数字化背景下公路系统档案管理研究

尚阳阳

摘 要：具体来讲，我国交通在发展阶段，公路系统档案主要可以实现记录和凭证。因此，对公路系统档案做出科学合理的收集、保存、以及整理尤为重要。现阶段，随着社会的不断发展，公路系统档案数量也有了明显的提升，并且其具体内容也越来越复杂，只有通过利用数字化技术，才能保证公路系统档案管理更加高效的进行，促使其真正作用最大程度发挥出来。

关键词：数字化背景;公路系统;档案管理;实践探索

在数字化时代的背景下，电子文件要比传统纸质文件更加具备方便性和快捷性等优势，公路系统档案中逐渐将传统纸质文件转变成了电子文件，因为电子文件的种种优势，在档案管理领域中有了极其普遍的应用。公路系统档案在很大程度上促进了信息化的持续发展，其不仅能够实现复制和拷贝文档，而且也能在网络的基础上达到有效传输的目的，也会有一套完善的技术支撑。由此可见，在公路系统档案管理中科学合理的应用数字化技术、以及信息化技术，能够加强提升档案管理工作质量和效率，也会为后期开发和利用奠定稳定的基础。基于此，本文首先说明了公路系统档案管理的现状，在此基础上，提出了数字化背景下完善公路系统档案管理的有效措施，希望通过本文的论述，能为相关工作人员提供帮助。

1 我国公路系统档案管理现状的分析

我国公路系统档案管理现状主要存在以下两点问题：第一、档案资料内容复杂，为管理带来了更大的难度。随着我国公路的持续发展，其公路交通网较为复杂，公路在实际建设阶段，不仅会投入大量的人力、物力、以及财力，而且也有着巨大的工程量，再加上地址条件极其恶劣，因此在其建设阶段，会形成大量的图纸、预决算编制、以及概算工程等纸质资料，这种现象不仅增加了管理难度，而且也会在很大程度上出现差错;第二、我国目前公路系统档案管理中仍然通过人为手工操作的方式去完成，这种方式的工作效率并不高，我國占据面积较大，各条各路线路有着延伸长、点多、以及不聚中等特点，再加上人员的流动性较大，从而对公路系统档案管理造成了一定影响，在利用相关资料时，只有到档案室才能完成档案资料的借阅，这种情况下便会消耗掉大量的时间，而且也不够方便。

2 数字化背景下提升公路系统档案管理的有效措施

2.1 建立科学合理的公路系统档案管理制度

在数字化背景下建立科学合理的管理制度，不仅能够保证公路系统档案管理数字化水平有很大的提升，而且能从根源上避免出现问题。比如：针对公路系统档案的交接与保管来讲，将问责制度落实在其整个过程，明确各工作人员的具体岗位职责，创造出“人人守岗，人人在岗”的工作氛围，为公路系统档案资料的完整性提供保障，也能在一定程度上避免数据出现失误。在创建档案管理制度阶段，要高度重视执行能力的考核，公路系统档案管理部门应做好自身管理执行能力的建设，避免档案管理制度方面上出现问题，这样才会保证档案管理制度落实在整个公路系统档案中，真正做到让公路系统档案数字化管理“有法可依、有章可循”，从而激发出档案管理人员的工作积极性，努力做好自身的本职工作，在数字背景化背景下，也能够促进公路系统档案的可持续发展。

2.2 不断完善优化硬件设备和软件设备

若想促使公路系统档案管理数字化水平有一定的提升，需要投入大量的人力、物力、以及财力，公路系统档案管理部门应向上级财政争取到一定的资金支持，这项工作需要各个部门共同努力才能完成，组建一只专业素质高、工作能力强的档案管理专业人才队伍。如此一来，能够为公路系统档案的规范化管理提供保障，而且也能避免出现信息泄露或者丢失等问题。另外，公路系统档案数字化建设阶段，不断完善和优化各种软件设备和硬件设备也尤为重要，应选择兼容性与合理性较强的软件系统，或者通过专门的软件开发公司，以本单位的实际情况为基础，研发出相应的档案管理软件;针对硬件设备来讲，如计算机和扫描仪等设备，应保证其具备一定的经济性和实用性，合理有效的利用资金，为设备的性价比提供保障。除此之外，随着公路系统档案数量的持续增加，不可避免的会形成大量的电子档案文件，这种情况下，为了能够对公路系统档案做出规范化管理，并且在此基础上加强提升数字化水平，则需要相关人员配置齐全的硬件设备。

2.3 建立完善的公路系统档案信息库

现阶段，为了加快公路系统档案管理数字化改革与建设的脚步，需要将电子文件档案全面的取代传统书面纸质档案，建立完善的公路系统档案信息库，其主要原因是公路系统档案信息库可以有效的解决纸质档案信息保存量、以及占据空间大等问题，而且也能在一定程度上提升档案管理的工作效率，为各部门对公路系统档案信息与资源的需求提供保障，在出现问题时也能第一时间对其做出有效的解决，让制定的决策也会变得更加及时和有效。当完成公路系统档案信息库的建设之后，需要由相关工作人员及时将相关资料和信息进行补充，定期对信息库作出更新和维护，其主要是为了保证信息库资料的完整性和有效性。公路系统档案管理部门应将互联网通讯优势最大程度发挥出来，以信息安全为前提，打造共享资源信息的网络平台，促使公路系统档案能够得到有效的利用。通过这种模式，能够在很大程度上扩展公路系统档案和信息获得渠道，而社会各界人士也能通过共享平台，对公路工程和建设的实际情况做出全面的了解，这样可以加大广大人民群众对政府的信任和支持。除此之外，也能够提升档案管理人员的工作效率，充分发挥出公路系统档案的真正价值，促进我国的进一步建设与可持续发展。

2.4 打造一支专业化的公路系统档案管理队伍

公路系统档案管理数字化水平和档案管理人员的个人素质、及其专业能力有着密不可分的联系，因此，为了提升公路系统档案管理的数字化水平，需要在引进专业人才的同时，也要对现有档案管理人员做出相应的培训，为公路系统档案管理培养出更多的优秀人才、以及为公路系统档案管理数字化建设奠定基础。公路系统档案管理部门可以充分利用薪酬制度，激发档案管理人员的工作积极性和工作热情，为档案管理人员创造良好的工作范围、以及增强他们的服务意识，也可以邀请专业性较强的技术人员，对现有的档案管理人员进行相关知识的培训讲座，帮助档案管理人员能够更加全面掌握自身的工作职责、数字化技术、以及信息化技术，从而全身心的为公路系统档案管理数字化建设所服务。

3 总结

综上所述，我国公路事业在不断发展的过程中，对公路系统档案管理工作也提出了更为严格的要求。因此，需要档案管理人员对数字化建设有一定的重视，加强提升档案管理效率和质量。另外，公路系统档案管理部门应以实际情况为基础，建立公路系统档案管理制度和公路系统档案信息库、保证软硬件设施的配置齐全、以及打造一支专业化的公路系统档案管理队伍等。如此一来，才能够促进公路系统档案管理的数字化建设，而且也能够为后期的使用和利用提供便捷性。

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