数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析

荣朝艳

（齐鲁师范学院图书馆 山东济南 250013）

近年来，我国各省市县下的档案网站建设、档案产品企业及民生专题档案系统开始普及，各高校档案网站体系已经初步确立。学者王嘉毅及国家档案局副局长王绍忠指出，要适应新时代的任务要求，在习近平新时期中国特色社会主义思想下进行档案工作的有序建设[1]。基于此，以数字化时代的视角，探究高校档案管理工作的创新模式，为建设“智慧城市”的建设及双创精神的弘扬助力。

一、数字化时代档案管理概述

（一）数字化档案管理发展脉络。自2000年初，计算机系统不断完善，数字档案管理已经开始应用在各企业、政府机关及高等学校中。2008年《高等学校档案管理办法》已经提出“高等学校应当将电子档案与纸质档案同步归档”的要求，并将《电子文件归档与管理规范》作为高校数字档案建设的标准依据，是高校档案管理创新的里程碑。2017年《文化部“十三五”时期公共数字文化建设规划》提出“数字文化服务体系”的概念，丰富了高校数字档案管理的特性，推进数字档案建设的“服务性”及“用户需求”。2018年国家档案局《机关档案管理规定》中的第五章节专项阐述“信息化建设”的要求要点，为高校数字档案建设的完善发展提供范例参考。2018年国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》重点提出档案建设数字化的要求。基于此，鉴于高校学生身份的特殊性，以张斌、李和谋为主的学者提出高校与企业档案信息管理的联合性与互通性，并提出借鉴《企业数字档案馆（室）建设指南》完善高校数字档案管理的观点。由此可见，在政府扶持、企业认可的大环境下，高校数字档案建设的发展是必然趋势，高校数字档案建设也在政策支持下不断创新系统、优化管理模式。

（二）数字化档案管理应用价值。

1.信息整合视角下数据集成价值。数字化时代，高校档案管理通过多个数据库的数据元素整合，图表、报告、音频等内容元素整合，以及不同资源流通过程的过程整合这三个方式，进行校内外信息整合。基于数据整合、内容整合及过程整合的信息整合视角下，高校档案管理具有信息集中、文档集成及资源整合这三类不同层次的数据集成价值[2]。在“微校园”“手机教学”等新型教学模式试行下，高校的档案集成不仅能够记录学生的基础信息，还能直接从学生的“线上痕迹”进行信息的直接集成抽取。以2018年国家图书馆的“互联网信息战略保存项目”为例，截至2018年底，国家图书馆保存微博全站博文2000余亿条。高校数字化档案管理在此范例下，对学生在校园网及个人社交媒体上的档案信息也予以集成关注，促进高校档案集成完善化。

2.师生使用视角下流动便捷价值。相较于纸质档案需登记、查找等繁琐步骤，数字时代下高校电子档案的普及，能够方便师生实时进行信息存储及检索，并具有流动性的分享功能。一方面，学者聂建云指出，信息检索在教育中具有重要作用。面对大基数的学生信息档案及历史性的校史档案，实时线上的信息检索、人人都可编辑的存储功能，能够促进信息的更新流通，便于师生查找资料、提高档案的使用价值。例如“中国档案网”“中国档案开放共享平台”“学信档案网”等检索平台。另一方面，在2017年国务院《政务信息系统整合共享实施方案》影响下，高校、企业等各阶层皆致力于实现信息的高度共享化，以此推进信息的标准化建设。数字时代下，高校档案管理的电子化创新，能够最大限度的提升现有信息共享力度，提高档案信息自身的存在价值。

