机关档案信息化建设的现状与对策

柯春海

摘 要：大数据产业的迅速发展，使数字化、信息化发展成为当前社会发展的主流，传统的纸质档案管理已经无法满足人们对高效、精準、便捷办公的需求。近年来，国家信息化发展势头正猛，机关档案也加入了信息化建设的浪潮。本文对区纪委档案信息化建设现状进行分析，找出当前区纪委在信息化档案管理建设过程存在的不足，提出相应的解决措施。

关键词：机关档案;信息化建设;现状;措施

1 区纪委档案管理信息化的意义

中国已经进入社会主义建设的新时期，在持续的发展过程中，档案占有重要位置[1]。区纪委的档案对区纪委的人力、物力、财力等方方面面做了详细、具体的记录，对于区纪委的各项工作具有十分重要的参考意义。传统的纸质档案数量庞大，种类繁多，在使用时需要花费很长的时间查找翻阅，造成很大的不便。但在互联网科技发达的今天，只需要通过最新的信息技术，对档案信息进行分类整合，就能化繁为简，翻阅档案时，只需要通过档案管理系统输入档案信息，系统就能自动进行数据运算，几秒钟就能找到所需档案，极大提高办事效率。档案管理信息化可以节约区纪委的时间成本，提高管理水平，促进区纪委向高效、便捷、严谨的方向发展。

2 区纪委档案管理信息化的现状

1）缺乏对档案信息化的培训和指导。区纪委设立了专门的档案管理部门，但在档案信息化建设过程中，档案管理部门并未有明确的激励机制，档案管理人员对新的管理方式和技术的学习热情不高，使其对信息化的理解不透彻。同时，区纪委日常工作繁琐，往往忽略了对档案管理人员进行专业化培训。档案管理人员对档案管理信息系统认识不足，使用时往往会出现各种问题，对一部分具有重要价值的档案疏于管理，不能及时满足区纪委的档案需求，带来严重影响。

2）档案管理人员能力不足。档案管理工作的质量的好坏，很大程度上取决于档案管理人员的业务能力和个人素质，特别是档案管理已经向数字化、信息化转变，对档案管理人员的要求更加严格。但在区纪委的档案管理部门中，大多数的档案管理人员年龄偏大，对档案管理的认识仍停留在录入档案的层面，难以接受新鲜事物，对传统的档案管理方式根深蒂固。陈旧的档案管理理念难以适应信息化发展的冲击，无法满足档案信息化建设的需要。在每年的招聘中，档案管理部门往往人员饱和，无法注入新鲜血液，导致新的档案管理人才储备不足。

3）对档案信息化建设重视程度不足。档案信息化建设的良好发展，离不开区纪委对档案管理信息化建设的重视。但区纪委的档案管理人员对档案信息化建设的认识太过片面，档案信息化管理并不仅仅是档案的录入和保存。档案在市纪委的日常工作中，具有很好的利用价值，但由于档案管理人员在信息化管理中的局限性，降低了档案调取的效率，档案管理的意义贬值，使档案管理不被领导重视。其次，由于区纪委的领导缺乏对档案信息化建设的重视，在建设信息化管理机制时，缺少资金的投入，没有较好的环境保管档案，档案管理人员也没有足够的资金去学习档案信息化建设的技术，也没有资金采购信息化建设所需的设备，使区纪委的档案信息化建设停滞不前。

4）网络安全风险，档案数据库建设滞后。档案由于其自身的特殊性，具有很高的情报意义，但目前互联网黑客、间谍以及各种各样的网络病毒的存在，对档案管理造成了很大的网络安全困扰。目前，区纪委用办公电脑作为档案信息存放的处理器，且没有进行加密处理，这样做极大地增加了档案被攻击的风险，甚至有可能引起档案丢失。档案管理信息化区别于传统档案管理方式的特征之一，是不再单纯的以收集和归档作为核心工作。施行档案管理信息化的目的，是为了最大限度的挖掘档案中的有价值的信息[2]。在大数据背景下，建立一个有效的档案管理数据库，能最快的从档案中提取自己所需的信息。但目前，区纪委并没有属于自己的档案数据库，极大地降低了档案的使用价值。

