高校档案数字化建设存在的问题与对策

鄢虹英

(杨凌职业技术学院 陕西杨凌 712100)

所谓档案的数字化管理，即利用现有计算机技术、多媒体技术等实现对档案的管理与查阅，属于现有电子信息技术发展中所形成的一种档案管理形式，在现有档案管理中具有积极价值。高校档案的数字化建设是目前信息技术发展及高校数字化建设的趋势及基本要求。而从档案管理来讲，数字化建设更是为档案管理的高效及减少人力成本发挥了重要的作用，且也节约了存储空间与保管费用。而综合现有情况，高校档案在实施数字化管理中存在较多问题，属于一项庞大繁琐的工程。因此，实现高校档案全方位数字化管理，任重而道远，相关单位及人员应采取必要措施加以应对与关注。

1 高校档案管理特点及重要性分析

关于高校档案管理的数字化，其实质则为将实体化的档案通过一定载体将其转化为可以用计算机等电子工具进行识别的一种形式，以便实现后期查阅中的自动检索功能，对于提供档案信息的利用率将具有积极意义。结合高校实际情况，高校在日常经营及运作中，如科研投入、基础设施建设、师资及学生发展等，必然会产生大量的资料档案。而这些档案属于高校运营过程中的真实反映，必须作为重点进行管理。而同时，档案之间存在关联性及衔接性，做好档案管理有利于高校管理工作的开展。纵观实际情况，高校经营管理涉及面广、涉及单位及人员多、档案资料复杂、内容繁多，具有分散性及记录多样性等特点，档案管理中存在较多难度，实施对其进行管理中应采取有效措施应对。对于以上分析，对高校档案实施管理，其具有以下作用：其一，高校档案属于高校日常管理及经营的重要凭证，是高校与对外交流联系的重要资料依据。其二，做好高校档案管理也是高校管理水平的标志，数字化档案管理及应用将能使得档案管理更加有序及高效，有利于提高档案管理质量，对提高高校经营质量具有重要价值。

2 当前高校档案管理主要问题及分析

2.1 档案管理制度不健全

结合现有情况，档案管理制度的不健全问题是主要问题之一，如现有档案管理存在严重滞后的情况。具体表现在现有高校未设立高校档案管理机构对高校档案实施管理。再如，现有高校档案管理中的规章制度不健全及不完善，岗位职责落实不足等，使得高校档案在收集、整理及归档方面存在不足。同时，人员意识问题也是主要问题，档案管理人员对高校档案管理的认识程度不足，档案管理意识及方法缺失，管理系统化程度不强，档案实际管理中所存在的不确定性、人员流动频繁等特点，如一些科研项目，耗时周期长，档案涉及种类多、人员多等。相关档案收集人员忽视档案的及时收集与上报，或是处于应付及整理存放程度上，其结果将影响了档案管理的及时性及完整性，造成了档案遗失或不足等问题。严重影响档案日常管理和数字化档案管理工作的正常开展。

2.2 档案管理工作标准化及规范化欠缺

标准化以及规范化是高校档案工作有序进行的重要保障。但根据我国高校档案工作现状分析，大多数高校计算机软件开发缺乏整体规划性，实用性不强。与此同时，计算机等现代化设备型号千差万别，档次也不在同一水平，硬件环境分散，不在同一平台，这在一定程度上会让高校档案工作实现标准化造成困难。此外，档案工作的不规范分类，不仅会浪费档案工作更多人力，也会缩小档案信息范围，影响档案信息数字化的前进步伐。

2.3 档案管理数字信息化程度低

从数字信息化建设的角度来讲，实施档案管理数字化管理所需的资源不足，如软件、硬件设施投资力度不够、数字化建设存在安全漏洞等，均会造成档案管理的数字化管理存在大的问题，如效率低及缺乏应用价值，同时也会造成档案通过数字网络而外泄等造成管理事故。另，由于缺乏数字化管理的标准及人才，使得档案数字化管理中常存在混乱，缺乏统一的接口，也是实施档案数字化管理的主要问题，相关单位应采取措施应对。

3 关于强化高校档案数字化建设的主要措施与分析

3.1 明确职责，加强对档案管理培训及考核

为确保高校档案管理工作开展，明确各单位档案管理相关人员的职责权限是基础，如主要负责及责任人必须重视档案管理工作，在实际实施中要求并监督相关人员按照相关规定要求做好资料文件的归档工作。再如，相关责任人应结合实际情况做好档案文件的审核工作；而作为专职档案管理人员，应结合档案来源及内容做好分类、整理及归档工作，确保档案管理的系统性及条理性。同时，相关人员的档案管理技能问题也是关键，强化培训及提高技能是基础。故，加强档案管理管理人员的培训，如采取内培及外培的形式强化档案管理人员对法规文件的认识程度，如国家对建筑档案的具体要求等，以便后续档案存档及移交中按照要求落实，减少返工及补充而造成的档案失真及效率低下问题。

3.2 加强档案的标准化、规范化建设

加强高校档案标准化、规范化建设是高校档案数字化建设得以实现的重要保障。档案数字化建设必须要将实物型档案信息转化为数字存储，利用计算机技术进行处理，实现网络平台信息共享。比如，在规范文本图形以及数据结构等管理方面时，要对元数据以及档案文档等进行规范处理，从而实现脱机保存。高校档案部门要致力于建设标准、统一化的互通共享数字化管理机制，确保档案收集与整理等处理环节都以电子化形式完成。此外，高校在推进档案数字化建设过程中，要完善档案数据库的建设和维护，以及档案信息安全方面的规章制度。可以简化基础整理，深化检索工作，丰富档案数据资源，逐步实现高校馆藏档案信息的网络共享和网上利用查阅。把好数字化工作的每一个环节关口，杜绝原始文件丢失、破损以及档案信息删减、篡改等行为。对档案原件的拆卷扫描到重新装订，再到对扫描图像的核查优化、纠错、存储直至最后的数据挂接，每一个步骤都不能出现差错。操作中必须注意案卷的排列顺序以及与电子目录的一一对应关系。做好数字化副本的异地保存，使档案文件的信息安全保障有效，确保电子档案数据库完好无损。

3.3 利用现有电子信息技术对档案实施管理

电子文档已成为现有文件存储的一种形式，已得到广大人士的认可。随着电子信息技术在档案管理中普遍应用，如何应用电子信息技术来进一步强化电子档案管理，应作为档案管理的重点方向。对此，做好档案的电子化管理，应从以下方面进行考虑：其一，对于档案管理，签名问题已成为影响实施的主要因素，签名属于文件的身份及归属，落实电子签名在电子档案管理中的应用应作为重点进行考虑。其二，做好电子档案管理中的审核审批工作，对于档案管理人员而言，接受档案的入口应明确，做好审批工作及专人负责档案交接是基础。其三，借助计算机系统实施档案管理可提高管理效率及减少差错率，相关单位应引进或建立电子档案管理系统，减少人为提交环节所带来的交接不清及不全等情况，以确保电子档案管理工作的实施及开展。

4 结束语

综上所述，档案管理的信息化及数字化管理是主要趋势。结合现有高校档案管理中存在的效率低及质量差等问题，实施数字化及信息化管理将可为解决以上问题起到技术保证。而技术、人员、安全、投资等档案管理中所存在的实际问题，从档案管理的主要措施进行了分析，提出了从制度建设、电子信息化技术应用、安全保证等方面进行了分析与讨论，以便为后期高校档案实施电子信息化管理提供参考及借鉴。