新形势下高校仪器设备履约验收的思考

金仁东， 牛 犁， 孟兆磊， 秦 岚， 李鑫磊

(北京科技大学 资产管理处，北京 100083)

0 引 言

随着国家“科教兴国”战略的坚定实施及“双一流”建设重大决策的推进，高等教育投入的逐年增加以及办学规模的扩大，高校仪器设备的规模爆发性增长。如何更好地管理仪器设备已成为实验室管理者的重大课题。其中，仪器设备的履约验收管理尤为重要。验收工作不仅是保证仪器设备质量的关键[1-3]，更是充分发挥仪器设备功用、提升使用效益的助推器。

2017年财政部颁布的87号令《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(修订)也特别强调履约验收并作出明确规定。其中，关于履约验收的内容不乏管理新意，包括对样品在履约验收时的使用提出要求、可邀请参加项目的其他投标人参与验收、强化了采购人对中标人的履约管理等新内容。

1 履约验收目前存在的主要问题

1.1 购置前期论证不充分

仪器设备购置的论证环节直接关系到采购质量和履约验收。高校仪器设备购置的主体是教师，普遍存在重购买、轻论证的问题。①调研不够认真，对仪器设备的重要技术参数了解不深入，对供货商信誉、售后服务、用户使用情况反馈等了解甚少[4]。②仪器运行的保障条件论证不到位，很少考虑高校实验用房紧张等现实条件，如部分大型精密仪器设备对安装的场地空间、空气温度和湿度、粉尘、电磁、噪声等运行环境要求较高[5]。③存在一定程度的重复购置现象，造成高校仪器设备资源的浪费[6]。④采购论证过程形式化，仪器设备购置前期论证不充分、不到位，造成仪器设备履约验收难以进行的基础性障碍。

1.2 合同中验收条款不明晰

采购合同是仪器设备履约验收的主要依据，如果合同中验收条款不明确、不清晰，仪器设备的验收就失去了重要支撑。在实际工作中，合同中关于验收的条款往往容易忽视。如购置仪器设备的名称、产地、数量、规格、型号、性能指标、技术参数等描述不够准确，特别是性能指标和技术参数不明确造成的验收困难，很容易导致供应商蒙混过关的情况[7]。另外，合同条款的不规范也会使验收人员无所适从。某高校就曾出现过典型的案例，其在购置某系列工作站时，条款中对CPU的描述为“Intel Xeon W3503 2.40 GB四核处理器”，而实际上该工作站系列中CPU为“Intel Xeon W3503 2.40 GB”的仅有双核处理器[8]。

1.3 履约验收制度及程序不健全

目前，仍有不少高校缺少完善的履约验收制度，或者仅在采购管理制度中设单独章节对履约验收进行规定，或多或少存在验收制度不够细化，可操作性差的问题。另外，验收管理程序仍不够健全。①仪器设备到货前的准备工作不充分，包括安装、调试、测试和使用所必需的条件(场地、环境、安全条件及验收所需的工具、试剂耗材等)[9]。②缺少现场开箱检查的环节。由于受到运输、场地等因素影响，很多情况下仪器设备到货后不开箱便放置在使用场所，甚至堆放在临时场所。③未进行技术指标的测试工作。尤其是一些大型仪器设备安装调试后，鉴定设备技术性能指标是否满足要求需要较长的测试和运行时间，但在实际操作中测试工作往往被省略。

1.4 隐蔽项目的验收过程监管不到位

各高校现行的仪器设备验收方式较为单一，基本采用清一色的项目竣工验收，忽视了一些特殊设备的阶段性验收和驻厂验收(比如产品生产过程的质量、相关技术参数控制监督)，这样极容易造成仪器设备隐蔽项目验收监管的缺失。例如实验室家具和科研自制设备等，很难在项目竣工后的验收环节对隐藏部位的材质或配件进行核验，只有通过破坏抽检或拆解的方式核对是否与合同规定的一致[10]，但是一旦发现隐蔽部位与要求不符，特别是已经批量生产完成的家具，结果就难以补救了。还有一些集成项目中隐藏在墙体内的线路、控制器、信息通道(端口)等，如果缺少过程监管，都会给后续工作带来问题。

