高校档案信息化建设路径探索

摘 要：高校档案信息化建设是高校档案管理过程中非常重要的一项内容，它是符合我国行政管理组织模式的一种现代化管理模式，是在统一的计划与指导下进行的。高校档案信息化建设打破了传统的以档案实体资料保管为主的管理模式，加入了信息化数字化的科技手段，使档案管理更加科学有效。本文就高校档案信息化建设路径进行探索，希望可以为高校档案的管理优化提供借鉴。

关键词：高校档案;信息化建设;档案信息化

1 高校档案信息化建设重要性

高校档案信息化建设在高校档案管理工作中发挥着非常重要的作用。第一，高校档案信息化建设使档案管理工作更加的简单方便，档案的形式也成为电子档案的方式存在，为高校档案管理工作节约成本，并大大提升了档案管理的工作效率。第二，高校档案信息化建设是适应网络信息技术发展的产物。随着科技的不断发展，档案管理模式也应该发生改变才能适应时代的发展。传统的档案管理模式已经不能满足现代管理的需求，进行档案信息化建设的改革是“互联网+”时代的必然要求。第三，高校档案信息化建设可以进一步提升高校档案管理水平，增加办学效益，提高高校知名度，促进学校整体办学水平的提升，实现现代化的教育发展模式。

2 高校档案信息化建设中存在的问题

1）信息数据录入缺陷。目前高校档案信息化建设中存在许多问题，信息数据录入缺陷较为明显。信息化档案管理工作的基础就是数据信息的录入，然而在现实操作过程中，缺乏统一的标准，使得数据之间的互通出现问题。而且，信息数据录入的内容包含文本、图形、成绩单等多种形式，在归位电子档案进行录入的时候，录入人员的收集归档能力可能不足，导致信息被收集后，不能准确的被识别，影响高校档案信息化管理水平。另外，一些高校信息数据录入人员，对信息化建设的目标缺乏重视，在具体执行和操作的过程中，没能及时的进行信息数据录入工作，使得一些信息出现脱节。

2）建设投入角度偏小。在高校档案信息化建设过程中，一些高校没能给予足够的重视，投入角度偏小。高校档案信息化建设工作是非常复杂和庞大的，需要资金的支持才能建设完成。然而现实工作中，一些高校在这方面的资金与设备投入不足，使得信息化建设的脚步放慢甚至停滞。一方面，硬件设施投入不足。高校档案信息化建设离不开先进的电脑设备和网络设备的支持，尤其是档案信息量巨大，需要不断扩充电脑容量和处理速度才能够满足信息化管理的需求。另一方面，软件技术水平相对比较低。对软件技术投入过低，导致现在的软件平台难以满足档案管理人员实时的进行信息检索以及数据保存的需求，在实际工作中会出现许多不方便的地方，甚至会由于软件版本低而影响正常的工作流程，使高校档案信息化建设工作滞后不前。

3）安全体系需要构建。档案管理工作有着其特殊的性质，需要进行严格的保密工作，确保个人权利。但是高校档案信息化建设过程中，安全体系的构建工作还存在许多的不足。第一，档案管理的责任不明确，在出现一些问题的时候，无法及时的找到相关责任人进行处理，容易出现工作上的疏忽或者漏洞。第二，在具体的档案信息管理过程中，缺乏具体的工作标准，对档案信息数据的要求也不太明确，容易造成部分数据的录入不完整。第三，对软件投入不足，导致在系统建设方面存在漏洞，容易遭受病毒侵害，造成档案信息的泄露。第四，档案管理工作人员的安全意识不强，没能及时的对信息安全过程进行监督和检查，再出现问题后也没能及时的报警应对，使高校档案信息化管理出现问题。

4）建设制度亟待完善。我国高校信息化建设发展的比较晚，在相关的制度建设方面还存在许多的问题，缺乏统一标准的规范指导，使得许多高校在进行档案信息化建设的时候无从下手，造成不理想的管理效果。目前，许多高校的档案信息化建设都比较随意，制度的不完善导致具体的工作效率低，工作效果差。另外，缺乏制度的保障，使高校档案信息化建设工作处于非常被动的局面，没能够与其他的部门配合起来，使许多部门都没能充分发挥出其作用出来，影响了档案信息化管理进程和水平。

3 高校档案信息化建设优化路径

1）夯实信息化基础录入。各高校要不断进行档案信息化建设的优化工作，夯实信息化基础录入工作。首先，做好资料搜集工作，将有价值的档案信息及时转化为电子档案信息进行录入，保证各项档案资料的完整性和系统性。其次，加强电子文件的归档和管理水平。使得档案信息在读取应用的时候能够准确有效的被找到，使得档案管理工作更加的高效。最后，加强档案管理的数据库资源建设。提高档案信息的数字化水平，增强信息沟通能力，使高校档案信息资源更容易进行统一管理和检阅，充分利用信息化技术，使得档案信息资源能够发挥出其最大的作用和价值出来。

2）加大信息化投入力度。各高校要重视档案信息化建设工作，加大对信息化投入的力度。一方面，要注重加强信息化管理的基础设施建设，为高校档案信息化管理提供必要的物质基础，增加对电脑、扫描设备、存储器等这些硬件设施的投入，提升档案信息化管理的综合水平。另一方面，注重档案信息化管理的软件升级工作。不断完善信息收集、存储、检索等方面的内容，提升对于软件平台的管理水平，使档案信息数据能够及时有效的被读取和应用，方便信息的交流。使得高校档案信息管理工作的水平得到有效的提升。

3）搭建信息化安全體系。要注重高校档案信息化的安全体系建设。第一，提升档案管理人员的工作能力，避免出现档案信息的损毁或者遗失的现象。当具体软件操作过程中遇到问题时，能及时的处理解决。第二，加强对于涉秘信息的管理。高校档案管理部门要根据实际情况，制定出严格的信息安全保密制度，并培养档案管理人员的安全意识，使其认真遵守规范要求，将信息安全责任进行明确，加强对保密信息的管理和监督工作。第三，提升网络安全能力。高校档案信息化建设离不开科学的网络技术，但是网络漏洞的存在也造成一定的安全隐患。各高校要注意对应的网络安全防范措施，注重电子文档和纸质文档的同时保存，提升信息安全系数。

4）完善信息化建设制度。各高校要不断完善信息化建设制度，保障高校档案信息化建设合理展开。在合理的制度保障下，要明确信息化构建的各项指标，规范信息化管理工作。一方面，要注意档案管理人员思想上的统一，使其在规章制度的制定和执行方面发挥出积极的作用。使档案管理工作的硬件和软件都能够统一规范。另一方面，各高校要根据自己的实际情况，完善电子档案的录入和处理工作，并能够及时的对档案进行更新和补充，使档案管理进行的更加顺畅，满足档案信息化建设的要求。

4 结束语

高校档案信息化建设路径的探索是非常具有现实意义的一项研究，需要各高校领导和工作人员给予足够的重视。我国高校档案信息化建设当中还存在着许多的问题，需要各高校根据自己的实际情况积极的应对和解决，不断优化高校档案信息化建设路径，夯实信息化基础录入、进一步加大信息化投入力度、积极搭建信息化安全体系和完善信息化建设制度，不断加快高校档案信息化建设速度，早日实现各高校的档案工作的信息化管理。

参考文献

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作者简介

许艳云（1979-），女，广东惠州人，从事学校档案管理工作。