浅谈事业单位档案管理工作的优化方法

贾雷

摘 要：事业单位的档案是单位日常工作所产生的有效真实的记录。它能够反映单位历史以及现阶段的工作状态，也能够为未来的工作提供参照和经验。档案汇集事业单位所有工作者及工作的资料，只有做好档案管理工作，才能为事业单位选拔优秀的人才奠定基础。因此，事业单位的档案管理工作对于提高事业单位的工作效率，加强事业单位的内部管理，有着至关重要的作用。本文从档案管理工作入手，深入分析事业单位档案管理工作中的问题，提出配备现代化管理设施、完善档案管理机制等优化对策，以期为类似研究提供指导。

关键词：事业单位；档案管理；优化途径

前言：档案管理是一个比较基础的工作，其主要特点包括管理性、服务性和政治性。档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物，档案作为事业单位的无形资产的重要载体，对于单位的无形资产的保值和增值都起着非常重要的作用。做好档案管理工作，有利于提高事业单位的管理水平，增强其竞争力，实现档案管理的制度化，有利于促进依法治档。

1.事业单位档案管理中的问题

1.1缺乏专业的管理人员

大多数事业单位因为忽视了档案管理工作的重要性，导致事业单位进行档案管理的人员在理论知识、文化程度等方面有所差异，多数档案管理人员是由其他岗位转岗而来，档案管理专业出身的管理者少之又少，其专业性被忽视，安排的档案管理人员可能从未接受过专业的档案管理知识培训。绝大多数的管理人员缺少相关的专业知识和技能，甚至于把这个工作当成是只保管东西，而忽略了对档案重要性的认识，以及对档案的整理、收集和装订等工作的严格执行。还存在许多档案管理工作人员身兼多职，人员变动频繁等情况。由此可知，人事档案管理者的自身素质是档案管理对策难以落实到位最关键的因素。除此以外，部分事业单位档案管理人员缺乏与之对应的培训，难以满足清晰地条目分类、编排有序等要求，无法保障档案管理工作的安全性及准确性。即使出身档案管理专业的人员，自身的专业知识有所老化，知识面过于狭窄，知识结构不够合理，学历水平偏低、思想观念、管理水平有所滞后，无法与新时期的档案管理工作相适应，更谈不上为事业单位开展档案管理工作作出共享。同时，事业单位档案管理者及员工缺乏规范化档案管理意识，且自身重视度明显不足，导致事业单位档案管理工作效率不高。

1.2管理制度不够完善

事业单位开展的档案管理是一项复杂的工作，主要有收集档案、存储、检索等内容。目前，一些企业对档案管理工作不重视，忽视其重要性，导致单位内部针对档案管理的制度混乱。这种状况在中小型事业单位或者企业中都普遍存在。这样的单位没有根据本身的特点来制定档案管理制度，即使有建立，也只是流于形式，真正执行起来的却少之又少。管理制度的不完善，导致档案管理的工作没有参考标准和依据，执行起来不仅困难，还很杂乱。除此之外，某些事业单位并没有创建与之对应的档案管理制度，使得事业单位收集的档案不完整、文件管理质量不佳等。加之部分事业单位并没有设立专门的组织，人事变化会产生一系列随机性、盲目性档案管理。因此，事业单位应制定相对完善的档案管理制度，如制定档案管理方面的岗位责任制等，确保档案管理工作得以顺利运行。

1.3现代化管理手段匮乏

很多事业单位现如今仍然沿用传统的档案管理方式来对单位内部的档案进行管理，并没有将管理工作与现代化工作手段相结合。事业单位进行档案管理时，某些单位已有设施简陋，把档案收集、办公放在同一个办公室内进行，而办公室也没有设置铁门、铁窗等保护对策。对于档案室的防火、防潮等均采取最基本的方式，档案管理水平及层次偏低。除此以外，部分单位管理手段比较落后，调阅档案等需要依托手工寻找方式，若档案要反复使用、阳光照射等，均会使得档案文件存在字迹不清晰、发黄等情况，进而威胁档案管理的安全。这样会导致档案的管理工作受限，效率低下，不仅工作难度加深，工作质量也得不到保障。