二、数字化时代高校档案管理的模式探析

（一）数字化归档及价值鉴定。高校的数字档案建设是高校运作及档案事业可持续发展的双重战略目标，面对大基数的档案数据，档案价值鉴定是保障档案管理创新优化的关键。目前，高校对于数字档案的价值鉴定存在视角狭隘、系统繁琐这两大主要困境[3]。一方面，据学者黄宝春调查，高校档案价值鉴定工作具有“传统经验性及单一操作性”。经验主义下的档案甄别及去留选择，不完全符合档案鉴定中兼具全面性、历史性及发展性的原则。部分民族区域及偏远地区的高校管理人员，以地域性、民族性的视角鉴定校史档案的价值，忽略全局观；管理人员多重视档案对当地工作的保存意义，忽略其对国家及社会的历史存在价值。另一方面，在卡林斯基“职能鉴定论”的指导下，高校档案管理人员在档案的使用价值与存在价值的二者关系中进行衡量，保障档案去留的科学性。但高校档案鉴别管理系统冗杂繁琐，在数字信息整合背景下，仍需人工复检进行鉴定操作。以华中地区各个大学为例，其档案鉴定多要经过档案鉴定委员会、校园审计会、档案鉴定最终裁决机构等至少三层组织进行筛选。鉴于卡林斯基的档案鉴别理论是对迈斯奈尔观点的发展，多重档案鉴定机构不仅符合迈斯奈尔的“年龄鉴定论”，其严谨的鉴定过程也保障了“高龄档案”的价值效益。但在此情况下档案鉴定的效率跟不上档案存储及收集的效率，档案系统的创新管理受阻。

（二）档案数据信息安全探析。数字时代下高校档案管理中档案的数据信息安全，也是档案管理创新优化的保障，也是推进档案数字化可持续发展的重要因素。目前高校档案数据信息的基础数据安全系统及防火墙设置基本完善，但针对信息泄露的后备措施还存在管理失调、以及只能抵御中低层级病毒的防护问题。首先，不同于企业档案管理的专项针对性，高校作为教书育人的场所，其档案管理只具有防御性、不具有主动追溯性及攻击性[4]。面对强制访问内部校园网的用户IP群体，高校档案管理的IDS及IPS系统仅能做到防御与阻挡，而无法追溯其最终路径，在信息安全问题日益频繁的当下，高校档案数据管理模式处于被动情况。其次，高校对于恶意代码及资源泄露或失控后的处理力度不足。以2018 常州大学怀德学院的学生信息泄露事件为例，截止2018年九月中旬，学校已有近3000余人信息被泄露，学校对于信息安全失衡后的处理时间及方式并不完善，学生信息在被泄露后仍流通于各企业之中。学者史明忠提出，数字时代下必须解决高校档案管理信息安全的困境，才能有效优化档案管理的系统设计，保障高校档案管理的健康发展。

（三）管理人员奖惩制度探析。《高等学校档案管理办法》第二章指出，专门针对高校档案管理的机构设置及人员配备提出数条要求，其中《办法》对于管理人员具有“组织管理能力”及“开拓性的创新精神”提出重点要求。在高校档案数字化的过程中，档案管理人员不仅要掌握基础的档案组织及管理能力，还应当具备一定程度的计算机技术及创新能力。数字时代转型背景下，高校的档案管理人员奖惩制度仍按照以往标准进行制定，对于消极怠工、毫无创新精神和电子数据操作能力的员工予以宽容处理，不利于档案管理系统的优化升级[5]。基于此，清华大学、华中科技大学等部分高等院校，已经将电子档案管理的创新性列入人员考核标准，将“现代化管理技能”作为评价员工的主要指标。除此之外，部分高校试行模仿美国卡内基梅隆大学及麻省理工大学，以人工智能机器人取代真人进行档案管理。基于我国AI技术尚在发展阶段，以完全AI模式进行档案管理的创新，不利于档案管理的可持续发展，对于档案分类、去留处理等含有人文性因素的工作，人工智能无法完全掌握。

