中小企业财务外包风险分析与控制

辛鑫 李振昌

摘 要：企业在进行财务外包的过程中，无法避免的会面對财务外包风险，并且贯穿于整个财务外包过程的始末。财务工作又属于企业的重要信息，管理层需要利用准确的财务信息帮助其作出正确的决策，财务信息的安全性也关系着企业的生死存亡，所以，企业的领导者在面对财务外包可能给公司带来的优势之外，还要考虑到外包带来的一系列风险。因此，本文对中小企业财务外包风险分析与控制进行探讨。

关键词：中小企业；财务外包；风险分析；控制

财务外包是指将企业的财务管理过程中的部分业务转移给外部的金融机构代为决策和处理的一种财务管理模式，主要是将整个财务管理活动根据企业的需要分解成若干部分，如资金管理、工资服务、纳税申报、财税咨询等部分，将中小企业不擅长或不具备势的部分外包给那些在该方面居于行业领先水平的专业财务公司处理，具有技术专业化、转移便捷化、财务管理契合度高的特点。很多中小企业从成立之日起，财务工作便委托给专业财务公司去处理，将自己的非核心业务包给其他公司完成，集中优势资源专攻自己的核心业务，这样既规范了公司财务管理，又规避了很多风险。专业化的财务公司优质、灵活、高效的服务方式使中小企业的财务外包有很大的发展空间。

1.中小企业财务外包风险的内涵特征

所谓财务外包风险就是企业在实施财务外包过程中，由于客观条件不成熟、财务外包操作不当等诸多因素影响，导致企业财务外包的实际结果与预期目标之间出现的较大差异而给企业造成相关损失的可能性，表现为财务外包的成本效益目标无法实现甚至有可能致使企业财务面临困窘或破产。

中小企业财务外包风险具有明显的主体性、过程性和不确定性特征。市场经济的价值规律下，财务外包属于企业与相关服务介质双方之间基于合同基础上的商业交易行为，财务外包需要一定的成本付出，外包活动与合约是其风险发生的前提条件；财务外包是相关合同签订之后有关服务中介针对合同规定提供财务管理的服务职能，受客观条件的制约，财务外包具有明显的动态变化性，若企业和外包服务机构之间的外包合同缺乏合理性、适应性和完整性，市场环境中企业在将相关财务业务外包的同时，就已面临客观潜在的合同风险；企业经营活动过程中的相关会计信息的不对称，企业对于财务外包合作伙伴的选择不当，对于财务外包的相关实施策略规划不合理，都可能在财务外包过程中造成企业风险增加，甚至丧失核心竞争实力；由财务外包活动引发的风险往往会波及和关联到企业发展的后续阶段，造成企业风险的不确定性。

2.中小企业财务外包的动力

随着我国市场经济的迅猛发展，我国中小企业也得到迅速发展，中小企业已经成为推动我国经济社会发展的不可或缺的力量。但是，中小企业财务管理水平普遍低下，财务管理往往有以下问题：第一，不设置财务机构或财务机构简单。第二，中小企业不愿花费太大的财务管理成本。第三，中小财务人员素质偏低。这些制约了中小企业的发展，解决以上问题，财务外包就成为明智的选择。

目前，财务外包业务一般包括代企业建立会计账簿，建立财会制度；代理记账；纳税申报；代办工商税务年检，参加工商税务会议等。中小企业财务外包的动因主要包括：

2.1控制成本、节约资金

如果一个中小企业的财务工作量不足用一个或几个全职的财务人员去做，而启用业余人员又令企业主对质量感到不放心，那么财务外包就是很好的选择。提供外包的事务所拥有一大批专业的财务人员，他们共同承揽多家公司的财务工作，因此只用一部分工作时间处理小企业的工作，所以向该企业收取的费用也只有全部工作量的几分之一。用比聘请专职会计师更少的薪水，得到更专业的会计服务。

2.2提高中小企业财务管理质量

专业的会计机构，拥有专业的财务专业人员、丰富的财务管理经验和先进的财务管理方法。中小企业将财务业务外包给这些机构，由具有丰富经验的专业人士进行管理，有利于弥补企业缺乏高层次专业人才的缺陷，提高企业的财务信息质量，分享到先进的财务经验和知识，有利于提高企业自身的管理水平。

2.3使得中小企业专注于核心业务，提高核心竞争力

中小企业资金、人才等资源往往较为短缺，而中小企业的管理者们往往并不擅长财务业务，财务外包可以将中小企业管理层从不擅长的领域中解放出来，摆脱财务工作方面没有可靠的人，而核心管理队伍又缺乏财务管理的技能的局限，获得并挖掘财务外包的增值潜力，从而更多地关注企业的核心竞争力，在市场上占据一席之地。

