基于业务表单信息化的设备备件管理系统

曹 俊

（昌河飞机工业有限公司运行保障部，江西景德镇 333002）

1 项目的研究背景和意义

航空企业作为国民经济的关键部门与基础产业，在国民经济发展中起着至关重要的作用。作为航空企业的典型代表，昌河飞机工业有限公司（以下简称“昌飞公司”）属于设备密集型企业，设备种类较多，供应商也较多。因此，做好昌飞公司的备件管理工作，有利于维持设备的正常运行，及时消除设备缺陷，防止设备事故的发生并缩短检修时间，提高设备利用率，保障企业科研生产任务的顺利完成[1]。

有些企业从其他软件公司购买了专业的备件管理软件，但是由于操作上的繁琐以及与企业实际维修工作流程不相适应，导致了软件的应用情况不甚理想，甚至根本没有发挥作用。因此，根据企业自身实际情况，开发出一套适应自身需求的备件管理系统，对于昌飞公司提高备件管理效率、提升设备利用率、确保科研生产任务的顺利完成以及实现科学的信息化管理，具有重要意义。

2 业务表单信息化概述

信息化表单的目的就是借用信息化手段将人为干扰最小化，从而提高执行效率。“制度流程化，流程表单化，表单信息化”是当前企业一体化信息建设的标杆，从中可以看出表单实质就是制度流程的另一种表现形式，由于管理需求的改变，制度流程也会随之更改，从而导致表单样式的变化。针对纸质表单的变动，需要重新打印宣贯，极其耗费时间。借助信息化手段，可以大幅提高效率，在表单换版时保留前后相同的部分，调整差异项，可以提高表单换版效率[2]。

表单化管理实现业务流程的再造和优化整合，对企业管理的优势在国内外得到了高度认可，昌飞公司作为航空集团AOS（AVIC Operation System，中航工业运营管理体系）试点单位，在推行业务工作表单化的同时，结合自身特点，自主研发表单信息系统，通过表单拉动流程再造、优化，实现流程驱动业务，为企业由职能式管理向流程式管理的变革夯实了基础。该系统不但成本低廉，而且还提供了强大的数据分析功能，处于业内领先地位，可以在行业内推广使用。

3 设备备件管理系统的构成

3.1 系统需实现的目标

（1）从源头重新梳理当前的备件采购环节，搭建表单信息管理和库存条码管理，并使两者能够无缝联接。

（2）通过该方案，明确运行保障部、维修车间、使用车间的工作内容和界限，做到统一和规范管理。

（3）为后续的备件库存管理打下基础，借助信息化工具，实现管理的规范化和精细化。

3.2 备件范围

（1）机动设备备件（包括数控、航专、普加、特种等）和动力设施备件。

（2）按备件的采购途径和用途，将其属性分为故障备件、储备备件、修理备件、技改备件、随机备件、常规备件。备件属性要求在表单和编号中都能显示。

3.3 备件管理主流程

主流程中每个环节对应一个子流程及配套的表单，备件验收入库后，对接条码系统，能够实时显示备件库存状态。

3.3.1 备件采购申请流程

常规备件：由使用单位提出备件采购申请并进行申报。故障备件：由维修单位提出备件采购申请并进行申报。修理备件和技改备件：由维修单位提出备件采购申请并进行申报。

储备备件：由主管单位按照《昌飞公司设备储备备件管理规定》进行采购。

随机备件：由主管单位按照技术协议中条款核对实物并办理验收入库。

图1 备件管理主流程

3.3.2 备件采购比价流程

采购人员接到采购任务后，启动比价流程，按照公司规定《机动备件采购管理制度》进行操作，认真如实的填写《备件采购审批单》。

3.3.3 备件验收入库流程

由采购人员接到到货信息后，联系设备维修车间或主管单位办理备件验收手续。对备件进行外观、型号、规格、参数、供应商、数量、合格证等资料进行核对确认，核对无误后办理入库。如果出现备件外观、型号、规格、参数、制造商及数量不符等问题，由采购人员负责联系供应商进行处理。随机备件的核对由主管单位组织进行，若出现问题，由主管单位负责联系供应商进行处理。

验收合格的备件交接库房，库房清点核对、生成编号后入库，并填写备件的保存信息，如备件质保期、存放点、维护保养周期等。

3.3.4 备件领用流程

由使用单位、维修单位先查询库存信息，如果有库存则填写领用表单、办理相应流程，否则提出采购申请。原则上按备件类型办理领用手续，一种类型对应一份领用单。

3.4 备件库房管理

（1）备件质保期按采购合同规定的质保期执行。使用单位领用备件安装使用后，在质保期内出现质量问题，由使用单位通知维修单位和主管单位共同对问题备件进行分析判断，确定是备件本身质量问题，由采购人员负责联系供应商进行售后服务或退换货。

