论做好企业档案鉴定销毁工作的必要性和措施

刘纪卫

摘 要：档案鉴定销毁工作是档案管理工作的重要组成部分，对于企业档案的安全使用具有至关重要的影响。对于企业单位来说，档案具有占地大、增长速度快以及重复性的特点。随着企业的不断发展和生产经营活动的持续推进，企业的档案数量不断增长，影响企业档案管理活动的顺利开展。因此，必须要加强对企业档案鉴定销毁工作的重视，加强对价值小和保管期限已满的档案的处理工作。本文主要针对企业档案鉴定销毁工作的必要性及相关的对策进行探究。

关键词：企业档案;鉴定销毁;对策

1 前言

对于企业档案管理工作来说，做好档案鉴定销毁工作直接关系着企业档案的鉴定管理水平，与企业的发展与决策有着密不可分的关系。因此，必须要加强对企业档案鉴定销毁工作的重视，明确档案鉴定销毁的重要意义及相关方法，细致和科学的进行档案的管理，保证档案的实用性和时效性。

2 企业档案鉴定销毁工作的必要性

2.1 解决数量过多的档案

从当前企业档案管理现状来看，由于企业的档案管理工作所需要消耗的财力、物力较多，给企业带来了一定的负担，而企业档案的增长速度也比较快，这就会导致企业在生产经营的过程中会保存一些毫无价值的档案，例如货票、增值税抵扣、料单、已经报废的设备档案以及已经拆毁的基建档案等。这些档案不仅无法发挥有效价值，而且还会占用企业的档案存储空间。因此，需要加强对这些档案的重新鉴定以及销毁工作，对于已经失去应用价值的档案应当进行及时的销毁。企业档案有一定的复杂性和多元化的特征，很多档案由于种类繁杂，依然保留着一定的利用价值，这也给企业的鉴定活动带来了更高的要求。所以，企业相关负责人需要加强对档案鉴定销毁的重视，通过全面系统地对档案资料进行鉴定，保证企业留存档案的可靠性和科学性[1]。

2.2 为后续档案的收集和整理创造良好的环境

通常情况下，企业档案的保留需要经过严格的鉴定才可以将之归为档案。企业在生产经营活动以及研发管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件统称为企业档案，企业档案必须是有保存价值的文件，没有价值的文件不构成企业档案。我国当前在相关档案保管的规章制度和法律法规体系当中，明确规定了档案文件的范围以及具体的执行标准。但是并没有规定什么样的文件不能够纳入到企业档案的归档范围，所以，在企业档案实际收集以及分析的过程中，存在档案重复以及档案冗余的问题，不利于档案管理工作的有序推进[2]。《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》以及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》这两条法案的出台，明确规定了档案归档工作的执行标准以及操作方法，对于档案鉴定以及档案管理工作有着十分重要的现实意义和指导意义。企业档案管理工作者在开展档案鉴定和销毁管理的过程中，必须要依据相关法律法规的要求，有序科学的开展档案鉴定工作和管理工作，为后续企业档案的分析与应用创造良好的环境[3]。

2.3 提高档案的利用价值和质量

对企业档案管理水平进行评价的一个重要依据便是企业档案馆藏案卷的可利用的信息价值，企业档案管理水平并不取决于馆藏案件的数量，与档案的质量息息相关。因此，档案管理人员需要结合企业的发展现状以及企业档案管理过程中存在的问题，有针对性和有计划地对档案材料进行科学鉴定，及时发现失效的和变更的档案以及已经失去利用价值的档案信息，并将之从档案系统中剔除，保证案件内容的时效性和准确性。同时，也使得企业能够更好的利用已有档案的价值，为企业的发展和决策提供更好的指导。比如，在企业生产经营过程中保存的一些仪器设备的档案和基本建设类的档案，这些档案信息相对来说时效性比较强，在企业生产经营的一个新的阶段之后，这些档案都失去了原有的价值。因此，工作人员可以针对这些档案进行系统的处理，保证企业档案内容的可靠性和科学性。

