高校实验室安全档案管理的问题及对策研究

胡康林

高校实验室安全档案管理的问题及对策研究

胡康林

（四川大学 公共管理学院 文科综合实验教学中心，四川 成都 610065）

高校实验室安全档案是高校实验室安全工作的原始记录，在安全工作中发挥着重要的价值与作用。调查发现，当前高校实验室安全档案建设工作存在档案意识不强、制度不全、整理不规范和开发利用不足等问题。针对存在的问题，提出强化实验室安全档案建设意识、健全实验室安全档案规章制度、加强实验队伍的档案技能培训和加强实验室安全档案开发利用等优化对策，为高校实验室安全档案建设工作提供参考。

高校实验室；安全档案；安全管理

高校实验室是培养创新型、应用型和复合型人才的重要基地[1]，是理论与实践结合实现创意的工作坊[2]及“双创”活力释放的重要平台[3]。随着国家对高校教育事业投入力度的不断加大、对创新创业人才培养的不断重视及对高校实验室建设的大力支持，各高校实验室的软硬件条件得到快速发展与改善。实验仪器设备的不断增加，给实验室仪器设备的安全管理与使用、实验耗材的安全管理和废弃物的安全处置等带来了新的挑战与管理难题。实验室的安全运行是高校实验教学、科学研究等活动顺利开展的重要保障，而高校实验室安全档案在其中发挥着重要的作用。

高校实验室安全档案是指围绕学校实验室安全管理、安全教育、安全检查和安全建设等安全系列实践活动所形成的各种文件、照片、视频等不同载体形式的原始记录[4]，客观真实地记录了高校实验室安全工作的方方面面。加强高校实验室安全档案的收集、整理、编研、开发和利用[5]，可为高校实验室安全组织建设、制度规范、安全设施投入、安全宣传与教育、安全总结、检查与评估提供支撑。

1 高校实验室安全档案管理存在的问题

1.1 实验室安全档案建设意识不强

在目前，实验室建设项目档案、实验仪器设备档案、实验课程和教学档案等方面的档案建设比较齐全，而在实验室安全档案建设方面则存在重视度不够。校级实验室安全工作层面，目前多数院校已建立了安全档案体系，对整个学校的实验室安全工作组织体系、制度规范、危险源、安全规划和安全总结等档案进行了整理和保管，但对院系和研究所等二级单位实验室安全档案建设工作的重视和指导程度不足；院系和研究所等二级单位的实验室安全档案建设，普遍存在安全档案建设意识薄弱，缺乏“痕迹意识”[6]，有安全工作实际行动，但未及时整理归档书面材料和有关记录，导致一些重要的实验室安全检查、宣传教育、安全建设等活动的记录不健全，导致实验室安全工作档案的不齐不全，不能及时服务于实验室安全管理工作。

1.2 实验室安全档案管理制度不全

高校实验室档案管理制度和实验室制度建设方面，各高校实验室安全管理职能部门“主动服务”和“防患于未然”意识加强[7]，均制定有“实验室安全管理办法”“实验室档案管理办法”等相关的办法[8-11]。对实验室安全管理中管理机构和职责、安全管理工作、仪器设备安全、安全队伍、安全检查和教育等都作了系统规定，而对实验室安全档案的规定仅有少数院校作了部分条例规定，如“四川大学实验室安全管理条例（修订）”要求各级各类实验室根据其特点建立实验室安全档案并加强保管、建立危化品和易燃易爆品等的台账记录、建立实验室安全与环保检查档案和实验室安全教育培训档案。从实验室档案管理办法而言，大部分院校的实验室或设备档案管理办法均为对实验室安全、设备安全档案作规定和要求[12-13]。总体而言，在实验室安全档案制度建设方面，各高校实验室尚存在空缺。虽然部分院校在实验室安全管理办法或实验室档案管理办法中作了规定，但也存在规定和要求范围窄、缺乏进一步的实验室安全档案收集范围、归档要求和保管期限等具体的实施办法和规定。

