新时代背景下干部人事档案管理工作研究

胡潇潇

（中共山东省委党校【山东行政学院】国院交流学院，济南 250014）

干部人事档案管理就是对干部人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动［1］，它能最大限度、最完整地保存干部的学历、社会关系、获奖情况等一系列资料信息。对于党政机关来说，干部人事档案是考察干部的品行、能力、绩效的最重要也是最可靠的工具［2，3］之一。在当前强化清政廉政建设的新形势下，要建设一支高素质干部队伍，干部人事档案管理工作显得尤为重要，社会和谐发展并大力建设中国特色社会主义事业，在用人选人上需要各级党政部门严格核查干部的人事档案，以免用人不当，给国家和人民带来负面影响。

一、关于干部人事档案管理的研究梳理

干部人事档案管理在人力资源管理中发挥着重要的作用，通过梳理文献可以看出，不同学者基于不同的研究目的，从干部人事档案制度及其变迁、干部人事档案管理存在的问题、干部人事档案改革的对策等角度对干部人事档案的管理进行了研究。宋丹（2016）、李静（2017）、卢东慧（2018）等学者指出，干部人事档案是政府处理公共事务的工具，干部人事档案制度由国家颁布的人事档案管理法律法规及相关条例组成；从干部人事档案制度的发展脉络看，1939年～1949年是干部人事档案发展的早期阶段，1949年～1978年逐步开始对干部人事档案进行集中管理，改革开放至今，干部人事档案的整理、转递等工作开始有了统一的规范要求。［4-6］王佳（2015）、赵惊涛（2017）、李兴春和马雁（2018）等学者指出干部人事档案具有全面性、现实性、动态性、真实性等特征，长期以来，很多单位重视人事工作，轻视干部档案管理，这导致干部人事档案管理工作普遍滞后于人事工作；目前，存在干部人事档案未实现专人管理、管理干部人事档案的人员专业素质不高、干部人事档案内容没有与时俱进、干部人事档案信息化建设滞后等问题。［7-9］钟明娟（2016）、梅雪松（2017）、杨秀红（2018）、方德生（2018）等学者针对干部人事档案管理过程中存在的问题，提出优化档案管理体制、健全档案管理制度、提高相关人员整体档案意识、加快推进干部人事档案工作信息化等改进对策。［10-13］

从上述文献梳理可以看出，已有研究成果对推进干部人事档案管理工作具有重要参考借鉴意义。但是，在中国特色社会主义进入新时代的背景下，领导干部是中国共产党执政的领导者，是中国特色社会主义事业的建设者，是人民群众的公仆，如此重要的角色，对于选人用人基础工作之一的干部人事档案工作就需要与时俱进，满足更高的要求和规范，为选拔符合时代发展要求的好干部做好辅助工作。基于此，本文拟对新形势下干部人事档案管理工作中尚存在的问题进行一下梳理，并以问题为导向提出进一步健全完善的建议。

二、当前我国干部人事档案管理工作中存在的不足和问题

在当前全面建成小康社会进入决胜阶段、中国特色社会主义进入新时代的关键时期，党和国家的各级机关都需要选拔更多的优秀干部勇挑重担，担负起领导人民群众干事创业的责任。在选拔德才兼备领导干部过程中，干部人事档案的查阅、甄别、核实等发挥着关键性作用。当前我国的干部人事档案管理工作获得了长足的发展，档案管理的规章制度日趋完善，管理方法和管理手段不断现代化、信息化。但也必须看到，当前的干部人事档案管理工作还存在诸多不足和问题，需要引起高度重视，进行理性思考，并对症下药寻求解决之道。

（一）干部人事档案内容不完整

干部人事档案主要包括干部的履历、自传、品德记述、学习经历记载、学历证明记载、社会经验、实践成就、获奖经历、干部任免、工资变动情况等等一系列的内容。与普通档案不同，干部人事档案是党选拔、任用干部的重要依据，正因如此，干部人事档案的内容必须具有高度的完整性和真实性。但是据统计，很多干部人事档案的内容在经过很多不同层面的部门管理后，档案中许多细节性内容或者需要新增进去的内容都没有得到更新。这就无法了解这些干部的全部信息，尤其是最新信息，有的干部可能因此丧失竞选优势，从而影响党组织的选拔任用人才取向。

