化档案管理技术，才能在保证工作顺利开展的同时，提高档案管理质量。针对这一需求，钢铁企业应积极开展技术培训，并且结合选拔制度，选择工作能力强的档案管理人才上岗。在人才选拔过程中，需要优先选择技术能力过硬，能够适应现代数字化档案工作要求，并且工作认真细致、责任心较强的工作人员，同时，还需要对工作流程进行规范，明确分工，将数字档案管理工作的责任落实到个人。对在岗人员需要进行综合能力的培养，在提高技术能力的同时，也要注意建立工作人员的正确道德意识。

2.2 档案管理方案制定规范

在进行数字化档案管理工作前，必须明确档案管理方案，通过这种方式才能保证数字档案管理工作的顺利进行。在方案制定过程中，需要相关管理人员参考数字化档案管理原则和政策。企业还需要明确技术培养的路线，对管理工作进行优化和调整。同时，也要建立健全档案管理的原有规章制度，在数字化档案管理工作当中能够对工作人员行为进行有效规范。随着企业的不断发展，涉及到的档案资料种类越来越多，所以针对数字档案管理内容也更加复杂，将会提高相应人员的工作量，所以必须通过建立科学合理的规章制度，将工作和职责进行划分，才能保证各项工作都有专人负责，保证工作质量稳步提升。

2.3 建立严谨的监督评估体系

为了更好地提高数字档案工作质量，预防可能出现的潜在问题，需对数字化档案工作流程进行全程监督，并对工作质量进行评估。将工作质量监察贯彻到档案管理工作始终，建立严格的验收标准，是数字化档案质量管理的后期保证，严谨的验收检查机制，有利于档案管理工作顺利进行，推动档案管理向现代化发展。在进行数字化档案质量控制方面，还可以结合相应的奖惩制度，建立阶段性目标，对工作人员进行评估，提高档案管理人员的工作积极性，并且对工作当中的失职行为进行惩处，才能切实保证数字化档案管理工作质量。

3 数字档案安全保密控制有效措施分析

3.1 数字档案安全保密控制技术措施

为了能够在当前的数字化环境当中做好档案信息的安全保密工作，需要做到有效预防档案数据出现泄露和丢失等问题，才能从基础上杜绝安全问题产生。数字化档案的安全保密工作与传统模式存在很大差别，需要利用现代化的手段，从计算机和网络技术当中寻求帮助，通过利用防火墙技术、加密技术和数字签名技术，能够有效提高系统的安全性，为档案管理提供安全的操作环境。其中，加密技术是当前网络信息安全管理方面应用最多，并且效果较好的一种安全控制模式，通过应用这种模式，能够有效提升档案资料的安全性和完整性。档案加密技术当中包含了很多种具体加密方式，其中的密钥非对称加密，可以保证信息在传输过程中的安全性。通过使用一个公开密钥和一个保私钥，在数据传输过程中，前者用于信息的发送，后者用于信息接收，这种模式可以有效控制机密信息被第三方获取和解码，从而提高数字档案的安全保密水平。

3.2 数字档案安全保密控制制度措施

要想切实做好数字化档案管理的安全保密控制工作，需要结合健全的档案管理规章制度，在规章制度当中明确信息化环境中档案运行正确程序，明确划分工作职能和责任制度，才能保证数字化档案在安全稳定的环境中对档案信息加以利用。首先，对数字档案进行安全等级的划分，根据工作人员不同工作范围，给予相应的文件处理权限，同时，还需要加强管理人员的档案管理安全培训，让管理者能够在共享档案资源的同时，防止信息泄露。

4 结语

虽然档案管理数字化在我国应用的范围较小，但通过应用数字化技术进行企业档案管理工作实施，在工作效率和工作质量方面有明显提升。由于钢铁企业工作人员众多，企业的档案既包含人事档案，也包含企业机密文件和技术类文件，此类档案具有较高的保密性，在引进档案数字化管理模式以后，在提高档案管理质量同时，也必须重视如何加强数字化档案的安全保密控制，才能为企业发展提供切实保障。新时期数字化档案管理需要利用现代化技术手段加以控制，才能实现档案资源的安全共享。