信息化背景下文书档案管理工作的创新探索

夏娥梅

摘 要：在信息技术飞速发展的今天，文书档案管理工作主张积极的融入创新的思想，主张合理的运用相关的技术，以此规范文书档案管理工作的全过程。本文重点阐述信息化背景下文书档案管理工作的创新实践，结合着信息化背景对文书档案管理工作起到的积极影响做出合理的分析，明确可以采取的创新思路，运用科学的手段落实相关的工作。

关键词：信息化;文书档案管理;创新思路

文书档案属于各个单位以及地区记录活动发展的重要参考依据，其具体的完整性和准确度能够产生重要的影响，直接关系到相关工作的进展。各个单位和部门应该重视文书档案管理工作的落实[1]。在信息化背景下，传统的管理模式和方案显然无法适应新时代的需要，必须要积极的结合信息化的背景做出积极的改变，保证相应的工作水平和质量稳步的提升。

1 现阶段文书档案管理工作的实际情况

目前来看，文书档案管理工作受到的重视程度不足，主要的原因是此项工作并不能产生直接的经济效益，以至于很多的单位对其并不关注，未能建立起较为细致的管理对策，使得档案管理工作在具体开展缺乏基本的配合度，管理没有真正的践行系统性和真实性等基本的要求。加之相应的管理制度不够健全，使得档案管理工作的成效并不明显，很多的企业在管理工作中缺乏合理的制度支撑，档案管理的水平无法适应企业的实际需要。档案管理人员自身的素质也是影响到相关工作顺利开展的根本原因，其在管理知识的掌握和思维的更新上，未能积极的采取相关的行动，面对庞大的数据信息时，无法对其有效的综合和归类，导致相应的工作成效不明显。档案管理的信息化程度较低，未能和时代变迁相互联系，使得当前相关工作中缺乏基本的信息化元素[2]。

2 信息化技术运用至文书档案管理中的优势之处

2.1 提升查阅及使用率

通过在文书档案管理中适当的融入信息化的技术，可以让文书档案在网络上显示出来，借助于网络系统，可以完成在线浏览，这样能够在一定程度上稳步的提升文书档案的查阅率和使用率。想要浏览相关信息的人，可以借助于信息化的手段在线了解具体的信息，通过适当的输入关键词，能够寻找到合适的信息内容，将一些繁琐的环节加以省略，稳步的提升资源的浏览量。单位部门的工作人员在查阅档案信息的时候，若是采取传统的手段，将会使得大量的时间被消耗，借助于信息化的手段，能够让档案管理的成效更加明显，借助于网络查询，可适当的减少时间。

2.2 提升管理的效率

文书档案管理工作意义重大，对于相关部门的发展能够产生直接的影响，因此需要重视科学管理举措，保证更好的提升管理的成效。因文书档案管理工作在实际开展的过程中，需要将一些重要的资料加以整合，其中涉及到多个方面，比如人事和财务等等。在整合相关资料的时候，若是采取传统的手段，将无法保证相关的工作成效，甚至延误正常的工作时间，直接影响到工作的效率和质量。通过应用信息化的技术，能够让音频、视频等资料统一整合，便于查询和分析，即便是较为复杂的信息，也可以通过提取，及时的获取，保证了工作的效率，省去了较多的流程，在一定程度上缓解了工作人员的压力。

3 信息化背景下文书档案管理工作的创新路径

3.1 积极的强化对先进理念的认识

文书档案管理信息化的实现离不开相关理念的支持，因此应该重视先进的信息化管理理念的指导作用，合理的运用信息化的手段，保证其更好的为管理工作提供有效的服务。领导人员应该积极地提升对文书档案管理的关注度，保证信息化的文书档案管理理念可以深入到每一位工作人员的脑海中，适当的融入创新的意识，逐步的优化相应的档案管理模式，树立起新的管理意识，制定出科学的方针，将信息化的管理落实到位。文书档案管理部门应该有计划的开展管理工作，重视基础设施的完善，保证现代化的技术和设备可以合理的运用起来，由此强化人机交互的力度，简化管理的繁琐流程，借助于信息化的软件，使得文书档案的收集和整理等提升基本的效率[3]。

3.2 积极构建相应的信息化管理系统

结合当前国家的文书档案管理工作情况加以分析，信息化水平还具有较大的进步空间。在具体的实践中，除了需要提升对信息化技术的认识之外，还应该重视对相关理念的理解，将其合理的运用至实践中至关重要。现阶段，国家多数文书档案管理系统实现了目录级管理目标，但是更为高效的全文检索尚未实现，这在一定程度上直接的影响到相关管理工作的效率。因为文书档案管理信息化还是处于不断发展的整体进程中，安全性防護还不到位，所以反映出一些风险问题，为了让文书档案管理可以适应信息化时代的需求，应该积极的构建起相应的系统，保证文书档案更加的完整。

3.3 实现文书档案管理的自动化

在信息化背景之下，信息技术的飞速发展使得档案管理的信息化进程明显加快，为了让信息技术更好的彰显出应用的价值，在构建系统的基础上，还应该关注信息化管理的稳步推行，保证文书档案管理自动化的目标得以实现。文书档案管理的信息录入还应该运用相对于统一的专业用语和技术标准，方便对档案信息实现更为规范的管理。各个单位应该建立起相应的数据库，逐步的规范数据的转入或者是转出，这样能够让文书档案在软件系统的运用中实现自动的收集和整理。为确保档案信息更加的安全，应该逐步的优化档案管理的体系，重视监管举措的完善，保证相关的信息更加的安全，促使文书档案管理的成效更加的明显。

3.4 提升工作人员的基本素质

在信息化背景之下，文书档案管理中信息技术的运用呈现出相对于普遍的形势，这是新时代提出的必然要求，主张对相关的技术合理的运用，以此提升文书档案管理的工作效率。文书档案管理人员的专业水平面临着更为严格的要求，需要在具体的工作实践中，积极的强化相关人员的专业素养，保证其更好的为相关的工作提供针对性的服务[4]。档案管理人员应该不断地适应新时代的发展要求，掌握多种多样的技术，可以在具体的工作实践中，对档案的关键信息及时的抽取，保证档案信息被合理的运用。各个单位针对于实际的需要，应该进一步提升档案管理人员的计算机应用能力，保证妥善的解决档案信息化管理中存在的主要问题，让文书档案管理工作的基本水平得到有效的提升。

4 结语

在社会稳步发展的今天，档案资料的基本要求呈现出稳步提升的趋势，传统的档案管理模式现已难以适应社会的发展需求。在信息化的大背景之下，文书档案管理工作还需要合理的运用相关技术，保证文书档案管理工作的信息化水平稳步的提升，档案管理资料的开发和利用得以促进，文书档案管理的质量和效率上升至新的高度，实现可持续发展的基本目标。通过本文的概述，为广大的工作人员提供科学的参考意见，对相关工作的开展提供对应的借鉴方案。

参考文献

[1]刘兆丽.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019（13）：221.

[2]张慧慈.信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2019（04）：98+103.

[3]崔扬.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2016：2.

[4]李巍巍.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.