（二）存在虚假的档案信息

在从严治党、从严治吏的时代背景下，我国又是一个拥有十三亿人口的大国，这意味着不论做什么，想要什么工作或职位，都有无数的人竞争。在这样大的竞争压力下，干部人事档案就成为证明干部优势的证据之一，干部人事档案中优秀方面的材料越丰富，干部的优势就越明显。这就使得部分人捏造虚假档案材料行为的发生，比如：虚报获奖项目、隐瞒错误过失、捏造工作经验以及学习经历、学历情况等，即便是被党组织、政府所任用，时间久了也会原形毕露。在这种情况下，原来能力强的人因没被挖掘而失去为国家效力的机会；而能力欠缺的人因在现有岗位上一直停滞不前，而给党、国家和人民带来损失。

（三）干部人事档案管理制度不健全

时代在与时俱进的发展，制度却停滞不前，这是干部人事档案管理的又一大弊端。随着人员的增长与各种干部岗位调动，干部人事档案的流动性也越来越大。每个单位的干部人事档案材料基本都是采用纸质版保存的，在随着干部调动等人员流转中极容易将干部的人事档案丢失。另外，由于干部人事档案管理制度的特殊化以及保存性流程的僵化体制，干部要想重新办理档案，程序会十分的繁琐，加上原来的档案管理方面政策内容较少，多半为查阅、保密、转存等一些简单工作，而对于干部人事档案材料中的各阶段信息、干部任免情况、调动情况以及家庭状况等都未做详细的分类与记录，导致有些材料无法补办。因此，这种简单不全面的管理制度给干部的审核带来很大的困扰与困难。

（四）保存档案的技术方法落后

上个世纪的中国，许多方面都十分落后，包括计算机互联网信息技术。那时的干部人事档案多是手抄或者油印的纸质版，很少有电子版的材料保存下来，在这样的情况下，很难用人工去对档案材料进行备份管理。没有信息技术高效、及时、敏捷功能的帮助，干部人事档案的管理人员在整理档案的过程中效率低下，对于材料的分类或者内容的归档、补充也容易出错，这就容易给干部的任用、考核等带来不便。另外，纸质版一般很难进行备份，如果需要备份一套文档，所用时间长，远远不如电子版，短短几分钟就可以解决；纸质版备份既耗时又耗力，并且在处理过程中还容易造成档案材料损坏或丢失。从长远来讲，信息技术在档案管理中的运用是必然的，以前的纯手工人力整理干部人事档案的方式已经不现实，技术的发展要求档案管理部门观念的转变。

（5）档案管理人员的综合素质不足

档案管理中最重要的一个角色——档案管理人员，是管理部门最需要关注的人。但管理部门都经常忽略了对管理人员的培训，对档案管理人员专业技术的培养都不太重视。很多档案管理人员由于缺乏档案管理的专业性知识，在管理档案时对自己的工作不太熟悉，对于整理档案的一系列流程容易混淆，在对档案材料进行收集、整理、归档等环节中出现失误。再则，由于干部人事档案管理的保密性，很多档案管理工作都是在保密情况下进行的，不会公开、公布于人前。这就出现了一个新的问题，不专业的档案管理人员对于档案材料的重要性认识不够，甚至觉得档案管理只要随意收集材料进行归档即可，认为档案管理是一项十分简单轻松的工作。对干部人事档案管理工作的严肃性、严谨性、保密性认识不足，档案管理人员就会出现责任意识薄弱、专业素质不高的行为。如果将干部人事档案交由这样的人员去管理，在档案管理工作中将会出现非常大的安全隐患。