（2）当库存备件超过质保期，由主管单位和维修车间共同进行确认，如果可以继续使用，库房管理单位办理延期使用手续，否则办理报废手续。

（3）当库存信息显示备件低于最低库存时，由采购人员按照规定的采购数量办理采购工作，后续的到货验收程序按备件验收入库流程办理。

（4）每半年由主管单位组织设备维修单位、采购人员等单位对库房进行检查，参照公司《物资仓库管理检查考核制度》执行。

（5）每年年底由主管单位组织设备维修单位、使用单位对库房的备件进行盘点，并编制全年备件使用情况报表，作为调整备件最低库存量的依据，以及为来年的集中采购提供采购计划。

3.5 备件的报废

（1）为了保证库房的正常运转，备件保管员应及时将达到保质期限的备件（库存系统自动提醒）或达到报废要求的备件通知主管单位，由主管单位组织对备件的状态进行核实判定，如果判定能继续使用，则填写延期使用单，否则办理报废。

（2）备件保存期限。橡胶、聚氨脂及相类似的密封件，库存超过5 a可申请报废。金属材料备件，当公司相应设备不存在且无再购置可能的条件下，可以申请报废。

（3）备件的报废。应根据公司对报废物资的管理规定，办理报废手续。

3.6 备件条码编号规则

备件的出入库管理采取统一的备件编号进行，每件备件在正式入库前按照规则生成一个唯一的编码。如：。编制说明如下。

（1）编号主代号A：由2位数表示，主要用于备件属性定义（表1）。

（2）编号主代号B：由2位数表示，主要用于使用单位定义，如4车间为4#、工程技术部为GC等，以此类推。

（3）编号主代号C：由2位数表示，主要用于入库时间定义，如2017年为17、2018年为18等，以此类推。

（4）编号主代号D：由4位数表示，主要为顺序号，如0001、0002等，主要用于备件属性定义。

表1 备件编号定义

4 备件基础信息库

通过上述系统的运行，在其后台积累大量的基础数据，通过建立信息显示界面，实现管理的实时可视化。其中，一部分是采购过程的动态跟踪和管控，另一部分是库存状态的实时反映，为备件管理决策提供有效的数据支撑。

4.1 备件采购过程状态界面

该界面可以显示单个备件的采购状态，可以按照备件名称、备件规格、采购负责人等信息进行检索、查询，能够快速查询备件的计划到货时间和实际到货时间，为设备维修计划的编制提供参考依据。

4.2 备件到货入库后的库存状态界面

库存状态界面可以按照提出单位、设备编号、备件名称、备件规格等信息进行检索、查询，能够快速查询备件的库存，数量，备件价格，购买进展及使用情况。对于需要定期进行维护保养的精密备件和低于最小库存量的备件，系统也将会给出预警提示。

4.3 备件基础信息库的维护

为了便于使用，对系统中的信息进行管理，增加了备件基础信息库的维护功能，由设备维修单位提出系统存在的问题或缺陷，主管部门在系统后台进行维护。

5 采用网络信息技术的设备管理主要成效

5.1 加强企业设备维护能力，缩短设备故障平均修复时间

通过设备备件管理系统，昌飞公司设备维护能力得到加强（包括采购备件时间），在设备故障次数相对固定的情况下，设备平均修复时间缩短。尤其在2018年第二季度出现明显的下降，由以前的2 d的平均排故时间下降到现在的1 d。特别是对特种工艺设备加工过程突发故障的及时排除，避免产品零件的报废。

5.2 有效提升设备运行效能，保证设备完好率

2018年上半年，昌飞公司设备完好率始终保持在98%以上，尤其第二季度，设备完好率明显提高。因此，通过网络信息平台有效提升了昌飞公司的设备运行效能，使设备完好率始终维持在95%以上的较高水平。

5.3 提高设备备件采购效率，保障能力进一步加强

依托备件管理系统平台，设备管理部门实现备件动态化管理。随着时间推进，备件采购数量不断增加，而采购周期却持续降低，确保备件供应的及时和高效，进一步加强设备保障能力，生产计划能够高效执行。同时，备件库存管理水平不断提高，常规备件的库存种类639项，正常库存率达到99.69%，使设备排故时间和效率极大提高。

5.4 提升设备维护人员的保障技能

通过网络信息平台，及时、准确地公布设备状态信息，设备维护人员可以获取所需信息，查询过往的维修记录，可以快速提高维护水平，并归纳总结出新的技术方案。

6 结论

在总结设备备件管理相关理论的基础上，建立了业务表单信息化的设备备件管理模式，分别介绍了备件采购管理、库存管理模式和备件基础信息库管理模式，设备备件的管理过程得以全程、及时公开，使备件管理实现信息化、科学化。结合业务表单信息化技术，实现了备件管理全过程中的数据收集、整理和分析，为管理决策提供依据和指导。

但是，备件管理系统的研究与开发是一项需要不断完善的工作，系统中一些相关功能，例如备件供应商的管理、合同管理等信息，仍需不断完善和优化，操作界面的改进和人性化方面也需要不断提高。