1.3 实验室安全档案整理不规范

高校实验室安全档案整理、归档方面，由于实验室安全档案涉及范围、领域广阔，又包括文字、图片、表格、视频、台账、安全标志等多类型多载体的形式，实验室管理人员和安全责任人又缺乏档案管理学、文书学、档案编研等方面的专业知识和技能，使得目前高校各级各类实验室安全档案虽有积累，但无章法。一方面，实验室安全档案存在分类不明确、归档范围不明确，不能实现实验室安全档案的准确归档；另一方面，实验室安全档案也未能建立档案目录、卷内目录或档案索引等档案工具，使得实验室安全档案不能实现快速检索和查阅。

1.4 实验室安全档案开发利用不足

从高校实验室安全管理工作现状调研可知，安全工作是目前实验室管理与运行过程中一项重点任务和保障性工作，各院校和二级单位在实验室均开展了多形式多类型的实验室安全建设工作，如北京大学、浙江大学和四川大学等高校开展的实验室安全月、实验室安全宣传周、实验室文化展、实验室安全摄影大赛等安全活动。在这些如火如荼的实验室安全工作与活动中，形成和积累了大量的原始档案，为实验室安全工作经验推广与借鉴提供了真实可靠的素材。所谓“以史为鉴、以档为据”，高校实验室安全档案的开发利用可以为当下和今后的实验室安全工作提供借鉴、参考。然而，依托高校实验室安全档案开展档案编研、实验室安全档案文化产品、实验室安全档案信息产品或档案汇编等成果尚处于空白状态。

2 高校实验室安全档案管理问题的优化对策

2.1 强化实验室安全档案建设意识

通过强化安全档案建设意识解决高校实验室安全档案问题，建立起“校—院—系—机组”多层次的实验室安全档案管理体系。加强实验室安全档案建设意识是做好实验室安全档案工作的基本前提。首先，需要从上到下的校级、院级各领导的重视和支持，明确和强调实验室安全档案的重要性，将实验室安全档案纳入高校档案管理范畴、纳入实验室档案管理日程，将实验室安全档案建设作为实验室工作考核指标[14]。其次，需要自下而上的实验室机组人员、安全责任人、安全秘书和安全主管等全员重视和树立档案意识，重视实验室安全工作的“痕迹”管理、日常档案的积累和集中整理。只有高校实验室安全工作领导和人员全员重视、全员参与，才能将高校实验室安全档案建设得更加完整和规范。

2.2 健全实验室安全档案规章制度

通过健全安全档案管理制度促进高校实验室安全档案建设规范化，参考实验室安全工作和档案管理工作的相关规章制度，结合高校实验室安全工作实际，制定切实可行的高校实验室安全档案管理规章制度作为建档、管档依据。

从现状分析可知，目前各高校实验室安全档案管理工作尚缺乏专门的规章制度，在实验室管理制度或安全管理制度中仅有部分条款作了不全面的规定和要求。实验室安全档案作为实验室安全工作和档案管理的一个交叉点，可参考的实验室安全办法、指标体系、档案管理规章制度颇多，档案方面的如《中华人民共和国档案法》《关于加强安全监管监察档案工作的意见》《安全生产档案管理制度》和高校档案管理办法等[15]；实验室安全工作方面如教育部《高等学校实验室工作规程》《高等学校实验室安全检查项目表》和高校实验室安全管理办法等，其中《高等学校实验室安全检查项目表》列出的“组织体系（校级安全责任体系、院系安全责任体系、经费保障和其他）、规章制度（校级安全管理制度、院系安全管理制度）、安全教育（安全教育活动、安全知识考试、安全文化）、安全检查、实验场所、安全设施、基础安全、化学安全、生物安全、辐射安全、机电等安全、特种设备与常规冷热设备等12大类一级安全指标、59小类二级安全指标和358项三级具体指标”，既为高校实验室安全检查工作提供了蓝本，也为高校实验室安全档案建设提供了重要思路[16]。高校实验室安全档案建设必须有章可循，参考上述法规制度、标准和安全检查项目等，制定符合校院多级、兼顾院系普遍性与特殊性的实验室安全档案管理制度和实验室安全档案归档范围和保管期限等档案规章制度。