1.5 验收过程不规范

完整的验收过程应该包括开箱清点、安装调试、技术指标测试、组织验收小组、现场验收、验收资料归档等6个环节[11]，实际操作中任何一个验收环节的不规范，都可能给学校利益带来损失。①开箱清点不及时、不细致。仪器设备到货后未及时组织相关人员检查外包装、附件、配件的完好情况，未严格按照合同逐项清点核对品名品牌、规格型号及产品说明书、出厂检验合格证等资料[12]。②验收小组成员组成不科学。特别是存在验收专家与验收仪器设备所需专业不匹配或缺少类似项目经验的情况。③现场验收不严格。大型精密仪器设备未组织验收会，没有听取用户和供应商汇报仪器设备试运行和技术指标测试，而仅仅开机考察仪器设备的运行就在验收报告上签字。

1.6 其他问题

高校在履约验收管理中还存在货款支付不及时，导致供应商延迟发货甚至产生纠纷等现象。另外，由于一些不可控因素导致仪器设备参数发生变化或调整不规范，如果沟通不当，就会导致验收程序无法进行。

2 改进验收工作的建议及对策

2.1 加强仪器设备前期购置的论证

为了保证及提高采购质量，加强仪器设备的前期论证十分必要。在前期论证过程中，需做到。①认真调研，倾听各方面专家的意见，且要通过货比三家，在满足技术参数的基础上，选择质保期长、提供技术培训、扩展接口兼容性好、赠送配件等售后服务优质的单位[13]。另外，还要考虑目前大数据时代、网络化、智能化、设备更新换代迅速的背景，在采购仪器设备、软件时要有适度的超前意识，保证采购的硬件和软件在一定时期内的先进性，同时还要兼顾兼容性和扩展性。②购置前要充分考虑仪器设备的运行条件是否达标[14]，比如房间的大小、承重、噪音(楼层)、清洁度、温湿度等方面的需求，以及维护经费、人员保障等。③要坚持科学性原则，认真组织“行内”专家进行论证，确保论证的实效性。同时，通过论证删减不必要的采购项目，比如已有较多的同类设备、使用机时严重不达标等情况；及时补充遗漏的采购项目，避免项目由于前期论证不充分，造成后期履约验收的困难。

2.2 明确验收条款，规范合同内容

日常验收工作中，一些仪器设备由于没有完善的验收条款，造成在验收及考核中遇到困难，进而影响设备的质量。因此，验收条款的细节内容在签约时要特别重视。①必须明确仪器设备的基本信息及技术参数，作为验收的主要依据。学校应制定“大型仪器设备验收基本信息表”，并附于合同，详细描述仪器设备规格、型号、生产厂家、主要性能指标、功能及附件、适用范围、主要用途等信息，避免验收时的不一致和扯皮现象。②明确对于仪器设备质量的考核。不少仪器设备签订合同时，只订明质量指标笼统，却容易忽视质量指标的具体内涵。比如测试方法、仪器鉴定的方式、由什么部门鉴定等。③规范合同的商务条款。赔偿责任，包括退货、安装误工、误时等情况的赔偿；质保条款，包括质保期限、延长质保期等情况。交付方式、付款条款、争议处理等条款都必须明确。

2.3 完善履约验收制度，健全履约验收程序

据统计，约26%的高校有验收制度，约20%的高校有关于验收程序的规定。但大部分高校验收规定仅局限于采购管理办法中验收的相关条款[15]。建立健全仪器设备履约验收制度，①成立职能齐全的管理机构，包括由管理、财务、审计、纪检等部门组成的验收管理小组，要明确各方职责，且要以制度形式明确。②履约验收制度还需要具备可操作性，如配套制定或完善“仪器设备履约验收细则”，对验收程序、验收依据、验收记录台账、满足验收的条件、验收责任等做出进一步的规定。③详细制定履约验收程序及要求，明确各环节的责任人。在开箱验收环节，由使用人负责，对照合同核对供货情况；初步验收环节由项目负责人把关，主要对技术参数、质量和性能初步验收；验收小组负责合同履约验收，并组织验收会，根据合同清单进行核实，填写验收报告等。