2.优化事业单位档案管理工作的实施途径

2.1加强单位档案管理制度

档案管理是一项比较复杂、系统的工作，事业单位应依据社会发展状况和本单位具体情况，制定更为完善的档案管理制度，从而适应档案管理工作实际需求，大大提升档案管理水平。在事业单位中，要想优化档案管理工作，首要任务就是制定适合单位的，整体而又灵活的管理制度。特别是创建与之相应的安全保障体系，对事业单位档案开展安全管理主要内容为：第一，档案室不可以放置易燃材料，特殊的档案要注意避光保存，并保持相应的温度；可以使管理目标变得更加明确清晰，各个环节之间相互联动，形成环环相扣的链条，实现工作的无缝对接。既能保证工作效率，又可以减少工作的差错。除此之外，制定的制度一定要涵盖整个档案管理工作，对于所有事业单位的档案管理人员都有约束力，并且需要遵循国家档案管理方面的相关准则规范；所谓灵活，就是这个制度的制定需要有一定的针对性，并不是說所有的事业单位都适用一个统一的制度，而是应该根据事业单位的不同规模和不同性质来制定。这些都需要制定者对事业单位自身的情况有较深的了解，才能制定出全面合理的档案管理制度，为优化档案管理工作打好基础。

2.2加强档案管理人员的招聘制度

只有完善的管理制度，却没有专业的管理人员来支撑管理工作，是行不通的。事业单位应该从招聘管理人员这一步就加强管理。管理人员要根据岗位的特点，加强管理调研力度。根据事业单位的具体情况，制定出与事业单位相符的行政管理的规则制度。制定的标准要符合“细化”“精化”的特点，把管理工作进行细化分解，同时要考虑工作性质的不同，采用积极精细的管理手段，对工作任务进行合理分配。各个领导也要发挥自身作用，带动同事营造积极向上的工作氛围，以及保持和谐融洽的工作环境。与此同时，要加强员工的宣传教育工作，更努力的落实员工福利制度，以确保员工利益得到有效保障，这样才能激励员工工作参与性，每位员工才会更加愿意感受集体荣誉感。每位员工都要有经济化的意识，深层次培养团队意识。行政管理人员要对办公室员工构建多方位、多方向的学习平台，赋予员工更多的培训机会，加强员工的理论知识以及操作能力，保证每位员工都可以向着高素养、高品质、高能力的人才方面发展。招聘具有专业档案管理知识和技能的人才，对事业单位档案管理工作的优化具有一定的促进作用。另外，对于已经在岗的档案管理工作者，事业单位也应该对其进行技能培训和再教育。由于社会的迅速发展，现代档案管理与各学科的关系也日益密切，比如现代管理学、情报学、图书管理学等学科，要求档案管理者不仅要熟悉和掌握复印打印、缩印以及计算机等现代化技能，还要学习相关法律法规及其他学科。事业单位只有不断地加强对档案管理人员的各项专业知识和技能的培训，才能够进一步优化档案管理的工作实施。

3.小结

总而言之，每位档案管理人员都要具备其良好的专业素质和沟通能力，以便保证高效的沟通效率和办事效率。根据管理的对象不同，以及不同对象的特点，采用不同的沟通方式。要想进一步优化并促进事业单位档案管理工作的发展，首先就必须要从事业单位的实际发展状况入手，并作一定的分析。要在日常的档案管理工作中大胆地引进并运用当前新兴的信息化技术，满足事业单位的进一步发展需求，提高档案管理工作效率。

参考文献：

[1]王娜.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].文化创新比较研究，2017（30）.

[2]韩馨叶.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].产业与科技论坛，2013，12（9）.