2.3 加强实验队伍的档案技能培训

高校实验室安全档案整理的不规范，最重要的原因就是缺乏档案专业技能型人才或档案专业知识，提升实验队伍档案专业理论和业务技能推动档案管理科学化，使得实验室安全档案建设与管理全员重视、全员参与。高校实验技术队伍因学科不同而具备很强的专业技能性，各实验室负责和从事实验室安全工作的人员对其学科领域知识、技能比较熟悉，但对于档案收集、整理、编目和开发利用等档案专业技能则不一定擅长，导致其所在实验室档案收集、整理的不规范，开发利用不充分。因此，加强实验队伍的档案技能培训、提升实验室安全档案管理业务水平非常必要。具体而言，一是邀请档案领域的专家和教师为实验技术人员培训、讲解档案管理方面的知识，从理论学习中掌握档案收集、整理、编目和开发利用的系统知识；二是组织实验技术人员参观考察档案业务部门或实验室安全档案工作比较规范的部门，从实践中学习和掌握实验室安全档案管理技能。

2.4 加强实验室安全档案开发利用

开发利用是档案价值实现的重要途径，实验室安全档案的价值不仅仅在于备查和记录，更需要对其挖掘和开发，让“死档案”变成“活资源”，为高校实验室安全工作不断注入活力和源泉，推动高校实验室安全工作的宣传普及和大众化，推动实验室安全育人、实验室安全档案育人。一方面，要充分利用高校实验室安全档案资源和一切辅助资源，开发诸如“高校实验室安全大事记”“高校实验室安全文化建设精品汇编”“高校实验室安全事故案例汇编”“高校实验室安全文化特色项目”等，加强高校实验室安全工作的宣传、教育和普及等；另一方面，要充分依托计算机技术、信息技术和新媒体技术等，开发实验室档案管理系统、实验室安全档案模块或新媒体平台，加强高校实验室安全档案的信息化管理和多媒体形式传播利用，提升高校实验室安全档案开发的效率和利用途径的多元性。

3 结语

高校实验室安全档案源于实验室安全工作，又服务于高校实验室安全工作，是高校实验室安全工作实践活动的原始记录，又是高校实验室安全工作的动力源泉。高校实验室安全档案工作本身也是高校实验室安全工作的重要内容之一，而当前各高校对实验室安全档案的管理与建设重视程度普遍不够，实验室安全工作的运行必须加强和重视高校实验室安全档案建设工作。认真研究和分析当前高校实验室档案建设工作存在的问题、难点，参考实验室安全工作和档案管理工作的相关规章制度，结合高校实验室安全工作实际，制定切实可行的高校实验室安全档案管理规章制度，推动高校实验室档案的规范化、科学化和信息化，发挥高校实验室安全档案在实验室管理和运行、实验安全育人、安全知识宣传等方面的价值与作用，为高校实验室的安全运行提供支撑和保障。

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Research on problems and countermeasures of laboratory safety archives management in colleges and universities

HU Kanglin

(Comprehensive Experimental Teaching Center for Liberal Arts, School of Public Administration, Sichuan University, Chengdu 610065, China)

Laboratory safety archives are the original records of laboratory safety work in colleges and universities. They play an important role in safety work. The survey has found that there are some problems in the construction of laboratory safety archives in colleges and universities such as weak awareness of archives, incomplete system, irregular arrangement, insufficient development and utilization, etc. In view of the existing problems, this paper puts forward some optimization countermeasures such as strengthening the consciousness of laboratory safety archives construction, perfecting the rules and regulations of laboratory safety archives, enhancing the training of archives skills of experimental team, and strengthening the development and utilization of laboratory safety archives so as to provide reference for the construction of laboratory safety archives in colleges and universities.

university laboratory; safety archive; safety management

G482

A

1002-4956(2019)09-0229-04

2019-02-21

四川大学实验技术立项（20170006）

胡康林（1989—），男，重庆，硕士，实验师，研究方向为档案信息资源开发、实验教学与管理。

E-mail: hklscu@163.com

10.16791/j.cnki.sjg.2019.09.059