3.财务外包的模式

目前，我国中小企业财务外包模式可以简单概述为以下四种。

3.1传统购买模式

这是财务外包在发展过程中最初形成的模式，指企业将财务管理工作分为若干个部分，将其中那些大量重复的最底层的财务部分外包出去。我国市场上这种模式的典型代表就是代理记账了。比如将应收款项部分外包给收账公司；资金管理部分外包给金融机构；纳税申报业务外包给税务师事务所等。在这种模式下，企业和服务商并没有形成长期有效的合作伙伴关系，更加类似于买卖关系，选择外包服务商时，企业首先考虑的问题是价格，签订的合同一般也都是短期的。小型企业及处于创业期的企业一般偏向于采用该种财务外包模式，充当企业会计的角色。

3.2选择性外包模式

该种外包模式是相对于整体外包模式来说的，企业将整个财务流程按照一定的标准进行划分，将其中非核心部分进行外包，外包比例一般不多于整体的70%-80%。例如为了提高资金周转率，提高盈利水平，改善客户关系，会将应收账款相关职能外包出去；或者为了增强职工间薪酬的保密性，将工资福利费相关部分进行外包；或者为了控制企业的成本，将成本控制流程外包。这种财务外包模式是在中小企业中应用最为广泛的，将自己不擅长的职能部分外包，可以实现缩减成本的目的。

3.3整体性外包模式

相对于选择性外包模式而言，整体外包的外包范围更为广泛，公司除了保留应有的战略职能外，将公司绝大部分的财务业务外包给专业的服务机构来管理，一般外包的比例超过整体的80%。保留的这些职能有：外包关系的维护、合同的管理及服务商的监督审查等。刚成立的企业可以选择该种外包模式，可以避免由于财务管理不完善给企业带来的风险。

3.4财务信息系统外包模式

这种外包模式指的是公司将财务部门的整个信息系统，财务流程的相关计算机应用，硬件、软件以及这些软件的运行维护等工作，外包给提供应用软件服务的专业机构（ASP），发包企业根据合同或协议的有关规定支付给ASP一定的价款。这种模式下，企业并不需要购买财务信息系统，而是采用租赁的方式租借回来，按服务内容付费，将财务数据上传到ASP的计算机上，以此得到ASP的专业服务。这种外包模式可以降低企业的财务成本，并能减少企业在计算机方面的风险，也可以帮助企业实现财务信息网络化。

4.财务外包风险类型及成因

财务外包风险是指企业在财务外包过程中，由于各种制约因素的影响，导致外包活动不能取得预期成果或失败而造成各种损失的可能性。主要有来自企业自身、外包商、宏觀政策三个方面的风险。

4.1来自企业自身的风险

其一，选择风险：外包商的服务质量直接影响财务外包的结果，而我国目前外包市场还不完善，外包商质量参差不齐，所以企业在对外包商进行选择时面临很大的风险。其二，沟通风险：主要表现在企业与外包商在财务信息的交换、加工、处理等方面。企业因过度的自我保护，不能给外包商提供及时、完整的财务信息，使外包业务不能顺利开展。其三，对外包商的依赖风险：企业财务外包虽使企业降低了成本，却也可能让企业过于依赖外包商。一旦外包商中断服务，或者改变服务方式和水平等就会让企业处于被动局面。其四，企业内部知识磨蚀的风险：若企业因为财务外包而忽略自身财务管理能力的提升，从长远来看，将有可能使企业自身财务能力磨蚀，这无疑是不利于企业发展的。

4.2来自外包商的风险

其一，质量风险：企业财务外包的目的之一是获取专业的代理服务，当服务不满足这一基本条件时，企业就面临着质量风险。其二，安全风险：财务外包时，会涉及企业方相应财务信息的交付，其中部分信息属于商业机密，一旦被第三方获得，可能给企业带来损失。其三，信息风险：在企业和外包商形成的委托代理关系中，外包商隐瞒的信息，使企业存在信息风险。

4.3外部环境风险

企业进行财务外包需要依靠国家政策法规、经济发展状况及外包市场的成熟程度，这几方面都属于财务外包的外部环境，会受到这些方面的影响，若国家政策法规不健全、经济下滑，或者外包市场不成熟，都会造成财务外包风险。国家政策法规风险主要源于相关法律的健全程度，它们对财务外包活动的影响主要是在监管方面，监管规定的变化将会影响财务外包的决策。财务外包在我国作为一种新兴业务，并没有针对财务外包活动的相关法律法规，也没有系统的行业规则，这就加剧了财务外包的风险性；经济社会风险是指国内经济政策体制改革、行业标准的变动对财务外包带来的影响；外包市场环境主要包括财务外包机构的发展情况、财务外包市场的成熟程度和财务外包服务需求情况等方面，我国财务外包的发展还处于初级阶段，在服务方式、服务水平等方面的监督体制还未成型，这进一步加大了财务外包的风险性。

