信息化等新技术对档案管理的影响探讨

叶寿康

摘 要：随着档案管理建设内容的不断丰富，对于管理工作的开展也产生了重要的影响，信息化等新技术的应用，使得档案管理工作的精细化要求不断提升。本文从信息化等新技术应用条件下档案管理出现的新特征出发，对档案管理中存在的问题进行分析，并提出了对应的解决对策，以此提升档案管理工作水平的不断提升。

关键词：档案管理;信息化;新技术

信息化技术的应用推进了档案管理的整体水平，使得档案管理工作能够在企事业单位的发展过程中起到更为全面的作用，但与此同时由于新技术的应用也使得内部管理工作出现了新的要求和特征，只有不断面对和解决这些问题，才能使得档案管理工作的水平不断提升，真正发挥其应有的辅助作用，为整体管理水平的提升起到更加重要的作用。

1 信息化等新技术产生的积极影响

随着信息化等新技术应用范围的不断扩展，使得其整体应用水平不断提升，对各项工作的开展起到了重要的推动作用。就档案管理工作而言，积极引入信息化等新技术，对档案管理工作主要产生了三个方面的积极影响：一是丰富了档案管理的内容，在传统档案管理工作中，受制于人力资源水平等方面的影响，档案管理主要是以文字记录的形式开展，展现内容极其有限，无法对全面覆盖档案对象的管理内容，借助于信息化技术手段可以采用音频和视频等多种形式开展档案管理，丰富档案管理的内容。二是提升了档案管理工作的整体效率，在采用纸质档案管理方式时，在资料搜集、记录、查找和传输等各方面都需要对的工作人员进行准确处理，不仅工作量大，而且容易造成遗失等负面问题，整体效率低下，采用信息化等新技术能够有效改善这方面的缺陷，提升档案管理工作的水平。三是强化了档案管理工作的重要性，传统的档案管理采用的是纵向管理的方式，更侧重于个人成长方面的记录。基于信息化等新技术，可以更多的采用横向对比等多种方式来强化人才管理工作，为人员晋升、奖项评定等工作的开展提供更加直观的对比方式，提升了管理工作的精准度。

2 信息化等新技术应用在档案管理工作中出现的问题

2.1 档案管理工作人员的技能水平存在不足

信息化等新技术应用对于档案管理工作人员的技能水平提出了更高的要求，虽然我国在档案管理人才教育方面不断加大重视力度，为档案管理工作的开展奠定了良好的人力资源基础，但是在实际工作开展过程中，信息化等新技术发展较多，对于工作人员的水平要求不断提升[1]。与此同时，由于档案管理人员出现老龄化的现象，对于新事物接受意愿不足，再加上企事业单位在开展管理工作时对培训工作重视程度不够，以此导致工作人员的技能水平与实际工作之间存在较大的差距，在软件应用上无法较好的适应，不能充分发挥档案管理工作应有的作用。

2.2 软件配置无法适应档案管理工作的需要

在企事业档案管理的信息化建设中，大多数单位更加重视信息化技术的硬件建设，而在软件建设上存在不够重视的现象，大多是采用行业化的软件管理辅之以简单的培训。在这种情形下，虽然对于工作人员而言能够尽快的接受并合理的应用这些技术手段，但是软件内容建设与档案管理功能要求之间还存在较大差距，无法进行针对性的管理和应用。尤其是现代人才信息管理更重要的趋势下，需要对人才进行全方位的管理，以便更好的发挥技术人才的作用，采用行业化软件进行档案管理，只能依托软件升级等方式改变管理方面暂时的不足之处，无法适应长远管理工作的需要。

2.3 信息化等新技术存在信息安全管理风险

在信息化等新技术的应用下，档案管理也成为互联网的组成部分，档案管理工作不仅面临着硬件损坏等方面带来的风险，而且在信息安全方面也存在较大的风险。一旦出现信息泄露的情形，不仅会对企事业单位的整体管理工作造成较大的影响，而且会对个人的工作和生活造成极大的影响，具有较大的管理风险。在信息化等新技术应用于档案管理工作时，还存在信息内容输入错误或者信息遗失等方面的风险，同样会对人力资源管理工作的开展造成极大的影响。

3 提升信息化等技术在档案管理中应用水平的策略

3.1 提升工作人员技能水平

加强对人力资源的培训是企事业单位发展中极其重视的问题，但是在具体落实方面通常会受到领导成员个人意志的影响，因此要真正解决这方面的问题，强化信息化等新技术在档案管理中的作用，必须建立起与单位自身发展相适应的培训机制，深入落实培训工作，为工作人员技能水平的提升奠定良好的基础[2]。同时还要建立起有效的考评机制，提升工作人员学习和应用信息化技术的积极性，在完成基础工作的同时不断深入了解新技术中所具有的内涵，通过自身努力充分将档案管理的细节落实到位，不断提升档案收集和整理工作的水平，在此基础上利用新技术的应用开发档案管理的新型应用方式。在做好档案管理基础工作的同时，为单位的管理工作提供更加广泛的支持，为整体管理工作水平的提升做出应有的贡献。

3.2 完善个性化的软件配置

档案管理工作的开展是基于对应的软件完成的，对于中小型的企业单位而言，依托行业型的档案管理软件已经能够满足自身发展的需要，但是在现代企事业的人力资源管理工作开展中，对于档案管理的水平要求不断提高，对于档案内容的精细化要求不断提升。行业性的档案管理软件虽然价格低廉，能够满足大多数企业发展的需要，但是在其应用过程中，精细化功能较少，无法适应企事业单位发展的实际要求。这就要求单位和部门领导人员必须加强对档案管理软件设施的应用需求，在对单位内部管理流程进行全面梳理的基础上，由专业人员根据档案管理工作的原则和实际要求进行调整，以此不断提升软件内容与档案管理工作的契合性，同时根据企业经营运转的需要对档案管理的细节进行调整，从而不断促进档案管理工作的水平的提升。

3.3 强化档案安全管理措施

在信息化等新技术应用的条件下，强化对档案的安全管理需要从三个方面入手：一是要强化工作人员的责任意识，在实际工作开展过程中，工作人员要把确保档案的安全放在各项工作的首位，加大对档案安全管理的重视程度，严格按照相应的规程进行操作，减少由于自身流程不规范或者操作失误造成的档案信息遗漏丢失等情况[3]。二是要强化对硬件管理的重视程度，确保硬件设施的工作环境能够完全符合系统运行的要求，嚴格杜绝无关人员进入档案室，在条件允许的情形下，要采取双重备份的措施，防止由于硬件设施损坏带来的不良后果。三是要根据单位自身的档案管理需要建立完善的网络安全防护制度，采用软件和硬件结合的方式来读取档案信息，采用技术化的安全防护措施，为档案信息的安全运转奠定基础。

4 结束语

档案管理工作的开展是企事业单位人力资源管理的重要组成部分，在信息化等新技术的支撑下，档案管理工作的作用已经从原来单纯的信息记录转变为全面的人力资源管理决策的重要依据。在这种情形下，不断提升工作人员的技能水平，全面落实信息化等新技术应用的硬件和软件设施，确保档案信息的安全管理，是新时期档案管理工作开展的重心，也是档案管理工作开展的必然趋势。只有顺应趋势的要求，将各项工作开展的水平不断提升，才能真正促使档案工作作用发挥到最大程度。

参考文献

[1]王彩莲.分析档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].才智，2019（24）：217.

[2]屈荣.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].传媒论坛，2019，2（16）：145-146.

[3]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019（08）：299-300.