3 做好企业档案鉴定销毁工作的相关对策

3.1 加强企业档案鉴定销毁的法律法规的建设

科学系统的法律法规体系是保证企业档案鉴定销毁工作能够科学开展的重要保障，需要结合当前企业档案管理过程中存在的问题和不足，采取针对性的措施对法律法规体系进行优化和升级，建立健全档案法律法规制度，为企业档案鉴定销毁工作提供有效指导和科学的约束。根据档案的规章制度需要明令禁止企业擅自销毁企业档案，要求企业必须要在经过相关机构鉴定之后才能够对档案材料进行销毁。如果擅自销毁档案需要承担相应的法律责任。从目前来看，法律法规体系并没有涉及关于不进行档案鉴定销毁工作相关后果的阐述，导致档案人员对档案销毁工作讳莫如深，很多档案管理人员存在畏惧心理而不敢对档案进行销毁，影响企业档案鉴定销毁的效率。所以，必须要加强企业档案鉴定销毁相关法律法规以及制度体系的完善，要求经过法律层面鉴定的档案到期之后必须要及时销毁，如果没有做到正常销毁而引起企业发展的不良后果的，需要采取法律措施进行解决。

3.2 加强对档案鉴定销毁工作的重视

从当前企业档案鉴定协会工作实际开展情况来看，由于企业领导人和相关档案管理人员缺乏对鉴定销毁工作的正确认识，导致档案鉴定销毁工作迟迟得不到有效推进，难以为企业的发展提供有效的支持和数据参考。因此，需要加强企业领导人和档案管理人员对档案鉴定销毁工作的重视和正确认识，明确档案保存的目的以及档案的作用和价值。要求企业保留的档案能够为企业的管理和决策提供优质的服务，准确系统地反映企业的发展信息，保证档案鉴定销毁工作的程序化、制度化和常规化，使得档案管理工作可以得到顺利稳定的开展。

3.3 建立健全档案评估机制

行之有效的信息价值鉴定机制是保证档案鉴定销毁工作能够科学顺利开展的前提，档案管理人员需要对原有的档案管理标准和档案管理体系进行改革优化，按照档案保管期限的约定，及时进行档案资料的销毁，并根据企业发展的阶段以及档案的存放价值进行有序销毁和鉴定。企业在进行档案鉴定销毁工作之前，还需要充分咨询企业内部各个部门的意见，制定科学完善的档案鉴定体系和管理体系，认证鉴定档案的有效性，避免出现档案鉴定事故而影响企业的持续发展。

3.4 明确档案的处理流程和鉴定方法

在进行档案鉴定销毁处理工作的过程中，工作人员需要结合档案的类型、内容以及档案产生的标准，采取针对性的措施进行鉴定和处置。首先，對于文书档案的鉴定销毁工作来说，要求档案部门能够统一负责档案的分析以及处理，档案人员和负责人共同参与到档案鉴定与销毁工作过程中，逐一审查档案的消费清单，明确销毁流程。其次，对于会计档案的销毁和鉴定工作来说，主要由财务部门进行负责，档案人员、财务人员以及财务总监共同参与财务会计档案的销毁管理，必须在清理完毕会计档案涉及的债务问题、债权问题以及税务问题之后，才能够按照规定程序进行销毁。

4 结束语

综上所述，企业档案鉴定销毁工作的有序开展对于企业的持续稳定发展具有至关重要的作用。因此，需要加强对企业档案鉴定销毁工作的重视和正确认识，科学开展企业档案的管理工作，促进企业的可持续发展。

参考文献

[1]邓绍兴，陈智为主编.档案管理学[M]，2版，北京：中国人民大学出版社，2016年，31页.

[2]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M]，第二版，北京：中国人民大学出版社，2016年，281页.

[3]张剑斌，陈宗凤.浅议企业档案的鉴定工作——对老国有企业档案鉴定工作现状的几点思考[J].云南档案，2008（01）.