5.企业财务外包的风险控制对策

5.1更新观念，提高认识

随着外包业务的深入发展，财务外包的变革也日新月异，中小企业也要更新自己对财务外包这一模式的观念，实现财务外包与中小企业的完美结合。现在的财务外包已经从最初的工资发放、收账款管理、报表的编制等基本财务外包职能，到现在的财务工作整体外包，为企业经营决策提供依据等。在不断地发展过程中，财务外包根据市场变化和客户需求，提供新的服务种类，提出更多的经营决策信息。同时中小企业应该清楚地认识到财务外包为本企业带来的诸多优势，降低成本、增强核心竞争力、优化人力资源等都是企业进行财务外包的外在动力。

5.2强化法律意识

中小企业在开展财务外包业务的过程中，一定要牢固树立法律意识，无论是在财务外包主体的选择，还是在财务外包业务的运行，以及财务外包出现问题的情况下，都应当善于通过法律渠道加以解决。对于在开展财务外包业务的过程中，要加强对财务承包公司的调查和研究，选择那些资质好、业务强、具有很强职业道德水准的公司，确保不出现任何问题。在签订财务外包合同的过程中，一定要拿起法律的武器，既要捍卫自己的利益，同时也要按照法律的规定签订相应的合同，如果在运行过程中出现问题也要通过法律途径解决，不能听之任之。特别是中小企业在财务外包业务方面，一定要牢固树立“风险意识”，对于可能出现的“风险点”，一定要强化防范，并将其写入服务外包合同条款当中。

5.3加快财务外包方面的法律、法规建设

当前，在我国由于社会经济发展的需要逐渐出台了外包方面的法律法规，2010年5月由国家财政部下发的《中小企业内部控制应用指引第13号―业务外包》中界定出了外包业务的延伸式定义，外包的构成是由研发、信誉调查、评估调研、加工委托、物业管理、客服、计算机服务等，同时对承包方的风险方面提出了要求，如承包方自愿选择风险，由于外包监控质量风险及行贿受贿引发的道德风险加以关注。不过，在该法规中对发包方面对风险如何解决，如何进退维谷等仍没有明确说法，财务外包等出现的风险如何应对方面的法律就更不用提，几乎只字未见。所以说，建立有效的管理制度为中小企业财务外包创造良好条件，减少和控制其风险存在，构建良好外包环境，是目前财务外包风险阶段的必然之举。

5.4谨慎选择外包服务商

外包服务商在整个财务外包的实施过程中具有非常关键的作用。首先外包服务商的人员素质、专业技术水平等决定了外包实施过程中服务提供商提供服务的水平。其次企业实施财务外包策略时，非常容易形成对外包服务商的依赖，并且企业需要充分考虑财务管理业务转移的巨大成本，以及频繁更换财务管理服务商可能造成的信息泄露风险。所以企业在选择外包服务商的过程中，需要对外包服务商有充分的了解。对服务商的专业技术水平、人员素质情况、服务理念、信誉情况等多方面的情况都要有比较好的了解。企业选择的外包服务商，首先应该对企业所从事的行业有具体的了解，并且能够为这个行业的财务管理业务流程提供一定水平的服务。企业在选择服务商时，需要考虑成本方面的因素，但是也不能只考虑成本，如果只是一味的考虑降低成本，那么服务商在低成本的条件下将无法提供比较好的服务水平。好的服务商是能够站在企业角度，积极为企业解决所承包服务的公司，企业与服务商之间不是单纯的合作的关系，应该是利益共同体。企业应该对服务商进行充分的了解，然后对其服务进行比较全面的评估。企业在最终选择时，最好选择那些与企业业务有一定的关联，并且具有足够的专业技术水平和业务素质，能够积极帮助企业解决实际困难的机构如银行或者其他的金融机构等作为长期的合作伙伴。

5.5加强与服务商沟通

在企业财务外包的实施阶段，企业原有的财务部门并未丧失作用，他们并不把业务流程拿给外包商就无事可做了，而是应该与外包服务商进行积极的沟通协调，使外包服务商按企业财务活动以及财务业务的预期顺利开展业务。按照财务外包的特点，企业应该与外包服务商之间加强以下几个方面的沟通：第一，企业财务活动对于企业来说非常重要，因此企业在实施财务外包的同时，需要加强双方的互信，企业方人员应该积极、主动的与外包服务人员进行沟通，加强之间的交流，增进互信，建立起良好的战略伙伴关系，积极避免合作突然中断给企业带来的冲击。第二，企业方人员还应该对外包服务商人员的活动提供必要的帮助，让他们更好的熟悉企业环境，让他们能够更快的投入到财务管理业务中去，更好的为企业服务。第三，企业方的财务管理人员还需要对整个财务外包服务的业务以及流程进行监督和监控，特别是对财务外包中风险比较大的因素进行重点的监控，积极主动的与服务商交换意见，以及时的避免或者减少风险，是财务外包风险的损失降到最低点。

