浅谈医院会计档案管理创新

刘静

摘 要：医院档案系统中的会计档案是重要构成部分，会计档案与普通的医疗档案不同，主要记载着医院的各种会计经济信息，处理会计档案时需要对一些专业化的材料进行关注，进而确定医院的各项经济业务活动。检查医院的是否遵守相应的財务处理规定时，也可从其会计档案材料入手，总之医院的会计档案与医院的发展直接相关，现针对医院会计档案的内容，探讨创新管理档案管控系统的方法。

关键词：医院会计档案；管理方法；创新；档案管理

管理者在管理医院内部的会计档案材料时，需要对会计事务处理流程持有一定的熟悉程度，以便可以对医院会计核算环节中需运用的会计报表、账簿以及凭证等材料进行专业化的处理，确认医院在一定时期范围内的财务变动情况，医院的一部分会计档案与来院治疗的患者的利益也息息相关，为了保护医院的外在形象，调控内部管理，必须要更医院档案管控工作，创新管理这类经济性档案时运用的工作理念。

1 收集医院会计档案

会计环节：要及时出齐当日预处理会计凭证，凭证内容要正确无误，能清楚地反映会计业务的内容，并确保附件完整。每月月底将处理完的会计资料和会计报表装订成册，年底将每月凭证及账表等一并送交会计档案人员进行整理归档。

出纳环节：要以“当日业务当日清”为原则，借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账，结出当日余额，与实有现金库存核对无误，并要定期与银行对账单核对。经编制“未达账调节表”调节余额核对相符后，将借、贷款凭证按月逐日编号装订成册。

电算化下会计档案比传统的会计档案具有更广泛的内涵，电算化会计档案除传统概念上的会计档案外，还包括电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。这就要求实行会计电算化核算的单位，不仅要有电子数据，而且要保存打印出纸张的会计档案。

2 整理医院会计档案

全面收集医院会计档案之后，需要在正式应用与管理档案材料前，现展开整理档案的工作，根据档案的外部形式与具体记录的内容，对档案材料进行分类，按照一定的顺序来排列与存放档案材料，预先完成整理档案的工作，可以确保后续档案管理工作更加顺利地进行，管理与使用会计档案的工作均能够变得更加高效。档案整理工作建议如下：

首先需要对会计凭证类型的档案材料进行整理，并归档；而后需要整理会计账簿档案材料；会计报表类型的档案的整体数量比较多，需要有效整理；除了需要正确归档其他类型的会计档案，还需要整理电算化会计档案。完成所有类别的会计档案的整理工作之后，需要对其进行检查，而后就可以使用与处理总量比较大的会计档案。

3 管理与应用医院会计档案

3.1 保障会计档案的管理工作的安全性

会计档案的管理者需要指派专门的工作人员负责管理内容复杂、种类繁多的会计档案。部分医院并没有专门的工作人员负责管理会计档案，导致会计档案被管理的过程中产生混乱的工作局面，因此医院应当结合财务处理需求，来组建专门负责管理各种类型的档案的工作部门，给会计档案管理部门中使用充足的物理以及人力资源，根据制度与规定来安排管理会计档案管控的工作，确保每一阶段的会计档案处理工作都有专门的工作人员负责，清点档案之后，还要保持档案材料被整齐地方式。保障存储的会计档案的安全与完整，全方位展开档案防护工作，如防盗、防尘与防磁等工作。根据档案保密制度来改进网络化的会计档案信息库，出现应用会计档案的需求时，需要将登记工作做好，确保在移交、借阅以及归档的环节中均不会出现档案受损的问题，通过提升档案管理工作的安全意识来保持会计档案的价值，更加有效地管理医院的会计档案。

3.2 形成会计档案管理工作制度

建立电算化档案定期备份制度，电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。建立严格的借用手续制度，查阅会计档案需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

3.3 提升管理会计档案的工作人员的素养

尽快提高档案管理人员素质。计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。因此，档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。

加强档案管理者的职业道德修养，增强责任心。档案管理者的职责就是维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。不丢指要保证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使其遗失或被窃。不散是指档案保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便。不乱，就是要求档案保管整齐规范，有据可循、有目可查。档案管理者必须加强理论学习，提高档案方面的理论修养，充分认识档案的价值，增强档案管理工作的责任心和法制观念。

4 处理医院会计档案

根据档案的保管期设定情况，来处理会计档案，一部分特殊的档案需要管理者永久保存，除了需要将其保存在会计档案室中，还要将相应的档案信息输入到数据库中，做好档案备份工作，一些不需要被永久保存的档案一般会设有最低的保管期限，因情况比较特殊需要被特别处理的档案主要有未了事项的相关原始凭证、未结清的债务与债权的相应原始凭证。处理已经到了保存期的档案时，需要有会计工作部门与医院的档案室共同给出销毁工作建议，否则不可随意处理会计档案。对销毁的档案也要进行记录，将档案的具体信息全面且清晰地记录，包括档案号、起止日期、册数与卷号等，同时还要在记录中体现销毁档案的时间。在领导同意的前提下才能销毁这部分财务档案，销毁过程中需要有相关人员监督。

5 结束语

医院逐渐加大了对内部管理工作的关注程度，不仅改进了人员管理方法，还结合各种不同类型的档案材料的管控与使用需求，对档案管理工作的流程进行了调整，本文主要分析的是医院会计档案处理环节的工作方法，当会计档案的实际内容被丰富之后，管理者也要创新传统化的会计档案管理手段，将一些新的管理方法融入到会计档案管理过程之中，以标准化的方式和严谨化的态度应对会计档案，处理这部分档案时同样要将信息化平台的作用积极发挥。

参考文献

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