事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

张博文

摘 要：事业单位需要充分考虑档案管理问题，通过科学有效的对应方法，提高档案管理的整体效率与水平。就现状来说，我国事业单位在管理档案时没能切实地落实制度，开展管理工作时无凭无据，不利于事业单位的可持续发展。因此，本文提出了事业单位在档案管理工作中的问题，希望通过相应的解决办法，推动事业单位顺利开展档案管理工作。

关键词：事业单位;档案管理;问题;解决措施

基金项目：黑龙江省教育厅基本科研业务费基础研究项目（项目编号：2018—KYYWF—0990）。

1 前言

我国经济发展得很快，改革开放也在持续深入，事业单位发展有了一些成绩，同时也暴露出档案管理时的不少问题。尽管我国现在是信息化时代，但信息化技术仍然没有受到足够的重视与普及应用，要想提高工作效率，一定要有关人员明确自身的权责一致，正确认知档案管理工作，全面结合新时代的发展脚步，针对档案管理手段进行有效创新，在单位内部实现和谐运营，从而实现档案管理的统一规范化管理，让事业单位的档案管理发挥出其最大的功能作用。

2 事业单位档案管理工作的问题分析

1）管理制度不完善。就现状来说，我国事业单位在管理档案时没能切实地落实制度，开展管理工作时无凭无据。档案卷宗标题和标号十分不规范，这还是因为事业单位没有健全档案管理制度导致的。当然还有其他很多问题，比如管理人员工作态度不端正等，都造成了档案管理工作缺乏规范性。

2）管理人员素质较低。事业单位的管理人员在进行自己的本职工作时，其业务水平对管理工作的效率有着直接影响。现在，我国事业单位档案管理工作没有受到相应的重视，管理人员工作态度不端正，造成了档案管理工作缺乏规范性，同时缺乏与岗位相匹配的责任心，无法切实开展档案管理工作。有时候管理档案过程中明明已经发现了问题，管理人员却没有及时采取对应举措，也说明了管理人员的工作态度不端正[1]。单位管理工作十分系统复杂，包含其不同部门的所有信息资源，因此档案管理工作的建设需要档案管理工作人员的亲自操作，同时细心计划，避免原始数据发生错误，有效防止了资源文件的泄漏，让事业单位承受不必要的经济损失。我国不少事业单位的档案管理人员是兼职的，或从其他部门调来的，没有相关的管理经验，也不熟悉相关的业务操作，导致管理水平差距较大。上述现象极大阻碍了档案管理的可持续发展，也无法有效地收集档案资料。

3）信息化水平不高。尽管我国现在是信息化时代，但信息化技术仍然没有受到足够的重视与普及应用，不少管理人员没有全面掌握该项技术。现在，事业单位的档案管理工作大部分还是依赖人工操作，尽管资源开发的空间较大，但信息化技术也没有受到足够的重视。信息化档案管理主要通过计算机技术，要求更有效率及更快的检索，尽管有些单位引进了信息化技术，但相关人员还没有熟练操作，不能熟练通过信息化技术进行档案管理。信息技术也开始应用于社会中各个行业，但有些先进技术手段还没有被开发出来，有些事业单位还是采用人工方式把个人信息和档案目录输入计算机。此外，无纸化阅读也极大阻碍了档案管理工作的有序进行，不利于事业单位有效地保管和存储档案。

4）人员流动性管理较差。事业单位管理档案时，人员的流动性较大，总是出现人员离职或退休等问题，不利于档案管理工作的有序进行。但事业单位发现上述问题时，没有及时填补人员，退岗与换岗人员没有很好地交接工作。事業单位也没有很好地管理人员流动性，管理手段相对落后，也没有科学利用信息，造成不少档案管理资源浪费。

5）对人事档案管理工作的认知有误差。我国不少事业单位和工作人员对人事档案管理工作的重要性认识不到位，总是觉得人事档案管理没什么需要重视的，导致人事档案管理工作总是处于被动情况，降低了工作质量，事业单位在发展中也不能发挥其最大的功能作用。

6）档案资料利用率较低。档案管理人员不但需要重视收集和整理档案，也应该学会鉴别档案内容，树立“为人民服务”的工作思维，深入提高档案管理工作水平[2]。事业单位在进行人事档案管理工作时总是更倾向于保密、不注重利用，档案服务意识与开发意识都很欠缺。档案的利用区域很小，人事档案的利用水平也不高，手段单一，所以管理工作一直在很被动地进行。

3 事业单位做好档案管理工作的解决办法

1）完善管理机制。事业单位在管理档案时，首先应该完善管理机制，约束管理人员的不良行为。有时候管理档案过程中明明已经发现了问题，管理人员却没有及时采取对应举措，也说明了管理人员的工作态度不端正。因此，需要事业单位健全管理规章制度，并以此为基础，加强档案管理，提升事业单位的档案管理水平。事业单位需要科学完善的档案管理机制，否则无法顺利开展档案管理工作，也不能推动部门之间和谐交流，因此如果要确保档案管理的可持续发展，需要明确档案管理人员的具体职责。健全科学完善的档案管理机制，不但可以符合事业单位的发展要求，还能给档案管理工作提供长远健康的发展平台。

2）提高管理人员的综合素质。事业单位需要组织相关人员定期参加培训，不但可以提升他们的业务水平，也需要提高他们的档案管理思想意识。因为现在社会信息化正高速发展，需要档案管理人员利用信息化管理的优势，提高自身的档案管理水平。此外，事业单位为切实提高管理人员的专业素质，还需要经常组织工作人员的技能培训，利用考核等方式，提高档案管理的工作效率。同时，事业单位还应该确保工作人员的奖励空间，是他们可以自发投入学习，持续提升自我。

3）推动信息化建设。因为我国科学技术的飞速进步，人事档案管理也需要加强信息技术的应用，信息化档案管理主要通过计算机技术，要求更有效率及更快的检索。因此，要求人事档案管理工作符合社会的多元化发展，并充分考虑自身的现实发展状况，尽快修正工作中的漏洞，及时传达人事信息，确保有效的人事信息管理。同时，通过信息技术，有效整合档案的基础管理工作，把文字、图片等资料变成数据资料，让纸质和数据格式一起存在，从而能够满足不同的查找需求。此外，充分利用计算机网络技术创新人事档案管理内容，对无需保密的档案，实现共享，有利于向社会输入高质量人才[3]。同时，做好档案资料的防盗防潮工作，确保事业单位档案管理充分安全。事业单位应该与时俱进，加强信息化建设，健全进信息化档案管理机制，并充分结合自身的发展现状建立科学的信息化操作体系。

4）掌握流动性管理方式。事业单位在调动人员时，应该根据管理制度合理安排人员，确保所有的档案管理人员都可以明确权责内容。管理人员在离职或退休时，应该很好地交接手头工作，确保全面地管理档案，让事业单位的档案管理工作更加高效。

5）意识到档案管理工作的重要性并加以规范。单位领导人员需要意识到人事档案管理工作的重要性，并及时纳入议事日程，同时定期督促和检查档案管理进度，一旦出现问题必须及时处理，推动人事档案管理工作更加规范发展。

4 结束语

人事档案管理工作应符合社会的多元化发展，并充分考虑自身的现实发展状况，为提升档案管理的工作质量，事业单位需要充分考虑档案管理问题，通过科学有效的对应方法，提高档案管理的整体效率与水平。

参考文献

[1]章研.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].经营管理者，2018（12）：350.

[2]周丽娟.事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].中外企业家，2017（06）：242.

[3]刘志春.事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2018（05）：104.