基于企业档案数字化建设关键研究

聂 云

（莱芜钢铁集团有限公司，山东 莱芜 271104）

当前档案工作非常重视企业档案数字化建设，档案数字化建设指的就是将纸质档案的传统档案形式转变为数字信息，然后利用计算机妥善保存起来，当要对档案进行管理的时候就可以通过操作计算机来完成。这种数字化的档案还可以实现档案资源的共享，从而为提升企业的管理水平和各项改革发展打好基础。

1 企业档案数字化

1.1 相关认识

数字化以特定的信息为基础，指的就是利用特殊手段将特定信息转变为数字信息，对这些信息进行转化后再利用计算机处理。我国在《纸质档案数字化技术规范》中明确表示，利用计算机将模拟信号转化成数字信号的过程就是数字化。数字化的对象非常多，无论文字、实物、语言等等，都可以进行数字化的处理。通过数字化手段可将海量信息转变为占用空间最小的形式进行存储，极大方便了对各类信息进行处理。

1.2 企业档案数字化的界定

学术界对档案数字化做了不少研究，但在具体观点上有些不同，主流观点认为企业档案的数字化指的不是企业所有档案，而是指的对企业、对社会、对国家有价值的档案，将这些实体材料通过处理变成数字信息，最后储存在计算机才是企业档案的数字化。从这个观点出发，企业档案的数字化可表现出以下两个特点：首先是信息的原始性，数字化档案是企业在发生生产经营活动之后所做的第一次记录。原始性也让档案对企业有着较强的价值，企业在改革发展和生产经营中的任何内容都可以通过档案来体现。其次是存在多样的载体，不仅可以将纸质档案数字化，实物甚至语言都可以数字化处理，存储载体可以是声像、光盘、磁带、磁盘等多种形式，档案的完整性便可因此得到保障。

2 企业档案数字化的优势

档案对企业来讲有着不可替代的重要作用，是企业发展的重要保障，档案数字化在其根本作用基础上又体现出了非常明显的先进性，具体有以下三点：

2.1 有利于提升经济效益

档案数字化就是将传统的纸质档案和实物档案转变成可用计算机存储的形式，首先为企业节省了很多实体空间，其次减少了很多企业在用纸、印刷设备、相关人员、耗材等方面的支出，这样在管理上的成本就降低了很多，相对来讲经济效益就可以得到提升。

2.2 有利于档案资源的开发利用

科学的检索，是档案信息资源开发利用的必要保证，检索的快慢直接影响着档案信息资源开发和有效利用。将纸质档案和实物档案数字化后存储到档案管理系统，运用档案管理系统智能检索的优势就可以得到快速、充分的利用。档案数字化可以极大提升档案信息资源的利用效率，办公人员可以更加方便的查阅到所需要的档案资料。另外，档案数字化也使企业传统的档案管理部门变为企业数据存储管理中心，改变单一的馆藏结构，密切注意企业改革发展的新领域，提高档案信息资源开发的质量和层次，以丰富的档案内容最大限度的满足企业改革发展利用档案的需求。

2.3 有利于档案原件的保护

企业档案真正的价值是开发利用过程中体现出来的，在企业经营管理、法律诉讼、安全生产等方方面面中，档案发挥着日益重要的作用。但是受到传统载体的限制，反复借阅档案会使档案实体出现老化和损坏，企业要想长期稳定的使用实体档案就需要投入大量修护资金，但是档案数字化以后，不仅避免了传统载体易损坏的缺陷，还有效保证了档案的安全性。

3 企业档案数字化建设的关键措施

3.1 完善档案数字化建设的标准和制度

企业进行档案数字化建设的是为了更好地利用档案共享资源，让企业管理档案的水平得到提升，满足企业各项发展的需求。而要想真正推进档案数字化建设，必须对数字化建设的标准和制度进行编制完善。企业在档案数字化建设过程中，应为其建立一套完整管理体制，并为企业各部门及档案管理部门划定明确职责。同时企业还要编制完善档案数字化建设有关的规章制度，以制度来推进档案的数字化管理。另外要符合相关的技术标准和管理规范，从而强化数字化档案管理的规范性，也使企业档案数字化建设可以更好的发展。

3.2 完善档案数字化的软件和硬件支持

硬件和软件都是企业档案数字化建设中不可缺少的基础。在硬件方面，企业要从自身开展档案管理工作的实际需求为出发点，完善基本的计算机、打印机等硬件设施，同时也要根据实际工作需求对这些硬件设施进行必要的维护和升级。

3.3 完善档案数据库

档案数据库在档案数字化的管理中有着重要的核心地位，而完善档案数据库需要从以下几方面出发：首先创建目录数据库，档案工作人员要以现有的档案数据库为基础，做好数字化档案目录数据库的建设，要做好目录的录入工作，在录入目录的工作完成以后，还应对目录的准确性进行检验，从而为今后的工作提供保障。其次，以企业的档案管理需求为基础，创建专用的电子原文档案数据库。最后，综合目录数据库和电子原文数据库，形成满足企业要求的完整档案数据库。

3.4 加强档案管理人员的培养

对档案的数字化建设来讲，由于其所需要的专业性较强，同时要具备档案管理和计算机技术知识，因此企业应从这两方面出发来培养档案工作人员，使档案管理人员在多方面都能符合档案数字化建设的要求，从而更好地开展档案管理工作。

4 结语

综上所述，要想全面完成企业档案数字化建设，短时期是不可能的，企业需要解决的内部资金、技术、人才等多方面的问题，同时也必须参考符合国家相关的法律法规。要想让企业档案数字化建设从小到大，企业一定要长期坚持，并在不断实践的过程中逐步深入，终有一天企业可通过全面数字化的档案管理让自身的管理水平得到有效提升。