三、完善干部人事档案管理工作的路径

（一）及时做好档案补充内容的工作

针对因为干部人事档案内容的不完整性及档案材料缺失，给党政机关选拔人才带来困扰问题，档案管理部门应设专门的档案内容甄别机构，培养一批专业完善干部人事档案材料内容的专业管理人员。专业的人员配上专门的机构，为档案材料的完整性提供保证。同时，档案内容的补充要十分及时，不能出现拖拉、停滞的现象，这会使整理补充档案材料的成效大大降低，达不到整顿的目的。因此，及时、专业地对干部人事档案材料补充整理才会将档案管理提高到更高层次的水平。

（二）做好严格审查、核实档案内容的工作

针对干部人事档案材料存在虚假、捏造成分而可能导致用人不当问题，需要进一步加大对档案材料的甄别及对涉事人员的处罚力度。管理部门要认真检查并核实所在机构的每一位干部的每一份档案材料。例如：材料中记载干部本人的学历及学校，要证实它的真实性，需要有档案管理部门的核查人员在相关审核网站中进行核实，出具审核证明，并到该干部毕业的学校相关部门核查当时入学时的信息即可。包括干部的获奖及成就等也要派专员去进行核实，而经核实无误，要备份文稿，并将档案材料存入干部本人档案，如有虚假，则需启动后续程序进行处理。在如此规范的人事档案管理制度中，党政机关在科学地选人用人时，也能将干部实际情况分析得更加透彻，从综合方面考虑得更加清楚，从中甄选出更加贤能的干部，为国家为人民更好的服务。

（三）健全完善档案管理的制度

要想根除人事档案管理中出现的种种问题，最基本的是要健全档案管理制度，并不断完善人事档案管理条例。首先，收集、整理、归类档案材料方面的管理工作要随着现实的需要不断改进完善。其次，档案的保密工作要加强，不能随意将档案外借，如有必须外借查阅的情况，需借阅方出具相关的证明文件，并要在专门的借阅登记簿上对档案的借出时间、场地、事由等做出详细的记录。最后，对于不同干部所属的部门及职位的调动方向，档案管理也应做出不同的归类，对于他们的档案材料做出对应的保护措施，做到精准、严密、周全的管理，使在对干部审核时能快速地将最新、最完整的档案提供核查。

（四）将干部人事档案管理与最新的科学技术相结合

信息技术的高速发展对做好干部人事档案管理工作带来了新挑战也带来了新机遇。一方面，作为一个档案管理机构，保存档案如此重要的工作，必然要辅之以最好的保存手段。而信息技术的发展就为管理机构保存档案提供了一个革新的机会，计算机信息技术的高效率、高准确率、高灵活率都使档案保存变得越来越省时、省力、便捷。再者，将最新的科学技术——计算机信息技术运用于档案管理，能够加快档案材料整体从纸质版向电子版的过渡。电子版不仅备份容易，保密性也更强（可在计算机中设置特殊密码），在保存上也更安全，不容易丢失。另一方面，将档案管理与计算机信息技术结合也为管理档案的工作人员提供了更多的时间与空间去研究档案管理制度，在制度的改革与修正以及对档案材料的完善上、真实性上、档案材料整理的细节上投入更多的精力，从而把档案管理工作做得更好。

（五）提高档案管理人员的综合素质

对于直接接触干部人事档案的档案管理工作人员来说，其品德、责任意识与专业管理水平是做好档案管理工作的重要保证。因此，应加大对档案管理工作者的选拔、培养与培训力度，注重“信念坚定、为民服务、勤政务实、敢于担当、清正廉洁”等方面的素质，要强化档案管理工作者的职业道德素养，因为干部的人事档案材料需要绝对的真实，而要保证这一点，就需要管理人员拥有公平公正、谨慎认真的品格。因此，在选拔管理人员时一定要将考察他们个人的品格放在第一位，对工作的责任感与工作能力都要作为考察内容。要重视和加强专业化培训工作力度，通过专题培训班、不定期的档案管理讲座等，不断提升档案管理工作人员的业务素养、道德素养、优良作风。要做好档案管理的传帮带工作，并请有经验的、老练的、优秀的档案管理人员对新进的人员做工作指导或者培训，从理论与实践的结合上不断提升档案管理人员的综合素质，在注入新生动力的基础上，巩固和加强党的执政地位，为我们党建设出一支高素质的干部档案管理队伍。