2.4 严格监管隐蔽项目

对于隐蔽项目的监管，最核心的一条是选择合理的验收时机，加强阶段性验收。①注意在项目实施过程中留证。比如藏匿在墙体内的线路、控制器、信息通道，施工前要对凿墙的位置进行确定，并拍照留存；安装完毕及恢复墙体原貌之后，要分别进行拍照留证，以免影响后续的维修及改造。②加强阶段性验收的管理。比如安装在仪器设备内部的核心部件、家具制作等，竣工后很难再通过拆解的方式验收，这就需要安排专人在生产过程中进行检查验收，以便发现问题及时处理。另外，也可以聘任监理，根据项目特点及实际要求，代为完成对隐蔽项目的监管。

2.5 强化履约验收的过程管理

加强对履约验收的过程管理是保证采购质量的关键所在。任何流于形式的验收环节都会给供应商带来可乘之机，如改变产品的型号配置、降低产品性能，或者以次充好，甚至提供假货；有的还以断货、产品更新换代为由与采购人协商更改。加强验收的监管要紧盯验收过程的每个环节。开箱清点要认真细致，应逐项检查核对仪器设备各项情况及附件资料[16]；提前选好懂行对口专家，验收小组要“责任强、有经验、能把关”。另外，还要厘清验收流程，建立环环相扣的责任链条，做到步步有记录；设计制作“验收备忘录”，开箱、安装、调试、验收、归档等各个环节都必须由负责人分别签署验收意见，并承担相应责任。

2.6 严格执行合同，招标文件和履约验收

高校仪器设备履约验收的问题复杂且多变，处理不当很容易带来后续隐患，要把握好原则和尺度。需强调的是，要严格按照合同及招标文件的约定执行。若付款不及时、参数调整等问题，可根据合同或招标文件事先约定来追究相关方的违约责任，对于未约定事项，则需通过双方协商后签订补充协议解决。此外，加强学校相关部门间及时沟通能有效避免履约验收的一些问题。比如年终某些“资金零结余”项目的付款问题可提前与财务部门沟通，管理部门协商等。

2.7 合理利用第三方力量，助力履约验收工作

大多数高校限于专业设置的原因，仅仅凭借自身力量很难建立完备的专家库，因此验收一些专业性强的仪器设备需要校外力量的协助。①利用招标代理公司现有的专家库资源，委托招标代理公司组织专家进行验收；既可解决无专家库的问题，也可保证验收的针对性和专业性。②邀请未中标的投标人参与验收。财政部87号令第七十四条对此也做了明确规定：采购人可邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收，参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。这样可防止供应商与采购人相互串通，遏制虚假招标；可防止不法供应商采用以次充好的手段；减少无谓的投诉，提高工作效率。

3 结 语

新形势下，高校仪器设备的履约验收管理面临着更加严峻的局面。我校通过完善仪器设备日常管理办法，制定验收规范，统一验收标准，加强内部沟通等措施，弥补了仪器设备验收管理方面存在的不足，提高了验收工作效率，取得了良好效果。在实际业务操作中，高校仍普遍存在验收工作不够重视、合同及招标文件不完善导致验收困难、验收内容及流程不规范等典型问题。因此，高校还需根据自身情况通过优化机构设置、逐步建立切实有效的验收管理制度体系、规范验收内容和标准、结合更新技术手段等方式，不断弥补自身的管理漏洞，开辟符合校情的管理路径，才能充分提高仪器设备的使用效益，切实维护学校的最终利益。