论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策

摘 要：本文首先分析了办公室文件档案管理的重要性，办公室文件管理关系到各项工作的顺利开展，也关系到组织决策的科学性，接着提出了提高办公室文件档案管理质量的有效对策，提升办公室文件档案管理的重视度，完善办公室文件档案管理制度，提升办公室文件档案管理的专业化水平。

关键词：办公室;文件档案;管理

随着社会形势的发展变化，办公室文件档案的信息资源形式与内容变得越来越多样化，文件档案信息具有更高的使用价值和使用频率。但是，由于思想上不重视、操作不规范等因素的影响，办公室文件档案的收集与归档管理工作还是存在一定的问题，管理方式有待创新，执行力度有待增强。办公室的文件档案管理要求工作人员具备专业化的知识、良好的服务意识，这样才能确保整个工作的有序开展，研究提高办公室文件档案管理质量的有效对策具有重要的现实意义。

1 办公室文件档案管理的重要性

办公室文件档案管理工作开展是整个组织管理水平的重要体现。通过记载组织发展历程，包括组织的重要决策事项、发生问题的原因、解决方式等，能够真实的反映这个组织单位的实际状况。其重要性主要表现在以下两方面：其一，办公室文件管理关系到各项工作的顺利开展。组织工作的开展不是虚无缥缈的空中楼阁，而是结合实际的管理运作。要顺利开展工作就要有参考资料，这些资料可以是部门人员的联系方式，也可以是动用人力物力才能完成的事项，需要在文件档案中查找。假如文件档案不完全，出现纰漏，就会出现核心信息的丢失，阻碍工作的推进。不仅浪费了时间还会给单位带来损失。其二，办公室文件档案关系到组织决策的科学性。在组织做出重大决策的时候，需要参考这些文件档案信息资料内容，比如会议记录、项目审批表等，文件档案的重要性不言而喻。而办公室文件档案管理的开展状况，能够影响到管理层面的决策，也影响单位组织的战略发展方向，这点毋庸置疑。所以，要采取有效措施不断提高办公室文件档案管理质量。

2 提高办公室文件档案管理质量的有效对策

2.1 提升办公室文件档案管理的重视度

办公室文件档案管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。办公室文件档案作为重要活动的纪录材料见证组织的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对办公室文书档案收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，组织管理者要提升办公室文件档案管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥文件档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要性。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。

2.2 完善办公室文件档案管理制度

要明确当前办公室文件档案的管理目标，统筹协调阶段性目标与總目标的关系，结合组织发展实际实现硬件和软件的同步提升。以电子化档案管理为目标制定相应的工作制度，并制定出切合实际的工作流程。制度是基础也是保障，在制度中明确重要文档的具体内容、形式，要按照制度要求完成档案的收集、交接以及归档管理工作。建立科学化、标准化办公室文件档案管理流程，工作人员必须按照制度和流程开展工作，及时整理相关档案信息资料，让文件档案的质量得到大幅度提升。要有专门的人员负责文件档案工作，解决“谁来管”的问题，还要结合办公室条件，解决“怎么管”的问题。总之，完善相关制度，细化文件档案的利用条件，把程序具体到每一步，制定安全可靠的措施，形成科学化、规范化的管理模块。

2.3 提升办公室文件档案管理的专业化水平

文件档案的收集、归档等工作主要就是通过办公室档案工作人员主动收集、整理或者其他人员提供相关信息资料完成。当前，大部分组织都有了办公自动化软件，实现了工作的信息化，而各个部门的工作内容也变得越来越丰富、提升了复杂性。站在这个层面上说，办公室文件档案管理面临的挑战是如何识别和保留有价值的信息资源，如何保证这些信息资源的完整性和有效性，而且在信息产生和传递形式多样化的前提下，要从哪个环节入手开展工作。要提升办公室文件档案管理的专业化水平。对于档案管理部门来说，制定规范化的档案文件采集与归档方式，这也是当前办公室文件档案管理面临的新的任务。要在办公室文件档案制度规范的基础上，按照规范化的管理框架，对办公室的各种信息资源的具体价值进行判断，结合不同的存储形式选择合适的归档方式和归档标准。办公室文件档案管理人员要强化跟各个部门之间的沟通和联系，定期开展文件档案资料收集工作，确保重要信息不漏项，确保信息资料的真实性。此外，对于办公室文件档案管理中存在的问题要能够及时应对，制定出有针对性的改进措施，确保这个工作的顺利开展。而且随着信息化的发展，工作人员还可以乘着信息技术发展的东风，通过信息技术来开展办公室档案的整理、归档等工作，这样能够相应的减少人工操作存在的误差，提升办公室文件档案管理工作的成效。

3 结论

总之，在组织发展过程中，办公室的文件档案管理属于一项基础性的工作，也是整个组织管理工作的关键组成部分。在现阶段，要提高办公室文件档案管理质量，就要提升办公室文件档案管理的重视度，完善办公室文件档案管理制度，提升办公室文件档案管理的专业化水平，从而为组织决策提供有效的参考信息。

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作者简介

张子义（1977-），男，山东青岛，青岛大学，硕士研究生，讲师，研究方向：管理科学。