数字化档案管理系统在医院中的应用探讨

郭晓璇

摘 要：现阶段，随着医疗事业的快速发展，对于当前医院档案管理工作提出了更高的要求。科技水平快速提升的背景下，先进的信息技术在各个领域中的应用越来越广泛。借助先进的信息技术构建数字化档案管理系统，并应用于医院档案管理工作当中，能够极大的提升档案管理效率及水平，确保档案安全。基于此，本文首先分析了数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用优势;其次着重探讨了数字化档案管理系统在医院档案管理中的具体应用。

关键词：医院;档案管理;数字化档案管理系统;应用分析

在过去的一段时间里，医院所采用的传统档案管理方式方法缺乏完整性与统一性，降低了档案管理水平。通过应用数字化档案管理系统，具备了传统管理模式所不具备的优势，为档案管理工作的开展带来了极大的便利。

1 数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用优势分析

1.1 能够有效保存珍贵档案原件

应用数字化档案管理系统，能够实现对医院档案信息的信息化处理，安全保存档案元件，最大限度的避免由于查阅、利用导致医院重要档案资料出现缺失、丢失的现象，确保信息资料安全。

1.2 可有效改进文件归档方式

通过构建数字化档案管理系统并实现有效应用，能够创新优化档案资料归档方式。在过去的一段时间里，文件归档主要以人工操作为主，需要付出大量的时间与精力，而使数字化档案管理系统的应用，不仅降低了文件归档工作难度，工作效率得到了提升，而且有效避免了人力资源及时间的浪费。借助先进的计算机信息技术来展开档案资料处理工作，解放了劳动力，实现了数字化工作，有效了避免了一系列差错的出现。

1.3 便于档案资源的整合与共享

医院在经营发展的过程当中需要整合优化档案资料以便于实现最大化利用。当前随着我国科技水平的不断提升，医院档案管理朝着数字化、信息化的方向发展成为必然趋势。积极应用数字化档案管理系统，能够有效扩大档案资料的共享范围，各部门充分结合自身需求能够实现对档案资料的快速查阅、共享以及储存，有效提升了档案资料的利用率。

2 数字化档案管理系统在医院档案管理中的具体应用探讨

2.1 数字化档案管理系统在人事信息管理方面的运用

通过实际的调查分析我们发现，当前部分医院在人事档案管理的过程当中，仍以人工操作为主，效率低下。医院在发展的过程当中，为了充分了解员工，需要借助人事档案资料才能够实现。很多医院在对人事档案资料进行管理的过程当中大多是人工操作的，不仅极易出现错误，而且工作效率并不高，并且还浪费了人力资源及大量的时间。不仅如此，人工操作在档案查找的过程当中也非常不方便，再加上部分档案存在错误现象很难发现，影响到其有效利用。

然而将数字化档案管理系统积极的应用于医院人事档案管理工作当中，则能够极大的提升医院人事档案管理效率，进而为接下来医院接下来的发展打下良好的基础。当前部分医院领导人员及管理人员不注重对人事档案的管理，没有实现对档案资料的充分利用。在这种情况下，要想实现对数字化档案管理系统的有效应用，首先就必须要切实提高医院领导人员及管理人员的数字化人事档案管理系统的应用意识，促使其充分意识到其重要性，并对全体员工展开积极的培训，并在此基础之上构建健全完善的管理体系，在接下来的有效应用打下良好的基础。与此同时，医院应提倡员工积极参与到人事档案管理工作当中，充分发挥出数字化档案管理系统在人事档案管理工作当中的价值作用，针对除保密档案外的资料，应及时进行公开管理。除此之外，为了实现数字化档案管理系统的更有效應用，应重视起对人事档案专业管理队伍的组建，切实提高档案管理人员的业务水平，促使其掌握数字化档案管理系统的应用技能，通过构建一支具备高素质、高水平、高能力的档案管理队伍，能够更好的保障医院人事档案管理数字化、规范化发展。在组建人事档案管理队伍的整个过程当中，应定时定期的做好对档案管理人员的专业技能培训工作，掌握最新技术，形成较高的综合素质，促进医院人事档案管理效率的提升。将数字化档案管理系统应用于医院人事档案管理工作当中，工作效率将会得到明显提升，便于档案查找，更能保证人事档案资料储存的完整性。最后，通过对医院人事档案资料进行数字化处理，其储存所占空间将会明显缩小，进而实现对更多档案资料的有效储存。

2.2 数字化档案管理系统在患者数据管理方面的运用

数字化档案管理系统在医院患者数据管理中的应用，能够实现对患者数据管理工作流程的有效优化。一般来说，医院患者数据管理库房和病案科两者是存在一定距离的，随着患者出院量的不断增加，患者在查阅数据的时候往往需要取走原件，极易导致出现丢失现象，并且浪费了人力资源。但是当前随着医疗事业的快速发展，患者数据更加重要，将数字化档案管理系统在患者数据资料管理中的应用，借助计算机就能够及时快速的查阅到患者病例，并为其提供复印等方面内容，不仅提升了工作效率，而且实现了对患者数据的高效利用。

2.3 数字化档案管理系统在重要数据安全方面的运用

互联网时代背景下，档案数据资料的安全问题引发了社会各界的关注。为了确保医院档案数据信息的安全性，数字化档案管理系统的应用成为必然。将数字化档案管理系统应用于重要数据管理当中，通过数字化处理纸质档案、照片等，并做好安全防护工作，避免出现丢失以及非法下载等现象。具体来说，数字化档案管理系统在医院重要数据安全防护中的应用，主要体现在以下几个方面：

1）减少重要数据的安全隐患。在数字化档案管理系统当中通过设置防火墙、数字签名等一系列安全工具，进而实现对档案数据的分级管理。互联网背景下，网络具备虚拟化、开放化的特征，这给了病毒、黑客可乘之机，一些重要的数据信息极易遭受攻击被泄露，甚至计算机程序被篡改导致信息泄露。在这种情况下，医院档案管理人员应定时定期的做好对计算机系统漏洞的检测及修复工作，并借助备份系统实现对重要档案资料的拷贝、异地备份，以此来更好的保障医院重要档案资料安全。

2）加强医院内部的网络系统保护。通过加强对医院内部网络系统的安全防护，并做好数据加密工作，能够有效的降低档案资料的泄露记录。众所周知，医院医患人数众多，大量的档案信息一旦泄露将会带来不可估量的影响。基于此，档案管理工作人员应认真学习数字化技术，掌握数字化档案管理系统的应用技巧及安全防范知识，促进档案管理水平的提升。

3 结语

综上所述，在计算机信息技术快速发展与应用的背景下，数字化档案管理系统应运而生。将其应用于医院档案管理工作当中，弥补了传统档案管理模式所存在的不足。文章探讨了数字化档案管理系统在人事信息管理、患者数据管理、以及重要数据安全管理方面的应用，表明其具备了非常明显的应用优势，因此医院应重视起对数字化档案管理系统的应用，促进医院档案管理数字化、现代化水平的提升。

参考文献

[1]张茹.浅析医院数字化档案信息管理的有关问题[J].中国管理信息化，2016（06）：45-46.

[2]郑力嘉.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].现代信息科技，2019（04）：192-193+196.

[3]周燕松.医院人事档案管理中数字化信息的应用[J].人力资源管理，2018（06）：356-357.

[4]胡方江，张良.医学档案管理中数字化技术的运用研究[J].科技风，2017（01）：176.