5.6完善合作机制

健全和完善的合作机制，在有效防范中小企业财务外包业务风险的重要举措，这就需要中小企业一定要与财务承包公司进行战略合作，要从长远性和战略性的角度出发，强化合作的持续性。中小企业在选择财务承包公司之后，要发挥他们的专业能力，同时在具体的业务运转方面，中小企业应当更加重视财务控制工作，特别是对于可能出现的风险应当给予更加高度重视。要进一步健全和完善财务外包方面的“委托-代理”体系建设，对于承包公司派驻中小企业的财务管理人员，除了外包公司给予的工资与福利待遇之外，中小企业也可以研究和制定监督与考核机制，与承包企业共同开展这项工作，对于作用发挥好的也可以给予一定的奖励，进而能够强化派驻中小企业财务管理人员的积极性。

5.7优化企业财务外包业务程序，协调财务外包关系

企业财务外包属于企业与外包服务机构双方基于诚信前提下的双向合作行为，合同契约是实施财务外包的基础要素。企业在鉴定财务外包合同时，应该在谨慎评估外包服务机构资质信誉和服务质量的基础上，正确分析和明确定位自身需要外包的财务业务范围及内容项目，充分考虑企业自身财务管理能力和可能涉及的商业机密及潜在风险，合理优化财务外包形式，签订详实缜密的外包法律合同，明确双方责任和义务以及违约赔偿条款，加强与外包服务机构沟通，协调外包合作关系，以规避财务外包的不确定风险。

5.8制定有针对性的保护措施，防止企业的商业机密泄漏

中小企业时刻不能放松对商业机密的保护，因为这是中小企业的立身之本，是保证企业能够在严苛的市场竞争环境下生存下去的唯一筹码。所以，企业必须制定有针对性的保护措施，防止企业商业机密泄漏。

在与外包服务公司进行合作的时候，企业要派专人与外包公司联系，并尽到监管的职责，一旦发现外包公司有泄漏企业商业机密的行为，必须立即制止，严重的还要诉诸法律，彻底保护企业的合法权益。

5.9加强人才的培养，发挥团队的优势

对于财务外包商本身来说，除了对外开展业务，也不能忘了内部人才的培养，如果没有能力聘请高级人才，那就对本公司的员工进行培养，通过加强内部会计人才的培训，以定期和不定期的方式来进行抽查学习成果，还可以聘请具备高度专业素质的会计专家来进行短暂的指导和培训。财务外包机构一定要强调团队意识，公司内部不是每个都能独当一面，团队合作的重要性对公司开展各层次的业务起着重要的作用。只有加强内部员工的专业素质，发挥团队优势，才能从根本上解决业务水平不高、人才缺乏的现状。

5.10合理约定外包合同事项

外包合同是界定双方责、权、利的有效手段，也是鼓励和约束双方实现预期目标的凭证。合同条款过于复杂，限制过多，能够有效降低外包风险，但也降低了外包业务的效率，增多了企业与外包机构的摩擦；反之，限制过少，合同的条款简单，确实能够增加外包业务的灵活性，但也增加了企业风险。因此，企业应在降低风险和提高效率之间选择一个平衡点，签订合理的外包合同。鉴于目前我国的商业信誉状况，实施财务外包一定要有详细的外包合同，有条件的企业还可请专业的机构提供咨询。合同要明确外包具体业务流程、期限、成本价格双方的权利、义务和责任，还要就财务信息的保密措施签订详细的条款，详细规定保密的范围，以及商业秘密泄露后的责任追究机制，禁止外包机构使用或披露企业未授权的信息。同时，也要注意保持合同对未来变化环境的充分估计，留有必要的弹性空间以应对可能发生的环境变化。

结束语：

企业财务外包尽管可以在一定程度上解决企业财务管理风险的问题，但正所谓世事难预料，企业财务外包仍有可能给企業带去一些风险。比如某小企业在实施外包后企业财务没有达到双方规定的财务目标，这就会对企业带去一些负面影响。企业财务风险是指在财务外包的过程中，由于主客观条件的影响，使得我们的计划没有正常的实施下去或者中断，致使企业的财务外包方案搁浅直到破产。面对这种情景，我们必须对其财务外包实施正确的规避措施，从而是外包双方都能互相满足各自的经济利益。

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