3 提高区纪委档案管理信息化建设的对策

通过以上调查不难发现，区纪委尽管加入了档案管理信息化的队伍，但由于很多原因，在档案管理信息化建设的过程中，依然存在很多问题，阻碍了区纪委档案管理信息化建设的脚步。为了使区纪委档案管理信息化进一步发展，必须有相应的应对措施。

1）提供专业的信息化培训。信息化的发展，使传统的以保存资料为目的的纸质档案管理逐渐淘汰，人们日益重视档案的潜在价值[3]。档案管理信息化的存在，可以更高效、准确的挖掘档案的深层次内容，因此，区纪委要加强对信息化管理系统的应用，提供专业、细致的培训指导。

2）大力培养档案管理人才。档案管理信息化建设，对档案管理人员具有更加严格的要求，区纪委应重视对档案管理人才的培养，针对信息化建设，推出专业的讲座和培训，设立明确的奖惩机制，对于信息化理解透彻、执行良好的员工，及时的给予物质及非物质奖励，如：优先评优权、增加绩效奖金、奖励生活实用物品等，提高员工对于信息化管理的学习热情，促使其接受新鲜理念。同时对于不配合、不认真的员工，要有适当的惩罚，使档案管理团队具有良好的学习氛围。

区纪委要对档案管理部门的编制做出调整，为该部门挖掘精通互联网的人才，注入新鲜血液，提升档案管理队伍的创新精神。区纪委的社会影响力广泛，扩大档案管理人员招聘名额，也可以有效带动社会各界对档案管理的重视，为档案管理工作储备更多的人才。

3）加强对档案管理信息化建设的重视。对档案管理认识的局限性导致了大多数机关部门并不愿把资金投入在档案管理上，档案管理设施陈旧。档案信息化建设能够最大程度的挖掘档案价值，为区纪委的工作提高重要的参考，因此，档案管理部门应更好的使档案发挥出潜在价值，提高区纪委领导对档案信息化建设的重视。只有为信息化建设引入大量的资金投入，才能更好的解决区纪委在档案管理信息化中遇到的问题，加快档案信息化发展的进程。

4）建立网络防护机制和完善的数据库。由于档案本身是对工作中涉及到的方方面面进行详细记录，因此具有很高的情报价值，必须要提高档案管理的安全性，为区纪委提供安全有效的服务。日常办公电脑由于缺少网络安全护盾以及公开操作等特性，很容易就被网络黑客或间谍攻击，导致档案情报泄露，引起严重后果。因此，必须要采用专业的档案数据处理器，安装双重防护，禁止除档案管理人员之外的任何接触，为档案管理保驾护航。同时，对档案管理人员进行网络安全培训，使他们认识到做好档案保密工作的重要性，强化他们的网络安全意识，避免人为因素影响档案安全。其次，落后的数据库档案信息杂乱无章，搜索困难，因此必须摒弃落后的数据库系统。区纪委档案管理部门应根据自身工作的特性及对档案的需求，建立一套属于自己的完整、先进的数据库系统，在保证网络安全的前提下，对档案数据进行更细致，更准确的整合[4]。同时，数据库的建立，能够将区纪委各部门、甚至其他机关单位之间的档案进行统一管理，实现档案数据共享，在机关单位之间形成一个完整的档案数据平台。

4 结语

机关单位进行档案信息化建设，是顺应网络化、数字化、信息化发展趋势必须迈出的一步。档案信息化建设可以更好的发挥档案潜力，提高工作效率，实现档案数据共享，尽管目前区纪委的档案信息化建设已经取得初步成效，后续发展过程中仍会遇到各种各样的问题，一定要及时的发现并处理问题，使档案信息化建设有序推进。

参考文献

[1]齐建丽.提高机关档案信息建设的重要性[J].现代国企究，2018（08）：150.

[2]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016（8）：173.

[3]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2014（1）.

[4]刘丽.对农业事业单位档案信息化及档案信息化建设的思考[J].农民致富之友，2017（9）：223.