三、数字化时代高校档案管理的创新路径

（一）智能鉴定全宗群内档案。学者周文弘提出数字化时代档案鉴定不仅应当作为甄别档案去留、查找档案价值的标准，还应变被动为主动，成为革新档案管理的重要手段。基于此，以档案鉴定理论作为切入点，以智能鉴定系统作为革新模式，推动各宗群档案鉴定的质量和效率。首先，根据谢伦伯格《现代档案——原则与技术》中的“文件双重价值论”，设置高校档案价值鉴定的层级标准[6]。将以往特殊档案的总体存储系统，分类为“第一价值档案存储系统”及“第二价值档案存储系统”，细化不同宗群档案的价值类别体系。将此标准植入智能鉴别系统中，省去大量人工筛选的过程，仅以人工二次复检作为人工鉴定的模式，在提升智能检测效率的同时，以人文性检验保障鉴定结果的精确度。其次，对于馆藏档案及时间较长的特殊校史及以往学生档案，按照迈斯奈尔的“年龄鉴定论”，将高龄文献档案先进行智能AI 修复，再结合当时的社会历史进行档案价值鉴定。以全局观的视角，不漏查任何一宗高龄档案，推进校内档案历史的完善性。最后，基于布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”，将现行的档案结合智能网络进行部分信息的共享流通，提升已留存档案的现代价值，保障档案价值在时代流变中的稳定性。

（二）校企三方监察审核。自2017年《网络安全法》实施以来，高校档案的信息安全得以依据法律有所提升，但学生信息泄露的问题仍然层出不穷。在“谁管理谁负责”的基本原则下，高校管理部门多以“无专职人员”“无核心技术人员”等理由混淆责任。鉴于高校信息安全的核心技术人员确实有所缺失的事实，以校企三方监察审核机构接入高校信息安全保障防护体系，利用企业的专业技术维护人员，保障校内信息安全流通的同时，促进校企合作平台的发展。一方面，企业给予高校一定的资金支持及专业技术人员，用于专门维护高校的信息安全，修复高校档案管理中的数据漏洞。高校为企业提供人才信息、共享校内各活动信息，方便企业能够在高校挖掘人才、举办活动等。另一方面，在校企合作下，为保障企业及高校的档案安全，防止企业中有内部人员进行校园档案泄露的情况，政府以第三方监察机构介入，主管及协调高校与企业之间的信息安全矛盾或共享问题。基于此，企业为高校提供信息安全保障，政府为高校提供企业安全保障，而高校又为企业和政府提供人才支持及文化弘扬平台，高校、企业及政府机构三方得以在良性循环下有序发展，推进档案管理模式的优化[7]。

（三）管理人员纳入标准转型。基于现阶段高校档案管理人员能力滞后的情况，部分高校开始采取“AI+真人”的组合型档案管理模式，弥补现行管理人员无法解决的电子数据信息处理问题。但基于AI技术的不确定性及资金纳入的补充力度不足，大部分高校始终以优化管理人员能力作为创新数字化时代档案管理系统的主要手段。一方面，将未聘用的管理人员的纳入标准进行门槛提升，从以往的基础能力转型为计算机技术、创新管理技术、档案全局鉴别技术等具有数字时代下现代适应性能力的考察。除《基础理论知识》和《档案工作实务》的基础能力进行闭卷考核外，对工作人员的实践能力及创新思维进行开卷考核。另一方面，将已经纳入管理人员工作的现有人员进行培训升级。作为档案工作者，档案的数字化建设是其能力提升的主要推动力，为促进档案管理人员的能力多元升级，高校也许对现行管理人员进行考察，以柔性激励机制及奖惩手段促进管理人员进行学习转型[8]。除基本需要掌握的电子数据存储、管理及发布的能力外，管理人员需对于不同高校的校内党史或学生资料的实际情况，具有进行创新分类设计的能力，而非按照国家统一档案标准进行单一管理、固化分类。

四、结语

数字化时代高校档案管理得以在现代信息技术的应用中不断优化。现如今，智能管理系统及档案多重价值鉴定已经成为数字档案创新的多元路径。然而，无论是智能科技还是层级安全系统的高校档案管理模式，都必须在新时期中国特色社会主义及核心价值观的指导下进行创造性发展。基于此，数字化时代高校档案管理在人文性、科技化的路径下可持续发展。